Тази статия съдържа отговори на някои от най-често задаваните въпроси, свързани с пощенската кутия в Payhawk.
Мога ли да задам правила за препращане за пощенската кутия?
Ако редовно получавате фактури от даден доставчик, можете да създадете правила за препращане в пощенската си кутия, така че Payhawk да може автоматично да получава всички тези фактури. За повече информация вижте статиите за настройване на правила за препращане към пощенската кутия на Payhawk в Gmail и Outlook.
Какво да направя, ако документът за разход не е обработен успешно?
Ако документът за разход не е обработен успешно, можете да го обработите ръчно.
За да обработите ръчно чакащата заявка от пощенската кутия и документа за разход:
От уеб портала или мобилното приложение Payhawk отворете своята Входяща кутия.
Намерете заявката от пощенската кутия с документа, който трябва да обработите. Кликнете върху Прикачване към разход.
Изберете дружеството, от чието име е направен разходът. Кликнете върху + Добавяне като нов разход или го прикачете към съществуващ разход от списъка.
Изберете начина на плащане на разхода – например ако е платен със средства на служителя, маркирайте Възстановяване на разходи и кликнете върху Добавяне на [брой] разход.
В резултат документът се обработва и се появява в раздела Всички, където можете да намерите всички автоматично обработени документи.
Как да разбера дали има проблем с правилото ми за препращане?
За да установите проблем с препращането към пощенската кутия, изпратете два тестови имейла до пощенската кутия:
Имейл, изпратен директно от вашия имейл адрес invoices@yourcompany.com до пощенската кутия.
Имейл, изпратен от вашия имейл адрес invoices@yourcompany.com до пощенската кутия чрез текущото ви правило за препращане.
Ако само директният имейл е получен и създава разход в системата на Payhawk, проблемът е в автоматичното препращане. В този случай се свържете с вашия ИТ екип, за да провери конфигурациите на DKIM, SPF и пощенската кутия.
Как пощенската кутия обработва фактури от изпълнители, изпратени с няколко прикачени файла?
Когато препратите имейл с няколко прикачени файла към пощенската кутия, системата третира всеки прикачен файл като отделен документ и те не се обединяват автоматично в един файл.
Това не обърква непременно функцията за оптично разпознаване на символи (OCR), но може да доведе до разпокъсан работен процес и допълнителни ръчни усилия по време на проверката и одобрението.
За оптимална ефективност се препоръчва следното:
Използвайте единична фактура, в която изпълнителите добавят обобщен ред за всички разходи, вместо да изпращат отделни документи за всеки разход.
Обединете придружаващите документи в един PDF файл, който служи като подкрепяща документация за реда на разхода в основната фактура.