Добре дошли в Payhawk!
Радваме се, че сте с нас и се надяваме платформата да улесни работата ви!
Екипът по успех на клиентите на Payhawk е на разположение да ви насочва през целия процес. Можете да се свържете с тях чрез чата на живо всеки делничен ден от 08:00 до 18:00 ч. CET за проактивна поддръжка.
Ако търсите отговори на най-често задаваните въпроси, разгледайте ресурсите в помощния център на Payhawk.
Аудитория
Това ръководство е предназначено за служители, които плащат фирмени разходи, използват корпоративни карти Payhawk за фирмени разходи, качват разходи, както и подават и одобряват заявки за разходи на колеги.
Обобщение
Това ръководство за бърз старт ще ви преведе през основните стъпки за използване на Payhawk и ще ви помогне да започнете да работите през уеб портала и мобилното приложение Payhawk:
Стъпка 1 – Регистрация в Payhawk с покана по имейл от администратора ви
Стъпка 2 – Активиране на акаунт в мобилното приложение
Стъпка 3 – Активиране на корпоративна карта Payhawk
Стъпка 4 – Плащане с корпоративна карта Payhawk
Стъпка 5 – Качване на разходи чрез мобилното приложение
Стъпка 6 – Одобряване и отказване на заявки за разходи
Да започваме работа с Payhawk!
Стъпка 1 – Регистрация в Payhawk с покана по имейл
Най-разпространеният начин за регистрация на акаунт в Payhawk е чрез покана по имейл, изпратена от администратора ви на Payhawk:
Отидете на своята Входяща кутия и отворете основната папка.
Отворете имейла с поканата и кликнете върху бутона Регистрация. След това ще бъдете пренасочени към уеб портала на Payhawk.
Създайте парола за акаунта си в Payhawk и я въведете отново за потвърждение. Кликнете върху Създаване на акаунт.
Вижте изискванията за парола.
На следващия екран попълнете личното си име, фамилия и номер на мобилен телефон, включително кода на държавата, започващ с + (плюс). Кликнете върху Продължаване. В резултат ще получите SMS на посочения номер за потвърждение.
В диалоговия прозорец Потвърждаване на телефонния ви номер въведете кода от SMS и кликнете върху Потвърждаване на телефона.
За повече информация:
Стъпка 2 – Активиране на акаунт в мобилното приложение
Преди да започнете да използвате Payhawk, трябва да изтеглите мобилното приложение Payhawk и да активирате акаунта си в Payhawk от него.
Активирането на акаунта в Payhawk може да се извърши само от мобилното приложение Payhawk:
Отворете мобилното приложение Payhawk и въведете имейла, с който вече сте се регистрирали в Payhawk. Натиснете Напред.
Въведете паролата, която сте създали при регистрацията. Натиснете Влизане.
Ако вече имате присвоени карти Payhawk, на следващия екран ще трябва да създадете четирицифрен код за сигурност, който ще защити използването на виртуалните и физическите ви карти. Не споделяйте кода за сигурност с никого!
Автоматично ще бъдете пренасочени към следващия екран. Въведете отново кода за сигурност. След това можете да започнете да използвате Payhawk.
Кодът за сигурност може лесно да се промени от страницата на профила ви, като натиснете опцията Промяна на кода за сигурност.
За повече информация:
Стъпка 3 – Активиране на корпоративна карта Payhawk
Вече можете да активирате физическите и виртуалните си корпоративни карти Payhawk.
Виртуалните карти Payhawk са предназначени за онлайн плащания и могат да бъдат добавени към Google Pay и Apple Pay.
Физическите карти Payhawk са предназначени за онлайн плащания и плащания на ПОС терминал.
Активиране на виртуална карта
Виртуалните корпоративни карти Payhawk се доставят незабавно на мобилния телефон на картодържателя. Виртуалната ви карта се активира автоматично след издаването ѝ.
За достъп до виртуалната си карта Payhawk отворете мобилното приложение Payhawk и натиснете Карти в долния десен ъгъл.
