In dit artikel vind je de antwoorden op een aantal van de meest gestelde vragen (FAQ) over de mailbox in Payhawk.
Kan ik regels instellen voor doorsturen naar de mailbox?
Als je regelmatig facturen van dezelfde leverancier ontvangt, kun je in je postvak-IN doorstuurregels aanmaken zodat Payhawk al deze facturen automatisch ontvangt. Meer invormatie vind je in de artikelen over het instellen van doorstuurregels voor de Payhawk Mailbox in Gmail en Outlook.
Wat kan ik doen als het onkostendocument niet goed wordt verwerkt?
Als je onkostendocument niet succesvol is verwerkt, kun je het handmatig verwerken.
Zo verwerk je je mailboxaanvraag en onkostendocument handmatig:
Open vanuit het Payhawk-webportaal of de mobiele app je Inbox.
Zoek de mailboxaanvraag met het document dat je wilt verwerken. Klik op toevoegen aan bestaande onkosten.
Selecteer de entiteit die hoort bij de onkosten die je hebt aangemaakt. Klik op + Als nieuwe onkosten toevoegen of koppel het document aan een bestaande onkostennota in de lijst.
Selecteer de betaalmethode van het onkosten-item. Als het bijvoorbeeld is betaald met eigen geld, kies je terugbetaling en klik je op [aantal] onkosten toevoegen.
Het document wordt verwerkt en verschijnt onder het tabblad alle, waar je alle automatisch verwerkte documenten vindt.
Hoe kan ik vaststellen of er een probleem is met mijn doorstuurregel?
Om een probleem met het doorsturen naar de mailbox te identificeren, voer je een test uit door twee e-mails naar de mailbox te sturen:
Een e-mailbericht dat rechtstreeks vanuit je e-mail facturen@jouw-bedrijf.com naar de mailbox wordt gestuurd.
Een e-mailbericht dat rechtstreeks vanuit je e-mail facturen@jouw-bedrijf.com naar de mailbox wordt gestuurd via je huidige doorstuurregel.
Als alleen de directe e-mail wordt ontvangen en een onkosten-item aanmaakt in Payhawk, ligt het probleem bij het automatisch doorsturen. Neem in dit geval contact op met je interne IT-team om de DKIM-, SPF- en mailboxconfiguraties te controleren.
Hoe verwerkt de mailbox de facturen van contractanten met meerdere bijlagen?
Wanneer je een e-mail met meerdere bijlagen doorstuurt naar de mailbox, beschouwt het systeem elke bijlage als een afzonderlijk document en voegt het bijlagen niet automatisch samen tot één bestand.
Hoewel de OCR hier op zich wel mee overweg kan, kan deze methode wel leiden tot een gefragmenteerde workflow en meer handmatig werk tijdens de beoordelings- en goedkeuringsfasen.
Met het oog op optimale efficiëntie en kosteneffectiviteit wordt aanbevolen om:
Eén factuur in te dienen waarop contractanten één samenvattende regel gebruiken voor al hun onkosten, in plaats van aparte documenten voor elk onkosten-item in te dienen.
>Eén pdf-bestand te maken van de ondersteunende documenten, dat dient als onderliggende documentatie voor de onkostenregel op de hoofdfactuur.