Um eine Anfrage in Payhawk zu erstellen, müssen Sie Informationen zu den gewünschten Posten eingeben, die von Ihren Payhawk Administratoren benötigten Anfragedetails hinzufügen und die Anfrage abschicken. Einmalige Anfragen sind Anfragen, die nicht periodisch auftreten.
Die Mindestangaben, die Sie bei der Erstellung einer Anfrage in Payhawk machen müssen, können je nach den Einstellungen variieren, die ein Payhawk Administrator in Ihrem Unternehmen für den jeweiligen Anfragetyp festgelegt hat (z. B. die benutzerdefinierten Felder für die Kategorisierung von Anfragen), und davon, ob die Art von Anfrage überprüft werden muss (in der Regel sind weniger Angaben erforderlich, wenn die Anfrage überprüft werden muss).
Wenn der Procurement AI Agent von Payhawk für Ihr Unternehmen aktiviert ist, können Sie mithilfe seiner leistungsstarken Funktionen und seiner Konversationserfahrung ganz einfach Anfragen erstellen und einreichen – und das alles innerhalb des Konversationskanals Ihres Unternehmens. Um die Verfügbarkeit zu bestätigen, wenden Sie sich bitte an die Payhawk Administratoren Ihres Unternehmens.
Besonderheiten
Wenn für eine Art von Anfrage eine Überprüfung erforderlich ist, wird eine Anfrage dieser Art nach dem Absenden auf die Registerkarte Überprüfen verschoben. Wenn keine Überprüfung erforderlich ist, wird sie direkt auf die Registerkarte Genehmigen verschoben. Weitere Informationen finden Sie unter Phasen im Lebenszyklus einer Anfrage.
Sie können Rabatte, Inzahlungnahmen, Rückgaben und Ähnliches hinzufügen, indem Sie Posten mit negativen Stückpreisen in Ihre Anfrage aufnehmen.
Das einzige Pflichtfeld zur Erstellung einer Anfrage ist das Beschreibungsfeld.
Der Name der Anfrage wird automatisch anhand der in der Anfrage bereitgestellten Informationen generiert. Die Payhawk-KI extrahiert alle relevanten Informationen aus der Beschreibung, um möglichst viele Anfragefelder automatisch auszufüllen.
Sie müssen keinen Lieferanten angeben, damit Ihre Anfrage geprüft oder genehmigt werden kann. Um jedoch eine Verknüpfung der Anfrage mit den zugehörigen Ausgaben auf Grundlage der später hochgeladenen Rechnungen zu ermöglichen, müssen Sie die Lieferantendaten hinzufügen.
Felder im System, die mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder. Die erforderlichen Felder können je nach Anfrageart und den von einem Payhawk-Administrator in Ihrem Unternehmen definierten Anfrageeinstellungen variieren..
Einmalige Anfragen erstellen
So erstellen Sie eine einmalige Anfrage:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal auf Anfragen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu.
In dem sich öffnenden Dialogfenster:
Wählen Sie die Art von Anfrage.
(Obligatorisch) Beschreiben Sie die Anfrage, zum Beispiel, warum Sie die Waren oder Dienstleistungen benötigen.
Fügen Sie ein Dokument für Ihre einmalige Anfrage bei, z. B. ein Lieferantenangebot. Das Automatisierungstool von Payhawk wird automatisch die Anfragedaten extrahieren und die Informationen bei der Erstellung der Anfrage in die entsprechenden Felder eintragen.
Klicken Sie auf Fortfahren. Daraufhin wird die Anfrage erstellt.
Füllen Sie die Informationen im Abschnitt Anfragedetails aus.
Wählen Sie im Feld Lieferant das Unternehmen aus, von dem Sie die Waren oder Dienstleistungen anfordern möchten. Wenn Sie einen Lieferanten hinzugefügt haben, können Sie diesen bearbeiten, bevor die Anfrage genehmigt wird. Wird das Lieferant-feld leer gelassen, können Sie den Lieferanten auch nach der Genehmigung der Anfrage hinzufügen.
Wählen Sie unter Zahlungsmethodeeine der verfügbaren Zahlungsmethoden für die Anfrage aus:
Karte zeigt an, dass die Anfrage mit einer Karte bezahlt wird und später nur mit einer Kartenausgabe verknüpft werden kann. Hier können Sie entweder auswählen, die angeforderten Artikel mit einer Ihnen bereits zugewiesenen Karte zu bezahlen, oder Sie können die Option Einmalkarte wählen.
