Можете да резервирате едно пътуване за група колеги, пътуващи до едно и също място по едно и също време – например конференция в Берлин от 12 до 14 юни.
Планирате и проследявате пътуването като едно цяло, но AI агентът за пътувания резервира за всеки командирован поотделно. Всеки командирован получава собствена резервация, одобрение, карта, отпусната сума за пътни разходи, маршрут и отчет за разходи, всеки с уникален номер за потвърждение.
Отделните резервации запазват независимостта на всеки командирован, така че промяна, анулиране или неуспешна резервация на един човек никога не засяга останалите от групата. Полетите винаги се резервират отделно. Двама командировани могат да споделят хотелска стая като една резервация, разделена между тях.
За резервиране за един човек вижте подаване на заявки за пътуване и резервиране на пътуване от името на други служители.
Бележки за груповите пътувания
Груповото пътуване може да включва до 10 души. Всички командировани споделят един тип пътуване, един начален пункт и дестинация, и един времеви прозорец.
Груповото пътуване е от един тип, зададен от резервиращия. AI агентът за пътувания блокира всеки командирован, чиято роля изисква различен тип пътуване, или който би споделял само хотелска стая без собствен полет или отпусната сума.
При споделена хотелска стая резервиращият избира двамата командировани, които я споделят. Стаята се появява в заявката и одобрението само на един от командированите. Проверката на политиката продължава да се прилага за всеки човек поотделно – например стая за 120 евро при политика от 100 евро е в рамките на политиката, тъй като делът на всеки е 60 евро.
Резервиране на групови пътувания
За да резервирате едно пътуване за група командировани:
Започнете нов разговор за резервация с AI агента за пътувания.
Отбележете командированите в пътуването в началото на разговора. Отбелязвате ги само веднъж, а не при всяко търсене. За да отбележите някого, въведете @ , последвано от името му, въведете директно името или използвайте имейла, с който служителят е регистриран в Payhawk.
Търсете и резервирайте за цялата група:
За полети търсенето работи по същия начин, както за един командирован – всеки отбелязан командирован получава избраните от вас полети.
За престои в хотели уведомете AI агента за пътувания за необходимата конфигурация на стаите – например стая за двама, единични стаи или стая за трима.
Когато в една стая се настанява повече от един командирован, изберете кой я споделя на стъпката за избор на стая.
AI агентът за пътувания връща варианти за цялата група с достатъчно места на полета и стаи за всички. Цената на човек се показва като основна стойност, а общата сума за групата се посочва до нея.
Завършете резервацията по обичайния начин. Политики на компанията за пътувания се прилагат за всеки командирован поотделно.
Тъй като политиките се прилагат за всеки командирован поотделно, директор и член на екипа в едно и също пътуване могат да имат различни лимити въз основа на различните им политики за пътуване. Ако даден вариант надвишава лимита на командирован, агентът сигнализира това за конкретния командирован, така че да можете да изберете друг вариант за него или да добавите обосновка и да продължите.
Одобряване на групови пътувания
Одобряващият на всеки командирован проверява заявката му самостоятелно, като всички одобрения протичат паралелно. При получаване на одобрение системата незабавно създава отчет за разходите на съответния командирован и резервира пътуването му – забавил се одобряващ никога не забавя командированите, чиито заявки вече са одобрени.
Ако одобряващ отхвърли командирован, резервиращият незабавно получава известие. Той може да изключи отхвърления командирован и да продължи с останалите или да анулира цялото пътуване. Когато резервиращият също пътува, неговата собствена заявка също се изпраща до мениджъра му за одобрение.
Одобряващ, който отговаря за няколко командировани в едно и също пътуване, може да ги одобри заедно от приложението Пътувания , като използва филтъра за екип.
За повече информация вижте проверка и одобряване на заявки за пътуване.
Получаване на потвърждения и маршрути
Резервиращият получава обобщение за потвърденото пътуване.
Всеки командирован получава собствен имейл с потвърждение, запис в календара и маршрут на мобилното устройство. Сигналите за смущения, като закъснение или смяна на изхода, се изпращат директно до засегнатия командирован.
В маршрута се показват вашите собствени резервации, като полети и престои в хотели. Резервациите на другите командировани остават поверителни. Ако сте резервирали пътуването или сте Администратор или Мениджър за командировки на Payhawk, в маршрута се показват полетите и престоите в хотели на всички участници в пътуването.
Промяна или анулиране на резервации
От самото начало всеки командирован може да промени или анулира собствения си полет, без да се налага това да минава през резервиращия. Ако командированият промени или анулира полета си, резервиращият получава известие. Всички промени по пътуването и отделните му резервации се записват и в одитния дневник на пътуването, който резервиращият може да преглежда по всяко време.
Промените в цялото пътуване, засягащи повече от един командирован, например промяна на датите на цялото пътуване, се управляват от резервиращия. Тъй като всяка резервация е отделна, резервиращият може да промени резервацията на един командирован, без да засяга маршрута на останалите.
При споделени хотелски стаи всеки командирован, настанен в стаята, а не само резервиращият, може да промени или анулира резервацията, така че никой да не чака резервиращият да предприеме действие. Преди да промените или анулирате споделена стая, системата ви предупреждава, че стаята е резервирана за повече от един човек.
Обработка на неуспешни плащания и резервации
Цените не се задържат до получаването на одобрение, затова Payhawk преизчислява всяка резервация при потвърждението:
Ако новата цена е в рамките на 10% от одобрената цена, резервацията се прави.
Ако новата цена е с над 10% по-висока, резервацията се връща на резервиращия за приемане и повторно одобрение или анулиране, без да се блокира останалата част от пътуването.
Тъй като всеки командирован има отделна резервация, само пропадналата резервация е засегната. Всички останали резервации за пътуването остават валидни и само неуспешната трябва да се направи отново.
Винаги виждате причината за неуспешна резервация – например стая, която вече не е налична, или плащане, което не е преминало. Резервиращият решава какво да предприеме – например да търси алтернатива, да остави командирования в изчакване или да анулира и да търси отново.