In diesem Artikel finden Sie Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) im Zusammenhang mit der Verwaltung mehrerer Unternehmen in Payhawk.
Kann ich Dokumente automatisch von einer zentralen Unternehmens-E-Mail-Adresse an die Mailbox weiterleiten?
Wenn Sie in Payhawk als Gruppenadministrator fungieren, können Sie Dokumente (Rechnungen) von einer zentralen Unternehmens-E-Mail-Adresse (z. B. invoices@yourcompany.com) an die Mailbox weiterleiten, indem Sie die Konfigurationsanweisungen befolgen.
Sobald die E-Mail in der Mailbox eingegangen ist, ermittelt das Payhawk-System das Unternehmen, auf das sich die Rechnung bezieht, indem es den Firmennamen und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aus dem Zahlungsbeleg ausliest.
Wenn die Ausgabe beglichen wurde, fügt das System die Rechnung automatisch der beglichenen Ausgabe in der entsprechenden Entität hinzu.
Sofern die Ausgabe noch nicht beglichen wurde, versucht das System automatisch, die Ausgabe auf der Grundlage der Rechnung in der jeweiligen Entität anzulegen.
Sollte der Abgleichversuch fehlschlagen, benachrichtigt Payhawk den über die zentrale E-Mail-Adresse registrierten Benutzer über dessen Payhawk-Posteingang und fordert ihn auf, das Unternehmen auszuwählen, unter dem die Ausgabe erfasst werden soll.
Wie leitet Payhawk Mailbox-Dokumente für Ausgaben in mehreren Entitäten der Gruppe weiter?
Wenn Sie Belege für bezahlte oder unbezahlte Ausgaben, die verschiedene Entitäten innerhalb der Gruppe betreffen, an die Mailbox weiterleiten, führt Payhawk folgende Prüfungen durch:
Um das Dokument dem richtigen Unternehmen zuzuordnen, prüft das System den Firmennamen und die Umsatzsteuernummer.
Um das Dokument der richtigen Ausgabe zuzuordnen, prüft das System den Gesamtbetrag in der Währung des Unternehmens und den Lieferantennamens.
Wenn ein Gruppen-Workflow eine Genehmigung auslöst, wird dann die Konsolidierungswährung der Gruppe oder die Währung der einzelnen Einheiten verwendet?
Ein Gruppen-Workflow verwendet immer den vordefinierten Betrag in der Gruppe und wendet die lokale Währung jeder Einheit an.
Zum Beispiel: Wenn die Genehmigungsschwelle auf 50 festgelegt ist, wird die Genehmigung bei 50 GBP für eine britische Einheit, 50 USD für eine US-amerikanische Einheit und 50 EUR für eine griechische Einheit ausgelöst.
Kann ich Geldmittel zu mehreren Einheiten hinzufügen und sie entsprechend verteilen lassen?
Nein, es ist nicht möglich, Geldmittel in einer einzigen Transaktion für mehrere Entitäten einzuzahlen. Die Geldmittel müssen für jede Einrichtung separat über eine der folgenden Methoden eingezahlt werden:
Überweisen Sie den Betrag manuell vom Bankkonto Ihres Unternehmens an die einzelnen Entitäten.
Laden Sie Geldbeträge direkt von einem verknüpften Bankkonto in Payhawk auf.
Können HRIS-Daten (PXD) für mehrere Entitäten gleichzeitig hochgeladen werden, oder müssen sie pro Entität aufgeteilt werden?
Mit der Funktion zum Massen-Upload können Sie alle Benutzer gleichzeitig importieren. Eine Spalte im Upload gibt an, zu welcher Entität jeder Benutzer gehört. Bei direkter Verwendung der API muss jeder Benutzer zu jeder Entität eingeladen werden, zu der er gehört. Benutzer können mehreren Entitäten angehören.
Was geschieht mit den Benutzer- und Kartendaten sowie dem Verlauf, wenn ein Benutzer von einer Entität in eine andere verschoben werden muss?
Jeder Benutzer verfügt über spezifische Zahlungsdetails für jede Entität, wodurch unterschiedliche Währungen und Konfigurationen pro Entität möglich sind. Sollte eine Migration erforderlich sein, stellen Sie bitte sicher, dass die Daten für den Benutzer in der neuen Entität ordnungsgemäß eingerichtet sind und die spezifischen Regeln der Entität eingehalten werden.
Kann Payhawk eine komplexe Organisationsstruktur unterstützen, zum Beispiel ein sechsstufiges Organigramm?
Ja. Das Payhawk Teams-Modul unterstützt Über- und Unterordnungen und kann mehrstufige Strukturen ohne Einschränkungen abbilden.
Kann ich Daten zwischen Entitäten teilen und welche Einschränkungen gibt es?
Stammdaten wie Ausgabenfelder, Kategorien, Kostenstellen und Workflows können zwischen Entitäten genutzt werden.
Finanzdaten wie Ausgaben, Transaktionen und Karten werden nicht weitergegeben. Bei der erstmaligen Verbindung von Entitäten können Stammdaten von einer Entität auf Gruppenebene kopiert werden. Um die Einrichtung zu vereinfachen, empfiehlt es sich, von Anfang an mit mehreren Entitäten zu beginnen.
Gibt es Workflows, die ich zentral für alle Entitäten verwalten kann?
Ja. Workflows können zwischen Entitäten geteilt werden, was eine zentralisierte Verwaltung und Konsistenz ermöglicht.
Welche Einschränkungen sollte ich beachten, wenn ich von einer zu mehreren Entitäten wechsle?
Stammdaten können gemeinsam genutzt werden, Finanzdaten bleiben jedoch für jede Entität unternehmensspezifisch. Einige Konfigurationen, wie beispielsweise Ausgabenfelder oder Workflows, müssen auf Konzernebene verwaltet werden, um ein einheitliches Verhalten zu gewährleisten. Wenn Ihre Konfiguration MEM (Multi-Entity Management) verwendet, müssen Sie die MEM-Endpunkte verwenden, die unternehmensspezifische Daten direkt verarbeiten