Тази статия съдържа отговори на някои от най-често задаваните въпроси, свързани с пощенската кутия в Payhawk.
Мога ли да задам правила за препращане за пощенската кутия?
Ако редовно получавате фактури от даден доставчик, можете да създадете правила за препращане в пощенската си кутия, така че Payhawk да може автоматично да получава всички тези фактури. За повече информация вижте статиите за настройване на правила за препращане към пощенската кутия на Payhawk в Gmail и Outlook.
Мога ли да препращам фактури от споделена пощенска кутия?
Да. Добавете адреса на споделената пощенска кутия, например invoices@yourcompany.com, като одобрен подател в настройките на пощенската кутия на Payhawk и след това настройте автоматично препращане от този адрес.
За повече информация вижте статиите за конфигуриране на пощенската кутия и за препращане на фактури към пощенската кутия от Gmail и Outlook.
Какво да направя, ако документът за разход не е обработен успешно?
Ако документът за разход не е обработен успешно, можете да го обработите ръчно.
За да обработите ръчно чакащата заявка от пощенската кутия и документа за разход:
В уеб портала на Payhawk отворете превключвателя на приложения горе вляво и отидете във Входяща кутия. В мобилното приложение Payhawk отворете своята Входяща кутия.
Намерете заявката от пощенската кутия с документа, който трябва да обработите. Кликнете върху Прикачване към съществуващ.
Изберете дружеството, от чието име е направен разходът. Кликнете върху + Добавяне като нов… или го прикачете към съществуващ разход от списъка.
Изберете начина на плащане на разхода – например ако е платен със средства на служителя, маркирайте Възстановяване на разходи и кликнете върху Добавяне.
В резултат документът се обработва и се появява в раздела Всички, където можете да намерите всички автоматично обработени документи.
Как да разбера дали има проблем с правилото ми за препращане?
За да установите проблем с препращането към пощенската кутия, изпратете два тестови имейла до пощенската кутия:
Имейл, изпратен директно от вашия имейл адрес invoices@yourcompany.com до пощенската кутия.
Имейл, изпратен от вашия имейл адрес invoices@yourcompany.com до пощенската кутия чрез текущото ви правило за препращане.
Ако само директният имейл е получен и създава разход в системата на Payhawk, проблемът е в автоматичното препращане. В този случай се свържете с вашия ИТ екип, за да провери конфигурациите на DKIM, SPF и пощенската кутия.
Как пощенската кутия обработва фактури от изпълнители, изпратени с няколко прикачени файла?
Когато препратите имейл с няколко прикачени файла към пощенската кутия, системата третира всеки прикачен файл като отделен документ и те не се обединяват автоматично в един файл.
Това не обърква непременно инструмента на Payhawk за извличане на данни, но може да доведе до разпокъсан работен процес и допълнителни ръчни усилия по време на проверката и одобрението.
За оптимална ефективност се препоръчва следното:
Използвайте единична фактура, в която изпълнителите добавят обобщен ред за всички разходи, вместо да изпращат отделни документи за всеки разход.
Обединете придружаващите документи в един PDF файл, който служи като подкрепяща документация за реда на разхода в основната фактура.