Europa está entrando en su mayor cambio normativo desde el RGPD, con todos los países avanzando hacia facturas electrónicas estructuradas y legibles por máquina en lugar de PDF.
La normativa de facturación electrónica EN 16931 define el estándar semántico y sintáctico detrás de los formatos XML y permite la automatización, la precisión y la preparación para los próximos marcos nacionales.
Para adaptarse, las empresas necesitan una tecnología que simplifique las operaciones, garantice la calidad de los datos y prepare a los equipos financieros para un panorama fragmentado de formatos y plazos.
Payhawk se asocia con Invopop (un proveedor AP certificado por Peppol), una pasarela de facturación electrónica multinivel. Invopop es un proveedor AP para muchos países dentro y fuera de Europa, incluidos Peppol BIS 3.0, Factur-X, XRechnung, Facturae y otros esquemas nacionales recogidos en la lista completa de cobertura de Invopop.
Esto permite a Payhawk recibir, validar, aprobar, pagar y exportar facturas electrónicas estructuradas en distintos países europeos, independientemente de la infraestructura subyacente de cada uno.
A continuación, se muestra un ejemplo de una factura electrónica XML en formato xRechnung:
¿Cómo gestiona Payhawk las facturas electrónicas?
Actualmente, Payhawk admite el procesamiento de varios formatos y versiones de facturas electrónicas gracias a la cobertura de Invopop, incluidos ZUGFeRD y XRechnung (Alemania), Peppol BIS 3.0 (UBL), Factur-X (Francia) y las variantes UBL y CII.
Las facturas electrónicas estructuradas entrantes se enrutan mediante identificadores, como el ID de participante de Peppol, el NIF de IVA o el SIRET, según el país.
Ciclo de vida de la factura electrónica en Payhawk
El procesamiento de las facturas electrónicas estructuradas en Payhawk pasa por las siguientes fases:
Aunque los pasos parecen similares a los de la gestión de PDF, el flujo subyacente es fundamentalmente diferente, ya que las facturas XML se someten a una validación determinista, aplican reglas específicas de cada país y garantizan datos estructurados de alta calidad para la aprobación, el pago y la conciliación.
Recepción de facturas electrónicas
Cuando los proveedores envían facturas electrónicas estructuradas a través de la red de su país, por ejemplo, Peppol o PDP/PPF, los documentos se entregan a Payhawk siguiendo esta cadena de pasos:
Proveedor
Punto de acceso del proveedor
Red, por ejemplo Peppol o PDP/PPF
Invopop
Payhawk
Una vez que la factura llega a Payhawk, el sistema identificará si ya se ha pagado con tarjeta; en ese caso, se añadirá como documento a la transacción de tarjeta correspondiente. Si está pendiente de pago, se creará como una nueva Factura y será visible en la pestaña Enviar.
La mayoría de las facturas electrónicas estructuradas llegan en formato XML. Payhawk genera automáticamente una vista previa en PDF para facilitar la lectura y conserva el XML original para auditoría y exportación.
Cuando los proveedores emiten PDF híbridos que contienen XML incrustado, como Factur-X en Francia o ZUGFeRD en Alemania, Payhawk utiliza el PDF original y procesa el XML incrustado sin generar un archivo de vista previa adicional.
Extracción de datos de facturas electrónicas
Las facturas electrónicas se verifican automáticamente conforme a las reglas EN 16931 y el esquema específico de cada país.
Otra ventaja clave de las facturas electrónicas es su formato estructurado y estandarizado, que permite a Payhawk extraer la información con una precisión del 100 %. Una vez extraídos los datos, los campos rellenados automáticamente a partir de la factura electrónica aparecerán marcados con un icono azul para que puedas identificarlos fácilmente.
Podrás seguir editando los detalles del gasto y seleccionar texto directamente del PDF, ya sea una vista previa generada o el documento original, igual que con cualquier otro documento en Payhawk.
Seguimiento del flujo de aprobación para facturas electrónicas
El flujo de aprobación para gastos con facturas electrónicas en Payhawk funciona exactamente igual que para los documentos habituales. Independientemente del tipo de documento cargado, Payhawk seguirá el proceso de aprobación que hayas definido. La principal diferencia es que se reducen las correcciones manuales gracias a los datos estructurados y precisos.
Ejecución de pagos para facturas electrónicas
Una vez aprobadas, las facturas electrónicas se pueden pagar directamente desde Payhawk. Esto permite que los equipos financieros gestionen todo el proceso de Cuentas por Pagar (AP) en un único sistema: desde la recepción de la factura electrónica estructurada hasta la ejecución del pago y el inicio de la conciliación.
Exportar un gasto con una factura electrónica
La exportación funciona igual que para otros gastos, pero incluye los datos estructurados y los archivos de origen:
Para las facturas electrónicas en XML: Payhawk exporta tanto el XML original como la vista previa en PDF.
Para los PDF híbridos estructurados (Factur-X o ZUGFeRD): Payhawk exporta el PDF original que contiene el XML incrustado.
Esto se aplica tanto si exportas a un ERP integrado o a un sistema contable como si utilizas la función de exportación estándar.