Администраторите и служителите на Payhawk с разрешение за резервиране от чуждо име могат да резервират полети и хотели от името на други служители. Служителят винаги е отговорник за получената заявка за пътуване, докато резервиращият действа като негов представител.
Резервирането на пътуване от името на друг служител е удобно, когато асистенти на ръководители организират пътувания за тях, мениджъри за командировки уреждат пътувания за екипи или Администраторите на Payhawk обработват резервации в нестандартни случаи.
Разрешаване на служители да резервират от името на други
За да могат служителите да резервират пътувания от името на други служители, Администраторите на Payhawk трябва да създадат персонализирана роля с активирани желани разрешения за Пътувания.
Ролите и разрешенията се определят само на ниво група.
Резервиране от името на служител
За да резервирате от името на друг служител в уеб портала на Payhawk:
Започнете нов разговор за резервация с AI агента за пътувания.
В чата използвайте тага @, последван от името, директно името или имейла, с който служителят е регистриран в Payhawk, за да укажете на AI агента за пътувания от чие име резервирате. Можете да избирате от активните служители в рамките на вашето дружество или обхват на достъп в организацията.
AI агентът зарежда профила на избрания служител, включително лимитите по политиката за пътуване и работния процес за одобрение, и запазва този контекст през цялата сесия по резервиране. Ако имате достъп за резервиране от чуждо име в предпочитания акаунт за пътувания на избрания служител, AI агентът автоматично ще превключи към него.
Завършете резервацията по обичайния начин. AI агентът за пътувания ще приложи политиката на служителя, а не вашата.
След резервацията
В резултат от резервацията, направена от вас на името на друг служител, се случва следното:
Заявката за пътуване се появява в заявките на командирования, а не във вашите.
При успешна резервация се изпращат потвърждения и актуализации на статуса на одобрение до резервиращия и до командирования. При неуспешна резервация само резервиращият получава известие. Промените и анулиранията се изпращат до командирования.
Електронните билети и потвърждения за престои в хотел се свързват с командирования.
Политика и одобрения
Лимитите по политиката се оценяват спрямо заявката за пътуване на командирования – точно така сякаш той самият я е подал.
Работният процес за одобрение следва конфигурираните правила за одобрение на командирования.
Отчетност и приписване
За целите на счетоводството и отчетността заявката за пътуване принадлежи на командирования. Разходният център, отделът и отговорникът за бюджета се приписват на командирования и след това не е необходимо ръчно повторно присвояване.