Les employés peuvent suivre la progression des workflows d'approbation dans la section Activité d'une dépense, avec Workflow sélectionné dans le filtre Afficher. Ce journal affiche les étapes réalisées par des rôles, des extensions de rôle ou des personnes précises, ainsi que les approbations de repli déclenchées dans le workflow.
Historique du workflow pour les replis
Si un champ de dépense lié à un workflow en attente est mis à jour, Payhawk enregistrera le changement. La suite dépend de l'option sélectionnée sous Lorsqu'un champ utilisé par l'approbation est modifié dans Paramètres > Workflows > Paramètres avancés : l'approbation se poursuit à partir de l'étape actuelle, est renvoyée à l'employé pour qu'il la soumette à nouveau, ou recommence à partir de la première étape avec les nouvelles valeurs. Pour plus d'informations, consultez contrôles avancés des workflows.
Payhawk enregistre également une mise à jour du workflow chaque fois qu'un repli est déclenché. Des entrées d'historique de workflow pour les replis sont créées dans les cas suivants :
Le workflow d'approbation est en attente, mais aucun Responsable d'équipe, Responsable de champ personnalisé ou Responsable de catégorie n'a pu être identifié.
Le champ Équipe, Catégorie ou Personnalisé requis pour le workflow d'approbation est vide.
L'approbation a été déléguée à un autre employé, par exemple lorsque l'approbateur initial est absent du bureau.
La dépense est automatiquement approuvée, par exemple lorsque le propriétaire de la dépense est également l'approbateur.
Étapes d'approbation ignorées
Lorsqu'une étape affiche Approbation ignorée : aucune condition d'approbation ne correspond, la dépense ne remplissait aucune des conditions définies pour cette étape, comme sa plage de montants, sa catégorie, son équipe ou la valeur d'un champ personnalisé. L'étape ne s'appliquait pas : la dépense est donc passée à l'étape suivante, ou a été approuvée si aucune étape ultérieure ne s'appliquait. C'est le comportement attendu lorsqu'une étape ne concerne que certaines dépenses.
Par exemple, une étape limitée aux montants jusqu'à 20 000 EUR est ignorée pour une dépense de 34 540 EUR. Pour les dépenses comportant plusieurs lignes, le système vérifie les conditions de chaque ligne : une étape peut donc être ignorée pour certaines lignes et s'appliquer à d'autres. Pour savoir pourquoi une étape a été ignorée, comparez les valeurs de la dépense avec les conditions de l'étape dans Paramètres > Workflows.
Ressources utiles