Paramètres des champs pour les administrateurs

Vous pouvez définir la visibilité de chaque champ Payhawk et l'étape à partir de laquelle il est obligatoire, toujours ou uniquement lorsqu'une condition est remplie.

Paramètres de visibilité disponibles pour les champs

Les options de visibilité disponibles pour les champs diffèrent selon le champ et sa fonction comme suit :

Champ	Paramètres de visibilité
Catégorie	Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (non modifiables). Vous pouvez également accorder la visibilité à n'importe quel rôle Payhawk sauf Employé en l'ajoutant aux paramètres de visibilité. Ces rôles pourront alors consulter le champ.
Note	Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (non modifiables). Vous pouvez ajouter n'importe quel rôle Payhawk aux paramètres de visibilité pour permettre à ces rôles de consulter le champ. Le champ Note permet de créer des modèles à partir des données de la dépense, de le remplir automatiquement à partir de l'historique des dépenses, ou les deux. Pour en savoir plus, consultez l'article sur l'utilisation des suggestions et modèles de notes intelligentes.
Document	Ne peut pas être désactivé. Rôles présélectionnés : tous les rôles Payhawk (non modifiables).
Date du document	Ne peut pas être désactivé. Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (non modifiables). Vous pouvez ajouter n'importe quel rôle Payhawk aux paramètres de visibilité pour permettre à ces rôles de consulter le champ.
Date d'échéance	Ne peut pas être désactivé. Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (non modifiables). Vous pouvez ajouter n'importe quel rôle Payhawk aux paramètres de visibilité pour permettre à ces rôles de consulter le champ.
Type de document	Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (non modifiables). Vous pouvez ajouter n'importe quel rôle Payhawk aux paramètres de visibilité pour permettre à ces rôles de consulter le champ de dépense.
Numéro de document	Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (non modifiables). Vous pouvez ajouter n'importe quel rôle Payhawk aux paramètres de visibilité pour permettre à ces rôles de consulter le champ.
Période de service	Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (non modifiables). Vous pouvez ajouter n'importe quel rôle Payhawk sauf Employé aux paramètres de visibilité pour permettre à ces rôles de consulter le champ.
Fournisseur	Ne peut pas être désactivé. Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (non modifiables). Vous pouvez ajouter n'importe quel rôle Payhawk aux paramètres de visibilité pour permettre à ces rôles de consulter le champ.
Taux d'imposition	Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (non modifiables). Vous pouvez ajouter n'importe quel rôle Payhawk aux paramètres de visibilité pour permettre à ces rôles de consulter le champ.
Remise	Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (non modifiables). Vous pouvez ajouter n'importe quel rôle Payhawk sauf Employé aux paramètres de visibilité pour permettre à ces rôles de consulter le champ.
Amortissement	Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (non modifiables). Vous pouvez ajouter n'importe quel rôle Payhawk sauf Employé aux paramètres de visibilité pour permettre à ces rôles de consulter le champ.
Équipe	Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (non modifiables). Vous pouvez ajouter n'importe quel rôle Payhawk aux paramètres de visibilité pour permettre à ces rôles de consulter le champ. Si un utilisateur appartient à plusieurs équipes, le champ lui sera visible.

Configuration de la visibilité des champs

En configurant les paramètres de visibilité des champs, vous pouvez contrôler les rôles de votre entreprise qui peuvent les consulter.

Pour les besoins de cet exemple, vous modifierez les paramètres de visibilité du champ de notes de frais Date du document :

Sur le portail Web Payhawk, ouvrez le sélecteur d'applications en haut à gauche et accédez à Paramètres > Dépenses > Types de dépenses > [Type de dépense] > Champs.
Sélectionnez Date du document.
Dans la liste déroulante Visibilité, sélectionnez les rôles auxquels vous souhaitez autoriser l'accès à ce champ – par exemple, Spécialiste AP senior et Auditeur.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Définition de l'étape à partir de laquelle les champs sont obligatoires

En tant qu'Administrateur Payhawk, vous pouvez définir à partir de quelle étape du workflow un champ est obligatoire. Si un champ obligatoire est laissé vide, la note de frais ne peut pas passer cette étape. Vous pouvez définir ce paramètre, et ajouter des conditions, aussi bien au niveau du groupe que pour une entité individuelle.

Sous Obligatoire, sélectionnez l'une des options suivantes :

Facultatif - Le champ n'est pas obligatoire.
Soumettre - Le champ doit être rempli avant la soumission de la note de frais. Il reste obligatoire lors de la vérification, de sorte que la valeur ne peut pas être supprimée par la suite.
Vérifier - Le champ doit être rempli avant la vérification de la note de frais. Le propriétaire de la note de frais peut la soumettre sans ce champ.

