Si eres Administrador de Payhawk, puedes invitar fácilmente a los empleados de tu empresa para que se integren en el sistema y crear una estructura de equipo flexible que se ajuste a las necesidades de tu organización.
Los equipos de Payhawk no tienen por qué corresponder con la estructura interna formal de tu empresa. Más bien, pueden reflejar relaciones entre empleados basadas en un centro de costes u otro tipo de proyecto o ubicación.
La aplicación Empleados
En Payhawk, las acciones relacionadas con los empleados y los equipos se llevan a cabo en la aplicación Empleados; por ejemplo, invitar o eliminar empleados, o crear, editar y eliminar equipos.
La aplicación Empleados contiene las siguientes pestañas:
La pestaña Activo(s) contiene todos los empleados que se han registrado correctamente en Payhawk.
La pestaña Invitados contiene todos los empleados que han sido invitados a Payhawk, pero que aún no se han registrado.
La pestaña No invitado contiene todos los empleados que no han sido invitados a Payhawk.
La pestaña Todos contiene tanto los usuarios activos como los usuarios con invitaciones pendientes.
La vista Empleados > Equipos contiene los equipos que crean los Administradores de Payhawk en Payhawk. Desde ahí también puedes editar equipos, asignar responsables de equipo, añadir empleados a los equipos o eliminar un equipo si es necesario.
Definición de la configuración global para los equipos de tu empresa
Antes de empezar a crear equipos en Payhawk, tienes que definir su configuración y, si es necesario, habilitar la clasificación de los gastos basada en los equipos de empleados.
La definición de la configuración del equipo para tu empresa se lleva a cabo en Ajustes > Equipos.
En la siguiente tabla se describe la configuración global de los equipos y sus efectos sobre la estructura de equipos de tu empresa.
Ajustes | Detalles |
Organizar y gestionar Equipos | Esta opción te permite crear equipos y subequipos y definir una estructura personalizada para tu empresa. Cuando está habilitada la funcionalidad Organizar y gestionar Equipos, el campo de gastos integrado del Equipo aparecerá en Ajustes > Biblioteca de campos. De forma predeterminada, la funcionalidad Organizar y gestionar Equipos está habilitada. |
Utilizar un nombre de estructura de organización personalizado | Esta opción te permite utilizar un término diferente para la organización de empleados de tu empresa, por ejemplo, Centro de costes, Proyecto o Departamento. Una vez que cambies el nombre, este cambio se reflejará tanto en Gastos como en tus exportaciones. De forma predeterminada, la opción Utilizar un nombre de estructura de organización personalizado está configurada como Equipo. |
Permitir que los empleados sean miembros de varios equipos | Esta opción permite a los empleados de tu empresa formar parte de dos o más equipos. Notas:
De forma predeterminada, está activada la opción Permitir que los empleados sean miembros de varios equipos. |
Control de tarjetas de los responsables de equipo | Esta opción permite a los responsables de equipo ver y congelar las tarjetas de los miembros de su equipo. De forma predeterminada, la funcionalidad Control de tarjetas de los responsables de equipo está habilitada. |
Definición de los roles de los empleados
Cuando invites a empleados a tu empresa y equipos en Payhawk, tendrás que definir sus roles dentro del sistema. Esto determinará el acceso y visibilidad que tendrán sobre los datos de los gastos y desembolsos de tu empresa.
Configuración del acceso y visibilidad de los empleados
El sistema de Payhawk está diseñado para gestionar los gastos, las compras y la visibilidad de los informes de los gastos en función de los roles de usuario definidos, la asignación a equipos, los flujos de aprobación y la configuración específica del sistema.
Recursos útiles