Когато имате активна връзка с HR система, данните на служителите ви се изпращат автоматично към Payhawk, като така се намаляват ръчните дейности при въвеждане в работата и напускане на служители и се поддържа съгласуваността на основните данни в двете системи.
Презаписване на данни за служители
Ако са налични в HR системата ви, следните данни за служителите ще бъдат презаписани в Payhawk:
Имена и фамилии.
Телефонни номера – Ако телефонният номер е бил променен, при следващото влизане в Payhawk служителят ще бъде подканен да потвърди новия номер.
Този механизъм се прилага и при последващо синхронизиране на данни.
От съображения за сигурност имейл адресите, променени в HR системата, не се презаписват автоматично в Payhawk. Администраторите на Payhawk ще бъдат известени за несъответствието и ще могат да предприемат съответните действия.
Добавяне на служители
Освен ако не сте персонализирали настройките си, след свързването на Payhawk с HR системата ви всички служители от всички ваши дружества ще бъдат автоматично добавени в Payhawk и ще получат покана по имейл от нея.
По време на първоначалното синхронизиране на данни съществуващите потребители на Payhawk ще бъдат съпоставени със служителите от HR системата въз основа на техните имейл адреси. Ако системата не намери съответстващ потребител на Payhawk за даден имейл адрес, тя автоматично ще създаде нов потребител и ще му изпрати покана за влизане.
За компании, използващи функцията за управление на група от дружества (MEM), Администраторите на Payhawk могат да контролират кои потребители получават покана за всяко дружество в Payhawk, като конфигурират връзката на ниво управление на група от дружества (MEM).
Ограничаване на синхронизирането на служители
Можете да ограничите синхронизирането с Payhawk на служители от HR системата си при установяване на връзката между двете системи. За целта трябва да конфигурирате желаните идентификационни данни за достъп в HR системата си така, че те да не се използват от Payhawk за синхронизиране.
Тъй като настройките за ограничаване са различни за всяка HR система, вижте документацията и ресурсите на Merge:
Use cases (Случаи на употреба) > Auto-provisioning (Автоматична актуализация)
Merge API on GitHub (Merge API в GitHub)
HR, Payroll, and Directory (HR, заплати и директория)
Премахване на служители
При първоначалното синхронизиране на данни потребителите на Payhawk, чиито имейл адреси не съществуват в HR системата, ще се считат за външни потребители и ще бъдат отчетени пред Администраторите на Payhawk като несъпоставени. Ако те не трябва да имат достъп до системата, можете да ги премахнете ръчно.
Когато деактивирате служител в HR системата си, картите му се блокират автоматично в Payhawk. Ще получите имейл известие, че служителят е деактивиран, в което ще са посочени и картите, които трябва да бъдат присвоени повторно или закрити, когато повторното присвояване не е разрешено.
След това можете да управлявате тези карти чрез чакащата задача Повторно присвояване или закриване на карти в таблото.
След като кликнете върху чакащата задача, ще бъдете пренасочени към приложението Карти с всички карти, които трябва да бъдат присвоени повторно или закрити. Можете да управлявате картите една по една.
При последващи синхронизирания на данни премахването на служители от HR системата ще доведе до премахване на потребителите от акаунта в Payhawk, с който са свързани, и замразяване на картите им за този акаунт.
За да се гарантира правилното премахване на служителите от системата на Payhawk, актуализирайте статуса им на „уволнен“ или „деактивиран“ в HR системата си. Payhawk автоматично ще премахне потребителя при следващото синхронизиране. Изтриването на служителя без актуализиране на статуса му няма да го премахне от Payhawk.
Честота на синхронизиране и отчети
След първоначалното синхронизиране на HR данни Payhawk автоматично ще задейства ежедневни синхронизирания на всеки 24 часа.
След всяко синхронизиране на HR данни Администраторите на Payhawk ще получават:
Имейл с обобщение на новите служители, добавени в Payhawk.
Имейл за всеки деактивиран потребител на Payhawk със съответните подробности – например картите му.
Полезни ресурси