Dans le Payhawk Web Portal, vous pouvez configurer les paramètres généraux des demandes de voyage de vos employés, notamment le nom et la description de la demande. Les champs de la demande de voyage sont prédéfinis. Vous pouvez les consulter et ajuster certaines options, comme choisir à partir de quelle étape un champ est obligatoire.
Vous pouvez créer plusieurs types de voyage et configurer ces paramètres séparément pour chaque type de voyage.
Configuration de la demande de voyage
Vous pouvez configurer les paramètres généraux pour les demandes de voyage de vos employés.
Pour configurer les paramètres :
Accédez à Paramètres > Trajets.
Ouvrez le type de voyage souhaité en cliquant dessus.
Accédez à l'onglet Paramètres.
Activez le bouton Activer [Type] pour permettre aux employés de soumettre des demandes de voyage de ce type. Désactivez-le pour bloquer les nouvelles demandes de ce type.
Sous Nom, saisissez le nom de la demande de voyage en texte libre, par exemple, Voyage.
Sous Description, saisissez la description de la demande de voyage pour aider à expliquer la différence entre les types aux employés.
Sous Visibilité, sélectionnez dans le menu déroulant qui peut créer des demandes de voyage de ce type. Notez que les administrateurs Payhawk et les comptables Payhawk peuvent toujours utiliser tous les types de voyage.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Configuration des champs de la demande de voyage
Les paramètres de champ pour les demandes de voyage sont intégrés et peuvent être consultés depuis l'onglet Paramètres > Voyages > [Type] > champs sous Détails de la demande. Ils comprennent les informations suivantes :
Description – Les paramètres du champ Description pour les demandes de voyage ne peuvent pas être modifiés. Le champ Description sera toujours affiché dans les demandes de voyage et les employés devront indiquer un motif pour la soumission de la demande de voyage.
Détails du voyage – Le champ Détails du voyage sera toujours affiché dans les demandes de voyage. Sous Obligatoire, vous pouvez choisir à partir de quelle étape il est obligatoire : Facultatif, Soumettre (obligatoire avant la soumission de la demande de voyage et lors de la vérification) ou Vérifier (obligatoire avant la fin de la vérification). Aucun autre paramètre n'est modifiable. Le champ Détails du voyage sera toujours affiché dans les demandes de voyage et les employés devront fournir les détails souhaités pour leur voyage, tels que les dates d'arrivée et de départ ainsi que la destination.
Mode de paiement – Les employés devront indiquer quelle carte Payhawk l'Agent IA Voyage doit utiliser pour la réservation. Si l'employé ne dispose pas d'une carte Payhawk active, l'Agent IA Voyage lui émettra automatiquement une nouvelle carte virtuelle qui sera utilisée pour cette demande de voyage spécifique. Lors d'un voyage de groupe, chaque voyageur réserve avec sa propre carte Payhawk par défaut. Si un voyageur n'a pas de carte active, l'Agent lui émet une nouvelle carte virtuelle pour le voyage et la clôture à la fin du voyage.
Ressources utiles