Wenn Sie sich für die Zahlung mit einer Ihnen zugewiesenen Karte entscheiden, wird die Karte bei Genehmigung der Anfrage mit dem angeforderten Betrag aufgeladen.
Wenn Sie sich für die Zahlung mit einer Einmalkarte entscheiden, wird diese automatisch auf Ihren Namen ausgestellt, sobald die Anfrage genehmigt wurde.
Rechnung zeigt an, dass sie per Überweisung bezahlt wird und dass sie später nur mit einer Rechnungsausgabe verknüpft werden kann.
Keine Zahlung erforderlich zeigt an, dass die Anfrage nicht bezahlt werden muss, da die angefragte Ware z. B. auf Lager ist.
Wenn Zahlungsmethode kein Pflichtfeld ist, Sie keinen Wert dafür definiert haben (Keiner) und die von einem PayhawkAdministrator in Ihrem Unternehmen definierten Einstellungen dies zulassen, können Sie Ausgaben jeder Art mit dieser Anfrage verknüpfen.
Um die Zahlungsmethode zu bearbeiten, klicken Sie auf Bearbeiten, aktualisieren die Informationen und klicken auf Speichern.Das Feld Besondere Anweisungen ist nur sichtbar, wenn Sie eine Bestellung beantragen. Geben Sie hier alle besonderen Anweisungen ein, die die Genehmiger oder Prüfer der Bestellung sehen sollen.
Füllen Sie die Informationen im Abschnitt Zusätzliche Informationen aus. Er enthält Felder, die von einem Payhawk Administrator in Ihrem Unternehmen als erforderlich für die Art von Anfrage festgelegt wurden.
Füllen Sie die Informationen aus, die im Abschnitt Betrag enthalten sind.
Um neue Elemente hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Element hinzufügen.
Sollten Sie nicht an den Positionsdetails, sondern lediglich an der Summe interessiert sein, klicken Sie bitte auf Positionsdetails entfernen. Daraufhin wird eine Datei angezeigt, die nur die Gesamtsumme der angeforderten Waren enthält.
Auf dem Bildschirm, auf dem nur der Betrag angezeigt wird, können Sie die Details für jeden Posten hinzufügen, indem Sie auf die Option In Zeilen aufteilen klicken. Wählen Sie im sich öffnenden Dialogfeld aus, ob Sie die Posten manuell oder aus dem angehängten Dokument (falls vorhanden) hinzufügen möchten.
Manuelle Teilung führt dazu, dass eine leere Positionszeile geöffnet wird, in der Sie die Positionsdetails hinzufügen können.
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Aus dem Dokument werden die im angehängten Dokument erkannten Zeilen angezeigt. Um zu bestätigen, dass das System diese abrufen und in die Anfrage übernehmen soll, klicken Sie bitte auf [number] Zeilen abrufen.
Wenn Sie ein Anfragedokument (z. B. eine Rechnung) hochgeladen haben, können Sie auch die Option Nach Dokumentzeilen aufteilen verwenden. Daraufhin repliziert Payhawk AI die Zeilen der Rechnung, extrahiert die Daten aus dem Dokument und füllt automatisch die verfügbaren Informationen zu den einzelnen angeforderten Posten aus.
Wenn die Art von Anfrage mit Kategorisierungsfeldern verknüpft wurde, scrollen Sie bitte in der Tabelle Betrag nach links und geben Sie die erforderlichen Informationen ein.
Um die Anfrage zu senden, klicken Sie auf Einreichen.
Automatische Extraktion von Anfragedaten
Basierend auf den von den Payhawk Administratoren Ihres Unternehmens konfigurierten Anfragefeldeinstellungen extrahiert das Automatisierungstool von Payhawk automatisch Anfragedaten wie den Lieferanten und füllt die Anfragezusammenfassung anhand der Rechnungsdaten aus. Das System übernimmt jedoch nicht automatisch die aus dem Dokument extrahierten Zeilen, sondern bietet Ihnen die Möglichkeit, die Anfrage entweder manuell in Zeilen aufzuteilen oder die Zeilen automatisch zu extrahieren. Bei dem Dokument kann es sich um ein Preisangebot Ihres Lieferanten, einen Screenshot eines Warenkorbs oder einen ähnlichen Beleg handeln.
Die Posten-Felder werden automatisch auf Grundlage der angewandten Feldvorschlagsstrategie ausgefüllt, sofern diese aktiviert ist.
Erfolgreich extrahierte Daten werden mit einem Sternchen gekennzeichnet.