Guía para empleados sobre cómo usar el Agente de IA de Control Financiero en MS Teams

Si un administrador de Payhawk de tu empresa ha conectado tu cuenta de Payhawk a MS Teams, verás la aplicación Agente de IA de Control Financiero de Payhawk en tu espacio de trabajo de MS Teams en Aplicaciones.

El Agente de IA de Control Financiero permite a los empleados interactuar directamente con Payhawk desde MS Teams, enviar, revisar y aprobar gastos sin salir de su flujo de trabajo.

Casos de uso

En función de las tareas que necesites completar y de tus permisos, puedes usar el Agente de IA de Control Financiero en varios escenarios habituales de gestión de gastos.

Las indicaciones y preguntas sugeridas a continuación son ejemplos pensados para mostrarte cómo puedes interactuar con el Agente de IA en MS Teams. Puedes comunicarte con el Agente de IA usando tus propias palabras y estilo.

Cuando abras por primera vez el Agente de IA de Control Financiero en MS Teams, tendrás que autenticar tu cuenta de Payhawk con MS Teams.

Una vez completado este paso, no tendrás que volver a autenticarte, salvo que desconectes manualmente la integración.

Paso (qué debes hacer)	Resultado (qué hace el Agente de IA)
Abre el Agente de IA de Control Financiero en MS Teams. Envía un mensaje sencillo, como "Hola".	El Agente de IA detecta que tu cuenta de Payhawk todavía no está vinculada y muestra el botón Iniciar sesión.
Haz clic en el botón Iniciar sesión.	Se abre una nueva ventana del navegador para realizar la autenticación.
En la ventana del navegador, inicia sesión con tus credenciales de Payhawk.	El Agente de IA verifica tu inicio de sesión y conecta tu cuenta.
En la pantalla de confirmación que aparece, haz clic en Listo.	Verás un mensaje de confirmación indicando que tu cuenta de Payhawk ya está conectada.
Vuelve a la aplicación MS Teams.	Ahora puedes seguir chateando y realizando acciones con el Agente de IA directamente desde MS Teams.

Envío de gastos mediante conversación

Una vez conectada tu cuenta, puedes chatear directamente con el Agente de IA para ver y enviar gastos.

Paso (qué debes hacer)	Resultado (qué hace el Agente de IA)
Ve a MS Teams y abre tu chat con el Agente de IA de Control Financiero.	El chat se abre y queda listo para que puedas interactuar con el Agente de IA.
Escribe "¿Tengo gastos pendientes?"	El Agente de IA responde con una lista de tus gastos pendientes, por ejemplo, "Delta Airlines, Netflix y Costa Coffee".
Selecciona un gasto respondiendo: "Quiero enviar el gasto de Netflix".	El Agente de IA sugiere valores relacionados para los campos de datos del gasto que faltan, por ejemplo, "Categoría: Suscripciones; Nota: Suscripción de Netflix".
Confirma respondiendo: "Sí, adelante".	El Agente de IA actualiza y envía el gasto y, a continuación, confirma en el chat que la acción se ha completado.

Envío de gastos subiendo un documento

También puedes enviar gastos subiendo una imagen del recibo o de la factura.

Paso (qué debes hacer)	Resultado (qué hace el Agente de IA)
Descarga o abre el archivo del documento del gasto (recibo o factura). Arrastra y suelta el archivo en el chat o haz clic en el icono Adjuntar archivo de MS Teams.	El Agente de IA confirma que ha recibido el documento y que lo está procesando.
Espera mientras el Agente de IA extrae los datos del gasto mediante el OCR de Payhawk.	Una vez completado el proceso, el Agente de IA confirma el envío del gasto y muestra los datos clave, por ejemplo: "Categoría: Comidas; Importe: 45,00 €".

Recepción de recordatorios inteligentes sobre gastos y acciones pendientes.

El Agente de IA de Control Financiero te recuerda de forma proactiva los gastos y acciones pendientes.

Paso (qué debes hacer)	Resultado (qué hace el Agente de IA)
Cuando se activa automáticamente un recordatorio, recibes un mensaje del Agente de IA en MS Teams.	El Agente de IA envía el mensaje: "¡Tienes un nuevo gasto pendiente de envío!"
Responde directamente al Agente de IA con la información que falta, por ejemplo: "Categoría: Formación y eventos de equipo; Nota: Gasto de evento de equipo".	El Agente de IA actualiza el gasto y confirma directamente en el chat que el envío se ha realizado correctamente.

Aprobación de gastos en MS Teams

Si formas parte de un flujo de aprobación de gastos, puedes aprobar gastos directamente desde MS Teams mediante el Agente de IA de Control Financiero, sin tener que acceder al portal web de Payhawk.

Paso (qué debes hacer)	Resultado (qué hace el Agente de IA)
Escribe: "¿Tengo algún gasto pendiente de aprobación?"	El Agente de IA muestra todas las aprobaciones pendientes con sus detalles, por ejemplo: "Uber, 33,49 EUR".
Responde: "Apruébalo".	El Agente de IA confirma la aprobación con un mensaje de éxito, por ejemplo: "El gasto de Uber por importe de 33,49 EUR se ha aprobado correctamente".

Actualización de las preferencias de idioma para las notificaciones de MS Teams

Puedes cambiar el idioma de los recordatorios inteligentes que recibes en MS Teams desde la configuración de tu perfil.

El cambio solo se aplicará a los mensajes nuevos; los recordatorios inteligentes enviados anteriormente permanecerán en el idioma original.