Guide de l'employé pour l'utilisation du Financial Controller AI Agent dans MS Teams

Si un administrateur Payhawk de votre entreprise a connecté votre compte Payhawk à MS Teams, vous verrez l'application Financial Controller AI Agent Payhawk dans votre espace de travail MS Teams sous Applis.

Le Financial Controller AI Agent permet aux employés d'interagir directement avec Payhawk au sein de MS Teams, en soumettant, en examinant et en approuvant les dépenses sans quitter leur workflow.

Cas d'utilisation

En fonction des tâches à accomplir et de vos autorisations, vous pouvez utiliser le Financial Controller AI Agent dans plusieurs scénarios courants de gestion des dépenses.

Les invites et questions suggérées ci-dessous sont des exemples destinés à montrer comment vous pouvez interagir avec l'AI Agent dans MS Teams. Vous êtes libre de dialoguer avec l'agent d'intelligence artificielle avec vos propres mots et votre propre style.

Lorsque vous ouvrez pour la première fois le Financial Controller AI Agent dans MS Teams, vous devez authentifier votre compte Payhawk auprès de MS Teams.

Une fois cette étape terminée, vous n'aurez plus besoin de vous authentifier, sauf si vous déconnectez manuellement l'intégration.

Étape (ce que vous devez faire)	Résultat (ce que fait l'AI Agent)
Ouvrez le Financial Controller AI Agent dans MS Teams. Envoyez un message simple tel que « Bonjour ».	L'AI Agent détecte que votre compte Payhawk n'est pas encore lié et affiche un bouton Se connecter.
Cliquez sur le bouton Se connecter.	Une nouvelle fenêtre de navigateur s'ouvre pour l'authentification.
Dans la fenêtre du navigateur, connectez-vous avec vos identifiants Payhawk.	L'AI Agent vérifie votre connexion et connecte votre compte.
Sur l'écran qui s'affiche, cliquez sur Terminé..	Vous voyez un message de confirmation indiquant que votre compte Payhawk est désormais connecté.
Retournez sur l'application MS Teams.	Vous pouvez désormais continuer à discuter et à effectuer des actions avec l'AI Agent directement dans MS Teams.

Soumission de frais de conversation

Une fois votre compte connecté, vous pouvez discuter directement avec l'AI Agent pour consulter et soumettre des dépenses.

Étape (ce que vous devez faire)	Résultat (ce que fait l'AI Agent)
Accédez à MS Teams et ouvrez votre chat avec le Financial Controller AI Agent.	Le chat s'ouvre, prêt à interagir avec l'AI Agent.
Saisissez « Ai-je des dépenses en attente ? »	L'AI Agent répond avec une liste de vos dépenses en attente, par exemple, « Delta Airlines, Netflix, Costa Coffee ».
Sélectionnez une dépense en répondant « Je souhaite soumettre la dépense de Netflix ».	L'AI Agent suggère des valeurs connexes pour les données manquantes du champ des dépenses, par exemple, « Catégorie : Abonnements, Note : Abonnement Netflix ».
Confirmez en répondant « Oui, allez-y ».	L'AI Agent met à jour et soumet la dépense, puis confirme la réalisation de l'action dans le chat.

Soumission des dépenses en téléchargeant un document

Vous pouvez également soumettre des dépenses en téléchargeant un reçu ou une image de facture.

Étape (ce que vous devez faire)	Résultat (ce que fait l'AI Agent)
Téléchargez ou ouvrez le fichier de votre document de dépenses (reçu ou facture). Glissez-déposez le fichier dans le chat ou cliquez sur l'icône Joindre un fichier dans MS Teams.	L'AI Agent confirme qu'il a reçu le document et qu'il le traite.
Patientez pendant que l'AI Agent extrait les données relatives aux dépenses à l'aide de l'OCR de Payhawk.	Une fois l'opération terminée, l'AI Agent confirme la soumission de la dépense et affiche les principaux détails, par exemple, « Catégorie : repas, Montant 45,00 € ».

Réception des rappels intelligents pour les dépenses et les actions en cours

Le Financial Controller AI Agent vous rappelle de manière proactive les dépenses et actions en cours.

Étape (ce que vous devez faire)	Résultat (ce que fait l'AI Agent)
Lorsqu'un rappel est déclenché automatiquement, vous recevez un message de l'AI Agent dans MS Teams.	L'AI Agent envoie « Vous avez une nouvelle dépense qui doit être soumise ! ».
Répondez directement à l'AI Agent en indiquant les informations manquantes, par exemple : « Catégorie : Formation et événements d'équipe ; Note : Dépenses liées à la formation d'équipes. »	L'AI Agent met à jour les dépenses et confirme la réussite de la soumission directement dans le chat.

Approbation des dépenses dans MS Teams

Si vous avez été inclus dans un workflow d'approbation des dépenses, vous pouvez approuver les dépenses directement dans MS Teams via le Financial Controller AI Agent sans avoir à passer par le portail Web de Payhawk.

Étape (ce que vous devez faire)	Résultat (ce que fait l'AI Agent)
Saisissez « Ai-je des dépenses à approuver ? »	L'AI Agent renvoie toutes les approbations en attente avec des détails, par exemple « Uber, 33,49 EUR ».
Répondez « L'approuver ».	L'AI Agent confirme votre approbation par un message de réussite, par exemple « La dépense de 33,49 EUR auprès d'Uber a été approuvée avec succès ».

Mise à jour des préférences linguistiques pour les notifications de MS Teams

Vous pouvez changer la langue des rappels intelligents que vous recevez dans MS Teams à partir des paramètres de votre profil.

Le changement ne s'appliquera qu'aux nouveaux messages ; les rappels intelligents envoyés précédemment resteront dans la langue d'origine.