Активиране на физическа карта
Честито, физическата ви карта Payhawk пристигна! Вече можете да я използвате за покупки в магазин, свързани с компанията, и по време на пътувания ви по целия свят.
Физическата ви карта Payhawk може да се активира само от мобилното приложение Payhawk:
Натиснете Карти от дясната страна.
Въведете кода за сигурност на мобилното приложение Payhawk.
Изберете картата, която искате да активирате.
Натиснете Активиране на картата – физическата ви карта Payhawk вече е готова за използване!
Физическите карти Payhawk се поръчват през уеб портала на Payhawk от администратора ви на Payhawk.
Всяка физическа карта е свързана с конкретен служител.
За повече информация:
Стъпка 4 – Плащане с корпоративна карта Payhawk
Вече можете да плащате с картите си Payhawk!
Плащане с виртуална карта Payhawk
Виртуалните карти се доставят незабавно на мобилния телефон на картодържателя. Виртуалната ви карта се активира автоматично след издаването ѝ. Тя е подходяща за плащане на всички онлайн разходи.
За достъп до данните на виртуалната си карта отворете мобилното приложение Payhawk и влезте в картата от Карти в долния десен ъгъл.
Плащане с физическа карта Payhawk
След като активирате физическата си карта Payhawk, можете да я използвате за покупки в магазин, свързани с компанията, и по време на пътуванията ви по целия свят!
Първото си плащане с физическата карта Payhawk можете да направите безконтактно, ако сумата е в рамките на безконтактния лимит, определен от търговеца. Ако сумата надвишава този лимит, трябва да поставите картата в ПОС терминала и да въведете своя ПИН код. Безконтактният лимит и изискването за въвеждане на ПИН код зависят от правилата на търговеца.
За достъп до ПИН кода:
Отворете мобилното приложение Payhawk и натиснете Карти.
Изберете картата и натиснете опцията Преглед на ПИН кода. ПИН кодът ще се покаже на екрана за пет секунди.
За повече информация:
Стъпка 5 – Качване на разходи чрез мобилното приложение
След като платите с корпоративната си карта Payhawk, можете да качите разходите си в мобилното приложение.
Типовете разходи, които можете да създавате в Payhawk, са следните:
Разход с карта. Това са разходите, платени с физическата или виртуалната ви карта Payhawk.
Плащане по фактура. Това са разходите, дължими или платени от компанията чрез банков превод.
Възстановяване на разходи. Това са разходите, платени с лични средства. Този тип разходи трябва да ви бъдат възстановени.
Разходи с парични средства на компанията. Това са фирмените разходи, платени в брой с пари, предоставени от компанията.
Пробег. Това са разходите за пътуване с лично превозно средство в командировка.
Дневни. Това са разходите, свързани с пътуване по командировка.
Качване на разходи с карта
При плащане с картата ви Payhawk, разходът се създава автоматично в Разходи.
След всяко плащане с карта ще получите известие на мобилния си телефон да подадете разходния документ.
Отворете мобилното приложение Payhawk.
Натиснете Разходи и изберете разхода. Камерата на телефона ви ще се отвори автоматично.
Снимайте разходния документ.
Ако сте получили фактурата или разходния документ по имейл, можете да качите изображението от галерията си или като файл от папката с файлове на устройството.
Payhawk автоматично коригира краищата на документа и прави снимката.
Въведете описание (бележка) на разхода и категорията му.
Ако някой от компанията вече е извършвал плащане към този доставчик, Payhawk ще предложи правилната категория.
Качване на фактури, възстановяване на разходи и парични средства на компанията
Можете да качите всеки разход, който предстои да платите или вече сте платили чрез банков превод, лични средства или такива на компанията, като следвате стъпките по-долу:
Отворете мобилното приложение Payhawk.
Натиснете иконата + (плюс) до изображението на профила ви.
Изберете типа на разхода, който качвате (Фактура или Възстановяване на разход).
Камерата на телефона ще се отвори и функцията за оптично разпознаване на символи (OCR) на Payhawk ще позволи на устройството автоматично да направи снимка на фактурата или разходния документ.
Въведете валутата и сумата.
