Gestion des paramètres des champs de dépenses intégrés

Vous pouvez définir la visibilité et les options requises pour la vérification ou la soumission pour chaque champ de dépenses intégré auquel elles s'appliquent.

Paramètres de visibilité disponibles pour les champs de dépenses intégrés

Les options de visibilité disponibles pour les champs de dépenses diffèrent selon le champ et sa fonction comme suit :

Champ de dépenses intégré	Paramètres de visibilité
Catégorie	Rôles présélectionnés :Comptable e tAdministrateur(ne peuventpasêtre modifiés). Vous pouvez également accorder la visibilité à n’importe quel rôle Payhawk, sauf celui d'Employé, en l’ajoutant dans les paramètres de visibilité. Ces rôles pourront alors être en mesure de consulter le champ de dépense.
Note	Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (nepeuventpas être modifiés). Vous pouvez ajouter n’importe quel rôle Payhawk aux paramètres de visibilité afin de permettre à ces rôles de consulter les champs de dépense.
Document	Impossible àdésactiver. Rôles présélectionnés : Tous les rôles Payhawk (nepeuventpas être modifiés).
Date du document	Impossible àdésactiver. Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (nepeuventpas être modifiés). Vous pouvez ajouter n’importe quel rôle Payhawk aux paramètres de visibilité afin de permettre à ces rôles de consulter le champ de dépense.
Date d'échéance	Impossible àdésactiver. Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (nepeuventpas être modifiés). Vous pouvez ajouter n’importe quel rôle Payhawk aux paramètres de visibilité afin de permettre à ces rôles de consulter le champ de dépense.
Type de document	Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (nepeuventpas être modifiés). Vous pouvez ajouter n’importe quel rôle Payhawk aux paramètres de visibilité afin de permettre à ces rôles de consulter le champ de dépense.
Numéro du document	Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (nepeuventpas être modifiés). Vous pouvez ajouter n’importe quel rôle Payhawk aux paramètres de visibilité afin de permettre à ces rôles de consulter le champ de dépense.
Période de service	Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (nepeuventpas être modifiés). Vous pouvez ajouter n’importe quel rôle Payhawk, à l’exception de celui d’Employé, aux paramètres de visibilité pour permettre à ces rôles de consulter le champ de dépense.
Fournisseur	Impossible àdésactiver. Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (nepeuventpas être modifiés). Vous pouvez ajouter n’importe quel rôle Payhawk aux paramètres de visibilité afin de permettre à ces rôles de consulter le champ de dépense.
Taux d'imposition	Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (nepeuventpas être modifiés). Vous pouvez ajouter n’importe quel rôle Payhawk, à l’exception de celui d’Employé, aux paramètres de visibilité pour permettre à ces rôles de consulter le champ de dépense.
Réduction	Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (nepeuventpas être modifiés). Vous pouvez ajouter n’importe quel rôle Payhawk, à l’exception de celui d’Employé, aux paramètres de visibilité pour permettre à ces rôles de consulter le champ de dépense.
Amortissement	Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (nepeuventpas être modifiés). Vous pouvez ajouter n’importe quel rôle Payhawk, à l’exception de celui d’Employé, aux paramètres de visibilité pour permettre à ces rôles de consulter le champ de dépense.
Équipe	Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (ne peuvent pas être modifiés). Vous pouvez ajouter n'importe quel rôle Payhawk aux paramètres de visibilité pour permettre à ces rôles d'afficher le champ des dépenses.

Définition de la visibilité des champs de dépenses intégrés

En configurant les paramètres de visibilité des champs de dépenses intégrés, vous pouvez contrôler les rôles de votre entreprise qui peuvent les consulter.

Pour les besoins de cet exemple, vous modifierez les paramètres de visibilité du champ de dépenses Date du document :

Sur le portail web Payhawk, accédez à Paramètres > Champs de dépenses.
Sélectionnez Date du document.
Dans la liste déroulante Visibilité, sélectionnez les rôles auxquels vous souhaitez autoriser l'accès à ce champ – par exemple, Spécialiste AP senior et Auditeur.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Définition des options obligatoires pour la vérification pour les champs de dépenses intégrés

En tant qu'administrateur Payhawk, vous pouvez également définir les champs intégrés qui sont obligatoires pour la vérification des dépenses. Par conséquent, si l'un des champs obligatoires a été laissé vide, les responsables de la vérification ne pourront pas marquer une dépense comme étant vérifiée.

Par exemple, pour exiger des responsables de la vérification qu'ils s'assurent que la date d'un document pour une dépense est bien renseignée :

Sur le portail web Payhawk, accédez à Paramètres > Champs de dépenses.
Sélectionnez Date du document.
Cliquez sur Nécessaire pour la vérification.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Définition des options de soumission obligatoire pour les champs de dépenses intégrés

En tant qu'administrateur Payhawk, vous pouvez également définir les champs intégrés qui sont requis pour la soumission d'une dépense. Par conséquent, si l'un des champs obligatoires a été laissé vide, les propriétaires des dépenses ne pourront pas soumettre la dépense.

Par exemple, pour obliger les responsables des dépenses à indiquer la date du document lorsqu'ils soumettent une dépense :

Sur le portail web Payhawk, accédez à Paramètres > Champs de dépenses.
Sélectionnez Date du document.
Activez l'option Obligatoire pour la soumission.
Le champ de dépenses intégré Document offre une option supplémentaire permettant de fixer un seuil en dessous duquel aucun document n'est nécessaire pour que vos employés puissent soumettre une dépense. Pour l'activer, saisissez le montant souhaité.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Paramètres des catégories de dépenses

Les catégories de dépenses offrent des options supplémentaires pour les stratégies de suggestion liées au remplissage automatique des données de dépenses dans le champ de la catégorie de la dépense. Pour plus d'informations, consultez l'article sur les stratégies de suggestion pour les catégories de dépenses et les champs de dépenses personnalisés.