Leitfaden für Mitarbeitende zur Nutzung des Financial Controller AI Agent in MS Teams

Wenn ein Payhawk Administrator in Ihrem Unternehmen Ihr Payhawk-Konto mit MS Teams verknüpft hat, finden Sie die Payhawk-App „Financial Controller AI Agent“ in Ihrer MS Teams-Workspace unter Apps.

Der Financial Controller AI Agent ermöglicht es Angestellten, direkt innerhalb von MS Teams mit Payhawk zu interagieren und Ausgaben einzureichen, zu bewerten und zu genehmigen, ohne ihren Workflow zu verlassen.

Anwendungsfälle

Je nach den Aufgaben, die Sie ausführen müssen, und Ihren Berechtigungen können Sie den Financial Controller AI Agent in verschiedenen gängigen Szenarien der Spesenabrechnung einsetzen.

Die unten aufgeführten Vorschläge und Fragen sind Beispiele, die veranschaulichen sollen, wie Sie mit dem KI-Agenten in MS Teams interagieren können. Es steht Ihnen frei, mit dem KI-Agenten in Ihren eigenen Worten und Ihrem eigenen Stil zu chatten.

Wenn Sie den Financial Controller AI-Agent zum ersten Mal in MS Teams öffnen, müssen Sie Ihr Payhawk-Konto bei MS Teams authentifizieren.

Sobald dieser Schritt abgeschlossen ist, müssen Sie sich nicht erneut authentifizieren, es sei denn, Sie trennen die Integration manuell.

Schritt (Was Sie tun müssen)	Ergebnis (Was der KI-Agent tut)
Öffnen Sie den Financial Controller AI Agent in MS Teams. Senden Sie eine einfache Nachricht wie beispielsweise „Hallo“.	Der KI-Agent erfasst, wenn Ihr Payhawk-Konto noch nicht verknüpft ist, und zeigt die Schaltfläche Anmelden an.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Anmelden.	Ein neues Browserfenster wird zur Authentifizierung geöffnet.
Melden Sie sich im Browserfenster mit Ihren Payhawk-Anmeldedaten an.	Der KI-Agent verifiziert Ihre Anmeldung und verbindet Ihr Konto.
Klicken Sie auf dem erscheinenden Bestätigungsbildschirm auf Erledigt.	Sie sehen eine Bestätigungsmeldung, die anzeigt, dass Ihr Payhawk-Konto jetzt verbunden ist.
Gehen Sie zurück zur MS Teams-App.	Sie können jetzt direkt in MS Teams weiter mit dem KI-Agenten chatten und Aktionen durchführen.

Spesenabrechnung per Konversation

Wenn Ihr Konto verbunden ist, können Sie direkt mit dem KI-Agenten chatten, um Ausgaben anzuzeigen und einzureichen.

Schritt (Was Sie tun müssen)	Ergebnis (Was der KI-Agent tut)
Gehen Sie zu MS Teams und öffnen Sie Ihren Chat mit dem Financial Controller AI Agent.	Der Chat öffnet sich und Sie können mit dem KI-Agenten interagieren.
Geben Sie „Habe ich ausstehende Ausgaben?“ ein	Der KI-Agent antwortet mit einer Liste Ihrer ausstehenden Ausgaben, zum Beispiel: „Delta Airlines, Netflix, Costa Coffee“.
Wählen Sie eine Ausgabe aus, indem Sie antworten: „Ich möchte die Ausgabe von Netflix einreichen.“	Der KI-Agent schlägt relevante Werte für fehlende Daten in den Ausgabenfeldern vor, zum Beispiel: „Kategorie: Abonnements, Vermerk: Netflix-Abonnement“.
Bestätigen Sie durch die Antwort „Ja, bitte.“	Der KI-Agent aktualisiert die Ausgabe, reicht sie ein und bestätigt anschließend im Chat, dass die Aktion abgeschlossen ist.

Einreichen von Ausgaben durch Hochladen eines Dokuments

Sie können Ausgaben auch einreichen, indem Sie ein Bild des Belegs oder der Rechnung hochladen.

Schritt (Was Sie tun müssen)	Ergebnis (Was der KI-Agent tut)
Laden Sie Ihren Ausgabenbeleg (Belege oder Rechnungen) herunter oder öffnen Sie ihn. Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in den Chat oder klicken Sie in MS Teams auf das Symbol Datei anhängen.	Der KI-Agent bestätigt, dass er das Dokument erhalten hat und es gerade bearbeitet.
Bitte warten Sie, während der KI-Agent die Ausgabendaten mithilfe der OCR-Funktion von Payhawk extrahiert.	Nach erfolgter Bearbeitung wird die Spesenabrechnung vom KI-Agenten bestätigt und es werden die wichtigsten Details angezeigt, zum Beispiel „Kategorie: Verpflegung, Betrag 45,00 €“.

Empfang intelligenter Erinnerungen für anstehende Ausgaben und Aktionen

Der Financial Controller AI Agent erinnert Sie proaktiv an anstehende Ausgaben und Aktionen.

Schritt (Was Sie tun müssen)	Ergebnis (Was der KI-Agent tut)
Wenn eine Erinnerung automatisch ausgelöst wird, erhalten Sie eine Nachricht vom KI-Agenten in MS Teams.	Der KI-Agent sendet die Nachricht: „Sie haben eine neue Ausgabe, die eingereicht werden muss!“
Antworten Sie dem KI-Agenten direkt mit den fehlenden Informationen, zum Beispiel: „Kategorie: Schulungen und Team-Ereignisse; Vermerk: Teambuilding-Kosten.“	Der KI-Agent aktualisiert die Spesenabrechnung und bestätigt die erfolgreiche Übermittlung direkt im Chat.

Genehmigung von Ausgaben in MS Teams

Wenn Sie in einen Genehmigungs-Workflow für Ausgaben eingebunden sind, können Sie Ausgaben direkt in MS Teams über den Financial Controller AI Agent genehmigen, ohne zum Payhawk-Webportal wechseln zu müssen.

Schritt (Was Sie tun müssen)	Ergebnis (Was der KI-Agent tut)
Geben Sie „Habe ich Ausgaben, die genehmigt werden müssen?“ ein	Der KI-Agent gibt alle ausstehenden Genehmigungen mit Details an, zum Beispiel „Uber, 33,49 EUR“.
Antworten Sie: „Genehmigen.“	Der KI-Agent bestätigt Ihre Genehmigung mit einer Erfolgsmeldung, zum Beispiel: „Die Uber-Ausgabe in Höhe von 33,49 EUR wurde erfolgreich genehmigt.“

Aktualisierung der Spracheinstellungen für MS Teams-Benachrichtigungen

Sie können die Sprache der intelligenten Erinnerungen, die Sie in MS Teams erhalten, in Ihren Profileinstellungen ändern.

Die Änderung gilt nur für neue Nachrichten; zuvor versendete intelligente Erinnerungen bleiben in der ursprünglichen Sprache erhalten.