Добавете бележка към разхода (например „Вечеря с клиент“).
Изберете категория на разхода, проект, пътуване или разходен център (ако се изискват).
Натиснете бутона ✔, за да финализирате процеса. В резултат заявката ви за разход се изпраща до съответните одобряващи.
Качване на разходи за пробег
Можете да създавате разходи за пробег в мобилното приложение Payhawk и да ги подавате до съответните одобряващи, като следвате стъпките по-долу:
Отворете мобилното приложение Payhawk.
Натиснете иконата + (плюс) до изображението на профила ви.
Изберете типа на разхода, който качвате (Пробег).
Въведете данните за пътуването си, включително информация за превозното средство и името и номера на улицата за начална и крайна точка.
Натиснете Добавяне на пробег.
Попълнете необходимите данни и натиснете Подаване. В резултат заявката за разход се подава автоматично до съответните одобряващи в компанията ви.
Качване на дневни
Можете да създавате разходи за дневни в мобилното приложение Payhawk и да ги подавате до съответните одобряващи, като следвате стъпките по-долу:
Отворете мобилното приложение Payhawk.
Натиснете иконата + (плюс) до изображението на профила ви.
Изберете типа на разхода, който качвате (Дневни).
Въведете необходимите данни за пътуването.
В полето Удръжки изберете включените в цената хранения, ако има такива.
Натиснете Създаване на дневни. В резултат заявката за разход се подава автоматично до съответните одобряващи в компанията ви.
Стъпка 6 – Одобряване и отказване на заявки за разходи
Ако участвате в работен процес за одобряване на разходи, можете да одобрявате или отказвате заявки за разходи.
Като одобряващ ще получавате заявките за разходи в своята Входяща кутия. Всички заявки, които трябва да проверите, се намират в раздел ЧАКАЩИ. След като ги одобрите или откажете, заявките се преместват в раздел ВСИЧКИ.
При отхвърляне и изтриване на заявки за разходи имайте предвид следното:
Когато отхвърлите и изтриете заявка за разход с карта, разходът не се изтрива, а причината за отказа се показва на счетоводителя.
Когато отхвърлите и изтриете заявка за друг тип разход, това ще изтрие и самия разход.
Одобряване на разходи в уеб портала на Payhawk
За да одобрявате заявки за разходи в уеб портала на Payhawk:
Отидете на своята Входяща кутия и изберете желаната заявка.
Проверете информацията за разхода и качения към него документ.
Ако искате да продължите с одобрението, кликнете върху Одобряване. В резултат назначените проверяващи могат да продължат с процеса на проверка.
Ако искате да върнете разхода на служителя, който го е подал, кликнете върху бутона Отказване. В отворилия се диалогов прозорец изберете опцията Връщане на служителя, посочете причината за решението си и кликнете върху Връщане.
Ако искате да отхвърлите заявки за разходи и да изтриете неплатени разходи, кликнете върху бутона Отказване. В отворилия се диалогов прозорец изберете Отхвърляне и изтриване, посочете причината за решението си и кликнете върху Отхвърляне и изтриване.
Одобряване на разходи в мобилното приложение Payhawk
За да одобрявате заявки за разходи в мобилното приложение Payhawk:
Отидете на своята Входяща кутия и изберете заявката, която искате да проверите.
Проверете информацията за разхода и качения към него документ.
Ако искате да продължите с одобрението, натиснете Одобряване. В резултат счетоводителите могат да продължат с процеса на проверка.
Ако искате да върнете разхода на служителя, който го е подал, натиснете бутона Отказване. В отворилия се диалогов прозорец изберете опцията Връщане на служителя, посочете причината за решението си и натиснете Връщане.
Ако искате да отхвърлите заявки за разходи и да изтриете неплатени разходи, натиснете Отхвърляне и изтриване. На следващия екран посочете причината за решението си и натиснете Отхвърляне.
За повече информация:
Видеоклип за въвеждане в работата
Стъпките, описани в това ръководство, са включени и в специалната библиотека на Payhawk в YouTube с видеоклипове за въвеждане в работата. Съдържанието е достъпно само на английски.