Можете да управлявате разходните документи и фактурите по различни начини директно в уеб портала на Payhawk, като използвате наличните опции за документи за разходи.
Качване на документи за нови разходи
При създаване на разход можете да качите един или няколко документа за разход във формат PDF, JPG и PNG по следните начини:
Чрез плъзгане и пускане.
Чрез качване от файловата ви система.
Чрез поставяне от клипборда.
Качване на няколко разходни документа или фактури към разход
За да качите допълнителен документ към разход:
В уеб портала на Payhawk отворете разхода.
От опциите за документи изберете Качване.
Изберете и прикачете файл от компютъра си.
Това ви позволява да добавите няколко разходни документа или фактури към един разход при необходимост.
Фунцията за ивличане на данни на Payhawk ще предложи данни на разхода въз основа на първия качен документ. За последващо качени документи Payhawk използва OCR, за да открие съдържанието на файла, и създава текстово поле за всеки елемент. За по-бърза обработка кликнете върху полето, след което върху желаното текстово поле, за да копирате стойността му.
Изтегляне на прикачени разходни документи и фактури
За да изтеглите документа за разход, показан в момента на екрана, изберете опцията Изтегляне на файла. Файлът се записва в папката Изтеглени файлове, освен ако не сте задали друго местоположение по подразбиране на устройството си.
Опцията Изтегляне на файла остава достъпна и след подаването на разхода.
Завъртане на прикачени разходни документи и фактури
За да завъртите документ за разход, изберете опцията Завъртане наляво или Завъртане надясно в зависимост от желаната посока.
Преместване на погрешно прикачен разходен документ или фактура към правилния разход
Ако даден документ е прикачен към грешен разход и трябва да го преместите към правилния, изберете опцията Преместване към друг разход. В отворилия се диалогов прозорец можете да изберете съществуващ разход, към който да прикачите документа, или директно да създадете нов.
Премахване и замяна на прикачени разходни документи и фактури
За да премахнете разходен документ или фактура, прикачени към разход:
В уеб портала на Payhawk изберете опцията Изтриване на файла.
В диалоговия прозорец за потвърждение поставете отметка в полето и кликнете върху Изтриване, за да потвърдите.
След като документът бъде премахнат, можете да прикачите нов, като изберете опцията Качване и изберете файл от компютъра си.
Изтегляне на изтрити разходни документи и фактури
Можете да възстановите разходни документи и фактури, изтрити след 07.10.2025 г.
За да изтеглите изтрит документ за разход:
В уеб портала на Payhawk отидете на Разходи.
Изберете желания разход, като кликнете върху него.
В раздела Активност на разхода изберете падащата опция Промени в разхода.
Навигирайте до дневника на активността с изтрития документ за разход.
Кликнете върху синия бутон, за да изтеглите документа.
Ако самият разход е изтрит, например при дублирани картови транзакции, Счетоводители и Администратори на Payhawk могат да го отворят от изгледа „Изтрити разходи“ в приложението „Разходи“ и да изтеглят прикачените към него документи от раздела „Активност“. За повече подробности вижте статията за изтриване и преглед на изтрити разходи.
Преглед на няколко разходни документа или фактури, прикачени към разход
Ако към даден разход са прикачени два или повече документа, можете да прегледате всеки файл поотделно, като кликнете върху стрелките нагоре и надолу, намиращи се под прегледа на документа за разход.
Включване и изключване на компютърното зрение
Инструментът за оптично разпознаване на символи (OCR) на Payhawk е система за разпознаване на данни с изкуствен интелект, която чете информация от документи, качени в платформата. Той автоматично извлича и попълва основни данни на разходи в съответните полета, като Дата на документ, Номер на документ и Доставчик наред с други.
Функцията за компютърно зрение визуално маркира полетата, сканирани от OCR. За да я включите или изключите, кликнете върху опцията Компютърно зрение, намираща се под документа за разход.
Изключването на функцията за компютърно зрение не деактивира самата автоматизация с OCR. То само скрива маркираните от OCR текстови полета, така че да можете да прегледате съдържанието на документа без наслагвания.
Увеличаване и намаляване на разходни документи и фактури
За да увеличите или намалите мащаба на документ за разход, кликнете върху иконите + (плюс) или – (минус), намиращи се под прегледа на документа.
Ръчно свързване на несъпоставени фактури към разходи
Фактурите, изпратени до пощенската кутия на Payhawk, се съпоставят автоматично към съответните разходи.
Ако системата не намери съвпадение, трябва ръчно да свържете документа към разхода по следния начин:
Проверете Входящата си кутия на Payhawk за несъпоставени фактури.
Съпоставете ръчно фактурата със съответния разход в системата.
Потвърдете, че фактурата е правилно свързана към записа на разхода.
