Когато служител напусне организацията ви или премине в друг отдел в рамките на същото дружество, можете да присвоите повторно физическата или виртуалната му карта на друг служител, вместо да я закривате.
Това гарантира, че активните абонаменти, регулярните плащания на доставчици и разходите за реклама продължават без прекъсване – без да е необходимо да закривате старата карта, да издавате нова и ръчно да актуализирате всеки портал на доставчик. По този начин избягвате прекъсвания на услугите и ръчното влизане и актуализиране в различни портали.
Можете да присвоявате повторно физически и виртуални карти, ако картата има активен абонамент или поне две транзакции към един и същ онлайн търговец.
Не можете да присвоявате повторно свързани карти или карти за еднократна употреба.
Можете да присвоите повторно картата на всеки активен служител, чиято роля му позволява да бъде картодържател, включително служители с персонализирана роля.
Повторно присвояване на карти на служители
За да присвоите повторно карта на служител на ниво дружество:
В уеб портала на Payhawk отидете на Карти.
Изберете желаната карта, като кликнете върху нея.
Кликнете върху менюто с трите точки и изберете опцията Повторно присвояване на карта.
Ако картата е допустима за повторно присвояване, в отворилия се изскачащ диалогов прозорец:
От падащите списъци изберете потребителя, на когото ще бъде повторно присвоена картата, и причината за това.
В секция Абонаменти са показани търговците, при които картата се използва за плащане на абонаменти.
В секция Други регулярни плащания са показани онлайн търговци, при които преди това са извършени поне две плащания, което предполага, че може да са абонаменти.
Имайте предвид, че всички допустими търговци са избрани по подразбиране. Можете да премахнете отметката от търговци, при които не искате тази карта да се използва след повторното присвояване. По-късно можете да активирате отново търговци от този списък от настройките Разширени функции за контрол на картата.
Поставете отметка в квадратчето, за да потвърдите, че разбирате, че тази операция не може да бъде отменена.
Кликнете върху Повторно присвояване. В резултат новият картодържател ще бъде уведомен по имейл и чрез насочено известие в мобилното приложение Payhawk.
Повторно присвояване на карти на премахнати служители след синхронизация с HR система
Ако служител бъде деактивиран чрез интеграция с HR система, картите му автоматично се блокират. Ще получите имейл известие, което гласи, че служителят е деактивиран, и в което са показани и картите, които трябва да бъдат повторно присвоени или закрити, когато повторното присвояване не е разрешено.
След това можете да управлявате тези карти чрез чакащата задача Повторно присвояване или закриване на карти в таблото.
След като кликнете върху чакащата задача, ще бъдете пренасочени към приложението Карти с всички карти, които трябва да бъдат присвоени повторно или закрити. Можете да управлявате картите една по една.
Повторно присвояване на карти при ръчно премахване на служители
За повторно присвояване на карти при ръчно премахване на служител на ниво дружество вижте статията Покана и изтриване на служители.
За повторно присвояване на карти при ръчно премахване на служител на ниво група вижте статията Управление на служители на ниво група.
Повторно присвоени карти
След повторното присвояване картата се появява в списъка с карти на новия притежател.
Имайте предвид, че след повторното присвояване на картата:
Картата се разкача от всяка съществуваща политика за разходи. При необходимост Администраторите на Payhawk могат да проверят и коригират функциите за контрол на разходите след повторното присвояване.
Токените за дигитален портфейл на предишния картодържател се премахват.
Онлайн плащанията се активират.
Тегленията от банкомат се деактивират.
Картата се заключва за търговците, избрани по време на повторното присвояване, което означава, че транзакциите към други търговци ще бъдат отказани.
Повторно присвоените карти не могат да се добавят към дигитални портфейли като Apple Pay и Google Wallet.
Бележки за повторно присвоените карти
Ако картата на предишния притежател е била компрометирана или с нея е извършена измамна транзакция, вместо да присвоявате повторно картата, закрийте я и издайте нова на новия притежател.
Препоръчително е физическата карта да бъде унищожена след повторното присвояване, тъй като не може да се използва за плащания на ПОС терминал.
След повторното присвояване на картата Payhawk приписва всички бъдещи транзакции на новия притежател.
Историческите транзакции преди повторното присвояване остават свързани с първоначалния притежател за целите на одита. Пълна одитна следа е налична в дневника на активността на картата, включително кой е инициирал повторното присвояване, кога е извършено и кои регулярни плащания са прехвърлени.
Първоначалният притежател на картата вече не може да я вижда или използва. Всички неподадени разходи по повторно присвоената карта трябва да се обработят, преди да премахнете предишния притежател.
Всички отворени регулярни заявки, свързани с повторно присвоената карта, ще се прехвърлят автоматично на новия притежател, за да не се прекъсват одобрените допълвания на картата.
Полезни ресурси