Si eres administrador de Payhawk, puedes invitar fácilmente a los empleados de tu empresa para que se integren en el sistema y crear una estructura de equipo flexible que se ajuste a las necesidades de tu organización.
Los equipos de Payhawk no tienen por qué corresponder con la estructura interna formal de tu empresa. Más bien, pueden reflejar relaciones entre empleados basadas en un centro de costes u otro tipo de proyecto o ubicación.
Tipos de perfiles personalizados de Payhawk
Cuando invitas a empleados a que formen parte de tu empresa y de los equipos de Payhawk, tienes que definir su tipo de perfil. En la siguiente tabla se incluye un resumen de los tipos de perfil de Payhawk disponibles de forma predeterminada.
Tipo de perfil | Derechos |
Empleado | Los empleados de tu empresa a quienes se les ha asignado el tipo de perfil de empleado de Payhawk son titulares de sus tarjetas de empresa de Payhawk. Pueden presentar y clasificar gastos, y ver detalles sobre sus tarjetas y suscripciones. |
Contable | Los empleados de tu empresa a quienes se les ha asignado el tipo de perfil de contable de Payhawk tienen los mismos derechos que quienes tienen el tipo de perfil de empleado de Payhawk. Y, además, pueden gestionar gastos, exportar datos de gastos, y ver y editar los datos extraídos. |
Administrador | Los empleados de tu empresa a quienes se les ha asignado el tipo de perfil de administrador de Payhawk tienen los mismos derechos que quienes tienen el tipo de perfil de contable de Payhawk. Y, además, pueden emitir y anular tarjetas, actualizar los límites de estas, añadir políticas de gasto, permitir retiradas de efectivo, invitar a empleados y gestionar la facturación Payhawk, por ejemplo. |
Otros roles en Payhawk
Además de los roles predeterminados que cada empleado adquiere en Payhawk, puedes asignar roles adicionales a los empleados que correspondan a tus flujos de trabajo y requisitos internos.
Los tipos de perfiles personalizados que puedes crear para tu organización en Payhawk son los siguientes:
Responsable de equipo
Responsable de segundo nivel
Responsable de categoría
Administrador de campo personalizado
Empleados específicos para flujos de aprobación personalizados
Para obtener más información, consulta el artículo sobre los aprobadores del flujo de trabajo.
Aplicación Empleados
En Payhawk, las acciones relacionadas con los empleados y los equipos se llevan a cabo en la apliación Empleados; por ejemplo, invitar o eliminar empleados, o crear, editar y eliminar equipos.
La aplicación Empleados contiene las siguientes pestañas:
La pestaña Empleados > Activo(s) contiene todos los empleados que se han inscrito (registrado) correctamente en Payhawk.
La pestaña Empleados > Invitados contiene todos los empleados que han sido invitados a Payhawk, pero que aún no se han registrado.
En la pestaña Empleados > Todos aparecen todos los usuarios, tanto los activos como los que no han contestado a la invitación.
En la pestaña Equipos aparecen los equipos que crean los administradores de Payhawk en Payhawk. Aquí también se pueden editar equipos, asignar responsables de equipo, añadir empleados a los equipos o eliminar un equipo si es necesario.
En la sección Equipos > Sin equipo aparecen todos los empleados que aún no están incluidos en un equipo, independientemente de si se han registrado o son usuarios activos de Payhawk.
Definición de la configuración global para los equipos de tu empresa
Antes de empezar a crear equipos en Payhawk, tienes que definir su configuración y, si es necesario, habilitar la clasificación de los gastos basada en los equipos de empleados.
La definición de la configuración del equipo para tu empresa se lleva a cabo en Ajustes > Equipos.
En la siguiente tabla se describe la configuración global de los equipos y sus efectos sobre la estructura de equipos de tu empresa.
Ajustes | Detalles |
Organizar y gestionar equipos | Esta opción te permite crear equipos y subequipos y definir una estructura personalizada para tu empresa. Cuando está habilitada la funcionalidad Organizar y gestionar equipos, el campo de gastos integrado del Equipo aparecerá en Ajustes > Campos de gastos > Campos integrados. De forma predeterminada, la funcionalidad Organizar y gestionar equipos está habilitada. |
Utilizar un nombre de estructura de organización personalizado | Esta opción te permite utilizar un término diferente para la organización de empleados de tu empresa, por ejemplo, Centro de costes, Proyecto o Departamento. Una vez que cambies el nombre, este cambio se reflejará tanto en la aplicación Gastos como en tus exportaciones. De forma predeterminada, la opción Utilizar un nombre de estructura de organización personalizado está configurada como Equipo. |
Permitir que los empleados sean miembros de varios equipos | Esta opción permite a los empleados de tu empresa formar parte de dos o más equipos. Notas:
De forma predeterminada, está activada la opción Permitir que los empleados sean miembros de varios equipos. |
Control de tarjetas de los responsables de equipo | Esta opción permite a los responsables de equipo ver y congelar las tarjetas de los miembros de su equipo. De forma predeterminada, la funcionalidad Control de tarjetas de los responsables de equipo está habilitada. |
Definición de los roles de los empleados
Cuando invites a empleados a tu empresa y equipos en Payhawk, tendrás que definir sus roles dentro del sistema. Esto determinará el acceso y visibilidad que tendrán sobre los datos de los gastos y desembolsos de tu empresa.
Configuración del acceso y visibilidad de los empleados
El sistema de Payhawk está diseñado para gestionar los gastos, las compras y la visibilidad de los informes de los gastos en función de los roles de usuario definidos, la asignación a equipos, los flujos de aprobación y la configuración específica del sistema.