Pour créer une demande dans Payhawk, vous devez remplir les informations sur les articles souhaités, ajouter les détails de la demande requis par vos administrateurs Payhawk, et la soumettre. Les demandes uniques sont des demandes qui ne se produisent pas périodiquement.
Les informations minimales que vous devez fournir lors de la création d'une demande dans Payhawk peuvent varier en fonction des paramètres définis par un administrateur Payhawk de votre entreprise pour le type de demande spécifique (par exemple, les champs de demande de catégorisation personnalisée), et selon que le type de demande nécessite, ou non, une vérification (en général, si la demande nécessite une vérification, les détails que vous devrez fournir seront moins nombreux).
Si le Procurement AI Agent de Payhawk est activé pour votre entreprise, vous pouvez facilement créer et soumettre des demandes en utilisant ses puissantes capacités et son expérience conversationnelle, le tout dans le canal conversationnel de votre entreprise. Pour confirmer la disponibilité, adressez-vous aux administrateurs Payhawk de votre entreprise.
Spécificités
Si un type de demande est défini comme nécessitant une vérification, une demande de ce type sera déplacée sous l'onglet Vérifier une fois que vous l'aurez soumise. Si aucune vérification n'est nécessaire, elle sera directement déplacée sous l'onglet Approuver. Pour plus d'informations, consultez les phases du cycle de vie d'une demande.
Vous pouvez ajouter des remises, des échanges, des retours et d'autres éléments en incluant des articles dont le prix unitaire est négatif à votre demande.
Le seul champ obligatoire pour créer une demande est le champ Description.
Le nom de la demande sera généré automatiquement à partir des informations fournies dans cette demande. L’IA de Payhawk extraira toutes les informations pertinentes de la description afin de remplir autant de champs de la demande que possible.
Il n’est pas nécessaire d’ajouter un fournisseur pour que votre demande soit examinée ou approuvée, mais vous devez ajouter les informations du fournisseur pour permettre à Payhawk de lier la demande aux dépenses correspondantes en fonction des factures téléchargées ultérieurement.
Les champs marqués d’un astérisque (*) dans le système sont obligatoires. Les champs obligatoires peuvent varier selon le type de demande et les paramètres définis par un administrateur Payhawk dans votre entreprise.
Création de demandes uniques
Pour créer une demande unique :
Sur le portail web Payhawk, accédez à Demandes.
Cliquez sur le bouton + Nouvelle.
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre :
Sélectionnez le type de demande.
(Obligatoire) Décrivez la demande, par exemple, pourquoi vous avez besoin des biens ou des services.
Joignez un document pour votre demande ponctuelle, par exemple un devis de fournisseur. L'outil d'automatisation de Payhawk se chargera d'extraire automatiquement les données de la demande et remplira les informations dans les champs respectifs lors de la création de la demande.
Cliquez sur Continuer. La demande sera alors créée.
Complétez les informations figurant dans la section Détails de la demande.
Dans le champ Fournisseur , choisissez l'entreprise à laquelle vous voulez demander les biens ou les services. Si vous avez ajouté un fournisseur, vous pourrez le modifier avant que la demande ne soit approuvée. Si le champ Fournisseur est laissé vide, vous pourrez l’ajouter même après l’approbation de la demande.
Dans Mode de paiement, sélectionnez parmi les modes de paiement disponibles pour la demande :
Carte indique que la demande sera payée par carte et qu'elle peut être associée ultérieurement à une dépense par carte uniquement. Ici, vous pouvez choisir de payer les articles demandés avec une carte qui vous a déjà été attribuée ou vous pouvez choisir l'option Carte à usage unique.
Si vous choisissez de payer avec une carte qui vous est attribuée, la carte sera rechargée du montant demandé lorsque la demande sera approuvée.
Si vous choisissez de payer avec une carte à usage unique, celle-ci sera émise automatiquement à votre nom lorsque la demande sera approuvée.
Facture indique qu'elle sera payée par virement bancaire et qu'elle peut être associée ultérieurement à une facture uniquement.
Aucun paiement nécessaire indique que la demande n'a pas besoin d'être payée, car les biens demandés sont en magasin, par exemple.
Si Mode de paiement n'est pas un champ obligatoire, que vous n'avez pas défini de valeur pour ce champ (Aucun) et que les paramètres définis par un administrateur Payhawk de votre entreprise l'autorisent, vous pourrez associer des dépenses de n'importe quel type à cette demande.
Pour modifier le mode de paiement, cliquez sur Modifier, mettez à jour les informations et cliquez sur Enregistrer.
Le champ Instructions spéciales ne sera visible que si vous demandez un bon de commande. Saisissez les instructions spéciales que vous souhaitez que les responsables d’approbation ou les responsables de la vérification de la commande voient.
Complétez les informations contenues dans la section Montant.
Pour ajouter de nouveaux éléments, cliquez sur le bouton Ajouter un nouvel élément.
Si vous n'êtes pas intéressé(e) par les détails de l'article mais par le montant uniquement, cliquez sur Supprimer les détails de l'article. Vous obtiendrez ainsi un fichier ne présentant que le montant agrégé des biens demandés.
À partir de l'écran contenant uniquement le montant, vous pouvez ajouter les détails de chaque article en cliquant sur l'option Diviser en lignes. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, choisissez si vous voulez ajouter les articles manuellement ou à partir du document joint (le cas échéant).
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Le fractionnement manuel donnera lieu à l'ouverture d'une ligne d'article vide où vous pourrez ajouter les détails de l'article.
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À partir du document affichera les lignes détectées dans le document joint. Pour confirmer que vous voulez que le système les récupère et les réplique dans la demande, confirmez en cliquant sur Récupérer [nombre] lignes comptables.
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Si vous avez téléchargé un document de demande (par exemple, une facture), vous pouvez également utiliser l'option Séparer par lignes de document. Ainsi, Payhawk AI reproduira les lignes de la facture, extraira les données du document et remplira automatiquement les informations disponibles relatives à chaque article demandé.
Si le type de demande a été associé à des champs de catégorisation, faites défiler le tableau Montant à gauche et saisissez les informations là où elles sont nécessaires.
Pour soumettre la demande, cliquez sur Soumettre.
Extraction automatique des données de la demande
Sur la base des paramètres des champs de la demande configurés par les administrateurs Payhawk de votre entreprise, l'outil d'automatisation de Payhawk extraira automatiquement les données de la demande, telles que le fournisseur, et utilisera les données de la facture pour remplir le résumé de la demande. Cependant, le système n'appliquera pas automatiquement les lignes extraites du document, mais il vous offrira la possibilité de diviser la demande en lignes manuellement ou d'extraire automatiquement les lignes. Le document peut être une offre de prix de votre fournisseur, une capture d'écran d'un panier d'achat ou un élément similaire.
Les champs de l'article seront automatiquement remplis en fonction de la stratégie de suggestion de champ appliquée, si elle est activée.
Les données extraites avec succès seront marquées d'une étoile.