Cet article apporte des réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées (FAQ) au sujet des workflows dans Payhawk.
Puis-je créer un workflow où les dépenses ne nécessitent une approbation que si elles dépassent un certain montant ?
Oui, pour cela il vous suffit de définir une condition basée sur le montant lors de la configuration du workflow. Par exemple, vous pouvez exiger une approbation uniquement pour les dépenses supérieures à 200 EUR.
Qu’en est-il si nous avons besoin que différentes personnes à différents niveaux approuvent les dépenses ?
Vous pouvez créer un workflow séquentiel dans lequel, par exemple, un responsable d’équipe approuve toutes les dépenses et un utilisateur ou un rôle spécifique, tel que le responsable de catégorie ou l’administrateur Payhawk, doit approuver uniquement celles qui dépassent un certain montant.
Puis-je modifier le responsable de l’approbation après avoir commencé à utiliser le workflow ?
Oui, les modifications s’appliquent aux nouvelles soumissions. Pour une approbation en attente auprès d’un responsable précédent, renvoyez la dépense à l’employé afin qu’il puisse la soumettre à nouveau. Cela déclenchera une nouvelle demande d’approbation pour le nouveau responsable de l’approbation.
Est-il possible de disposer de différents processus d’approbation pour différents types de dépenses ?
Oui, vous pouvez créer des workflows uniques pour chaque type de dépense, comme les factures, le kilométrage ou les indemnités journalières, avec des étapes d’approbation différentes.
Que se passe-t-il si un responsable d’approbation est retiré des effectifs ?
Lorsqu'un employé est retiré des effectifs :
Payhawk modifie automatiquement l'étape du workflow d'approbation, passant de l'employé ayant quitté l'entreprise au comptable ou à l'administrateur Payhawk. Toutes les dépenses futures seront acheminées vers ces rôles.
Les dépenses actuellement en attente d'approbation de la part de l'employé retiré des effectifs sont renvoyées au propriétaire de la dépense à l'étape Soumettre avec le motif Responsable d'approbation retiré des effectifs. Le propriétaire devra les soumettre à nouveau.
Les dépenses aux étapes d'approbation du Responsable d'équipe ou du Responsable de champs personnalisés suivent le mécanisme de workflow d'attribution pour trouver automatiquement un nouvel approbateur.
Que se passe-t-il si un responsable d’approbation change de poste au sein de l'entreprise ?
Lorsqu'un employé change de poste :
Si l'étape du workflow est attribuée à cet utilisateur spécifique, l'attribution reste inchangée quel que soit le nouveau titre de l'employé.
Si l'étape du workflow est assignée à un Responsable d'équipe ou à un Responsable de champs personnalisés et que le responsable d’approbation ne fait plus partie de l'équipe, Payhawk réassignera l'approbation à un autre Responsable d'équipe. Si aucun autre Responsable n'est disponible, le système suit le mécanisme de workflow d'attribution.
Que se passe-t-il si un responsable d’approbation a été supprimé du système ?
Lorsqu'un employé est retiré du système, Payhawk applique les mêmes étapes que lorsqu'un employé est retiré des effectifs.
Que se passe-t-il lorsque l'employé qui soumet une demande est le même que le responsable d’approbation dans une étape d'approbation ?
Lorsque le demandeur et le responsable d’approbation sont la même personne, l'étape d'approbation est automatiquement sautée et la dépense passe à l'étape suivante du workflow.
Pourquoi l'utilisation des conditions d'équipe ne fonctionne-t-elle pas pour les équipes parents ?
Lorsque vous utilisez des conditions d'équipe dans les workflows d'approbation – par exemple, l'équipe N'EST PAS Finances et Opérations ou l'équipe EST Finances et Opérations – le système prend en compte à la fois l'équipe parent et toutes les équipes enfants. En pratique, cela signifie :
La définition d'une condition pour exclure une équipe parent exclut également toutes les équipes enfants.
La définition d'une condition pour inclure une équipe parent inclut également toutes les équipes enfants.
Ce comportement peut créer un routage d'approbation involontaire lorsqu'on essaie de différencier les membres de l'équipe parent et des équipes enfants.
Peut-on utiliser Payhawk pour l'approbation des bons de commande et les workflows des comptes fournisseurs ?
Oui, Payhawk prend en charge les workflows des bons de commande et peut être intégré à votre processus de comptabilité fournisseurs pour la gestion de la réception, de l'approbation et du paiement.
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