Заявките са от съществено значение за осигуряването на прозрачен и организиран процес на снабдяване, тъй като позволяват на компаниите да проследяват и контролират разходите ефективно. Те предоставят ясен запис на заявените стоки или услуги и улесняват комуникацията между купувачи и доставчици.
За подробна информация относно жизнения цикъл на заявките в Payhawk, включително етапи, налични действия, роли и отговорности, вижте общия преглед на заявките за счетоводители.
Конфигуриране на настройките на заявки
В Payhawk можете да конфигурирате различни настройки за заявките и поръчките за покупка (ако са активирани за компанията ви).
Типове заявки
Типовете заявки се определят в Настройки > Типове заявки. Можете да конфигурирате конкретни типове заявки, които служителите да използват при подаване на заявки, например Софтуер. Всеки тип заявка включва набор от полета по подразбиране, като можете също да определите персонализирани полета за събиране на конкретна информация, свързана с този тип. Освен това можете да свържете съществуващи персонализирани полета от Библиотеката с полета, за да адаптирате допълнително заявката според нуждите на компанията.
Поръчки за покупка
Поръчките за покупка, ако са активирани за акаунта в Payhawk на компанията ви, се определят в Настройки > Типове заявки > Поръчки за покупка. Можете да конфигурирате данните на поръчките за покупка, като права на служителите за подаване, номерация на заявките за покупка, лого на компанията и централен имейл за фактуриране.
Приемно-предавателен протокол
Приемно-предавателните протоколи се определят в Настройки > Типове заявки > [Тип заявка] > Работен процес > стъпка Получаване. Можете да конфигурирате категориите разходи за заявките или поръчките за покупка, за които ще се изисква приемно-предавателен протокол, което ще задейства трипосочно засичане за тези категории.
Правила за несъответствия
Правилата за несъответствия се определят в Настройки > Типове заявки > [Тип заявка] > Работен процес > стъпка Плащане. Можете да конфигурирате правила, които да се прилагат например при несъответствие между заявените и получените количества.
Двупосочно и трипосочно засичане
Когато фактурата от доставчика и приемно-предавателният протокол (ако има такъв) бъдат получени, системата на Payhawk извършва кръстосана проверка на документите за несъответствия.
Полезни ресурси