Certains champs sont toujours obligatoires. Pour ces champs, vous pouvez donc sélectionner uniquement Soumettre ou Vérifier, par exemple pour Date du document, et pour Fournisseur dans les factures.
Lorsque vous sélectionnez Soumettre ou Vérifier, vous pouvez également ajouter une condition, par exemple pour rendre le champ obligatoire uniquement pour les notes de frais dont le montant dépasse celui que vous définissez sous Montant du seuil. Pour plus d'informations, consultez la section suivante.

Par exemple, pour exiger que les propriétaires des notes de frais renseignent la date du document avant de soumettre une note de frais :

Sur le portail Web Payhawk, ouvrez le sélecteur d'applications en haut à gauche et accédez à Paramètres > Dépenses > Types de dépenses > [Type de dépense] > Champs.
Sélectionnez Date du document.
Sous Obligatoire, sélectionnez Soumettre dans la liste déroulante.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Paramètres du champ Date du document pour le type de dépense Facture d'une entité individuelle, avec la liste déroulante Obligatoire ouverte et Soumettre sélectionné ; l'autre option est Vérifier.

Définition de champs obligatoires sous condition

Un champ obligatoire l'est toujours, sauf si vous ajoutez une condition. Avec une condition, le champ n'est obligatoire que dans des cas spécifiques, par exemple uniquement pour les notes de frais au-delà d'un certain montant.

Vous pouvez baser la condition sur les paramètres suivants :

Montant du seuil - Le champ est obligatoire pour les notes de frais dont le montant dépasse celui que vous saisissez.
Type de document - Le champ est obligatoire lorsque le type de document correspond à l'une des valeurs que vous sélectionnez.
Un autre champ avec une liste de valeurs, comme un champ personnalisé - Le champ est obligatoire lorsque cet autre champ contient l'une des valeurs que vous sélectionnez.

Par exemple, pour exiger un document uniquement pour les notes de frais supérieures à 50 EUR :

Sur le portail Web Payhawk, ouvrez le sélecteur d'applications en haut à gauche et accédez à Paramètres > Dépenses > Types de dépenses > [Type de dépense] > Champs.
Sélectionnez Document.
Sous Obligatoire, sélectionnez Soumettre dans la liste déroulante.
Cliquez sur Ajouter une condition et sélectionnez Montant du seuil.
Saisissez le montant, par exemple 50.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Paramètres du champ Document pour le type de dépense Facture d'un groupe, avec Soumettre sélectionné sous Obligatoire et la condition Obligatoire si Montant du seuil est supérieur à 50,00 EUR.

Pour supprimer une condition, cliquez sur le X à côté de celle-ci et enregistrez vos modifications.

Affichage des champs uniquement pour des types de documents spécifiques

Vous pouvez afficher un champ uniquement pour des types de documents spécifiques, afin que les utilisateurs ne voient que les champs utiles pour le document qu'ils téléchargent. Cela est possible pour les champs intégrés, comme Taux d'imposition ou Numéro du document, et pour les champs personnalisés.

Par exemple, pour afficher le champ Taux d'imposition uniquement pour les factures et les notes de crédit :

Sur le portail Web Payhawk, ouvrez le sélecteur d'applications en haut à gauche et accédez à Paramètres > Bibliothèque de champs.
Cliquez sur Taux d'imposition pour le sélectionner.
Ouvrez l'onglet Paramètres.
Sous Visibilité conditionnelle, à côté de Afficher si, sélectionnez Type de document dans la liste déroulante.
Dans la liste déroulante en dessous, sélectionnez Facture et Note de crédit.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Le champ est alors masqué dans une note de frais lorsqu'aucun type de document n'est sélectionné, ou lorsque le type de document ne fait pas partie des types que vous avez sélectionnés. Masquer le champ Taux d'imposition masque également le Montant net et le Montant TVA de la note de frais.

Onglet Paramètres du champ Taux d'imposition dans la Bibliothèque de champs, avec Visibilité conditionnelle définie sur Afficher si Type de document est Facture ou Note de crédit, et le bouton Enregistrer les modifications.

Si Payhawk est connecté à votre système ERP, ne masquez pas les champs requis par le système ERP. Sinon, l'exportation de la note de frais échoue et le système ERP affiche une erreur.

Paramètres des catégories de notes de frais

Les catégories de notes de frais offrent des options supplémentaires pour les stratégies de suggestion liées au remplissage automatique des données de notes de frais dans le champ de la catégorie de la dépense ou demande. Pour plus d'informations, consultez l'article sur les stratégies de suggestion pour les champs et catégories de notes de frais.