Payhawk heeft een zelfstandige module voor bedrijven die hun activiteiten op het gebied van zakenreizen los van de andere mogelijkheden op het gebied van onkosten willen beheren. Hiermee heb je alleen toegang tot de onderdelen van Payhawk die je gebruikt voor zakenreizen, zoals reisaanvragen, goedkeuringen, boekingen en het bijhouden van onkosten.
De app onkosten gebruiken
In de app Onkosten kun je onkosten bekijken en controleren die je medewerkers gemaakt hebben tijdens hun reizen.
Op het tabblad beoordelen zie je alle reiskosten van je medewerkers die nog moeten worden beoordeeld.
Op het tabblad Alles zie je alle kosten die je medewerkers gemaakt hebben tijdens hun reizen.
De app Geld gebruiken
In de Payhawk‑app Geld kun je tegoeden storten op de Payhawk‑rekening van je bedrijf, zodat medewerkers reizen kunnen boeken met de Travel AI Agent. Zie voor meer informatie het artikel over tegoeden toevoegen aan je Payhawk‑rekening.
De app Reizen gebruiken
In de app Reizen kun je alle zakenreizen bekijken die je medewerkers gemaakt hebben.
Op het tabblad Indienen kun je zien welke reisaanvragen nog worden ingediend door je medewerkers.
Op het tabblad Beoordelen kun je zien welke reisaanvragen nog moeten worden beoordeeld.
Op het tabblad Goedkeuren kun je zien welke reisaanvragen nog moeten worden goedgekeurd
Op het tabblad Alle kun je alle reisaanvragen zien die je medewerkers hebben ingediend.
Payhawk Beheerders kunnen ook via de app Reizen nieuwe reisaanvragen aanmaken. Als ze op de knop Nieuwe toevoegen klikken, worden Payhawk Beheerders doorgestuurd naar de Travel AI Agent om een nieuwe reisaanvraag op te stellen.
De app Medewerkers gebruiken
In de app Medewerkers kun je je medewerkers toevoegen en beheren. Meer informatie vind je in het artikel Medewerkers uitnodigen en verwijderen en Medewerkers beheren.
De app Instellingen gebruiken
In de app Instellingen configureer je de instellingen voor reisaanvragen binnen je bedrijf.
Workflows voor reisaanvragen configureer je in instellingen > reizen > workflow. Daar kun je de volgende stappen configureren:
De stap Verzenden is verplicht. Om namens medewerkers reisaanvragen aan te maken en in te dienen, zal de Travel AI Agent met hen chatten om de benodigde informatie te verzamelen en deze gebruiken om de details van de aanvraag in te vullen.
De stap Beoordelen is voor de Payhawk Beheerder. Je kunt personen in je bedrijf de rol van beoordelaar toewijzen. In deze stap wordt een melding over een beoordelingsverzoek geactiveerd in de Agent in het webportaal, de mobiele app en Slack (als de integratie is geconfigureerd).
De stap Goedkeuren moet door Payhawk Beheerders worden gedefinieerd. Let op: Payhawk Beheerders en Payhawk Accountants zijn altijd goedkeurders. In deze stap wordt een melding over een beoordelingsverzoek geactiveerd in de Agent in het webportaal, de mobiele app en Slack (als de integratie is geconfigureerd).
De stap Betalen is verplicht. Zodra een aanvraag wordt goedgekeurd, geeft de Travel AI Agent automatisch een virtuele kaart uit voor de medewerker en boekt hij de zakenreis.
De stap Sluiten is verplicht. Deze bevat vooraf gedefinieerde regels voor het automatisch sluiten van aanvragen als de optie 'automatisch sluiten' is geactiveerd en specificeert ook de standaardrollen die zijn geautoriseerd om aanvragen handmatig te sluiten.
Zie voor meer informatie het artikel over Workflows en beleidsregels voor reizen configuren.