Европа навлиза в най-мащабната регулаторна промяна от ОРЗД насам – всяка държава преминава към структурирани, машинночетими електронни фактури вместо PDF файлове.
Регламентът за електронно фактуриране EN 16931 определя семантичния и синтактичния стандарт зад XML форматите и осигурява автоматизация, точност и готовност за предстоящите национални регулаторни рамки.
За да се адаптират, компаниите се нуждаят от технология, която опростява операциите, гарантира качеството на данните и подготвя финансовите екипи за разнородна среда от формати и срокове.
Payhawk си партнира с Invopop – сертифициран от Peppol доставчик на точка за достъп (AP), който поддържа широк набор от национални мрежи за електронно фактуриране. Payhawk работи с Peppol (отворената недържавна мрежа), PPF (Франция) и KSeF (Полша), като с времето ще се добавят и още. Чрез тези интеграции можете да получавате, проверявате, одобрявате, плащате и експортирате структурирани електронни фактури.
По-долу е показан пример за XML електронна фактура по стандарта xRechnung:
Как Payhawk обработва електронни фактури?
Payhawk в момента поддържа обработка на множество формати и версии на електронни фактури чрез покритието на Invopop, включително ZUGFeRD и XRechnung (Германия), Peppol BIS 3.0 (UBL), Factur-X (Франция) и варианти въз основа на UBL и CII.
Входящите електронни фактури се насочват чрез идентификатори, като идентификатор на участник в Peppol, ДДС номер или SIRET номер, в зависимост от държавата.
Жизнен цикъл на електронната фактура в Payhawk
Обработката на структурираните електронни фактури в Payhawk преминава през следните етапи:
Въпреки че стъпките приличат на обработката на PDF файлове, самият процес е коренно различен – XML фактурите преминават през детерминистична проверка, за тях се прилагат специфични за всяка държава правила и осигуряват висококачествени структурирани данни за одобрение, плащане и равняване.
Получаване на електронни фактури
Когато доставчиците изпращат структурирани електронни фактури чрез мрежата на съответната държава, например Peppol или PDP/PPF, документите се доставят до Payhawk през следната верига от стъпки:
Доставчик
Точка за достъп на доставчика
Мрежа, например Peppol или PDP/PPF
Invopop
Payhawk
След като фактурата постъпи в Payhawk, тя проверява дали вече е платена с карта – ако е така, документът се добавя към съответната картова транзакция. Ако предстои плащане, се създава нова Фактура, видима в раздел Подаване.
Ако доставчик изпрати едновременно електронна фактура и PDF файл или ако служител е платил със собствени средства, може да се наложи да слеете документите, за да избегнете дублирания.
Повечето структурирани електронни фактури пристигат като XML файлове. Payhawk автоматично генерира PDF визуализация за по-лесно четене и запазва оригиналния XML файл за одит и експорт.
Когато доставчиците издават хибридни PDF файлове с вграден XML файл – например Factur-X във Франция или ZUGFeRD в Германия – Payhawk използва оригиналния PDF файл и обработва вградения XML файл, без да генерира допълнителен файл за визуализация.
Извличане на данни от електронни фактури
Електронните фактури се проверяват автоматично спрямо правилата на EN 16931 и специфичната за съответната държава схема.
Друго важно предимство на електронните фактури е структурираният и стандартизираният им формат, който позволява на Payhawk да извлече информация със 100% точност. След като данните бъдат извлечени, полетата, попълнени автоматично от електронната фактура, се маркират със синя икона за лесно разпознаване.
Електронните фактури, получени чрез Peppol, KSeF или други поддържани мрежи, се присвояват автоматично към правилния потребител, ако Payhawk го разпознае като лицето за контакт на купувача, посочено във фактурата, или ако фактурата е съпоставена с отворена заявка за покупка.
Въпреки това ще можете да редактирате данните на разхода и да избирате текст директно от PDF файла – независимо дали е генерирана визуализация или оригиналният документ – точно както при всеки друг документ в Payhawk.
Спазване на работния процес за одобрение на електронни фактури
Работният процес за одобрение на разходи с електронни фактури в Payhawk функционира по абсолютно същия начин, както при обикновените документи. Независимо от типа на качения документ Payhawk следва определения от вас процес на одобрение. Основната разлика е намаляването на ръчните корекции благодарение на чистите структурирани данни.
Изпълнение на плащане на електронни фактури
След одобрение електронните фактури могат се платят директно през Payhawk. Това позволява на финансовите екипи да управляват целия процес по задълженията към доставчици на едно място – от получаването на структурираната електронна фактура до изпълнението на плащането и стартирането на равняването.
Експортиране на разход с електронна фактура
Експортирането работи по същия начин, както при другите разходи, но включва структурираните данни и изходните файлове:
За XML електронни фактури: Payhawk експортира оригиналния XML и PDF визуализацията.
За хибридни структурирани PDF файлове (Factur-X или ZUGFeRD): Payhawk експортира оригиналния PDF файл с вградения XML файл.
Това важи независимо дали експортирате към интегрирана ERP или счетоводна система или използвате стандартната функционалност за експорт.