Payhawk admite las dietas de EE. UU. de forma nativa. Cuando tu política de dietas establece Estados Unidos como país regulador, Payhawk calcula las dietas según el modelo federal estadounidense, en lugar de los modelos de cálculo por día natural o por horas utilizados en otros países.
El archivo de plantilla de Excel con las tarifas de dietas de EE. UU. se basa en las tarifas oficiales publicadas por la Administración de Servicios Generales de EE. UU. (GSA) para los Estados Unidos continentales, por el Departamento de Estado de EE. UU. para los destinos en el extranjero y por el Departamento de Defensa para los territorios estadounidenses situados fuera de los Estados Unidos continentales, como Alaska, Hawái y Puerto Rico. Estas tarifas se utilizan como valores predeterminados y puedes adaptarlas según tu propia política.
Las tarifas de dietas sugeridas en la plantilla predeterminada de EE. UU. para cada país se basan en fuentes de acceso público y se proporcionan únicamente como orientación general. Estas sugerencias no constituyen asesoramiento legal, fiscal ni financiero. Las empresas son las únicas responsables de revisar y adaptar sus políticas a su contexto específico y deben consultar con sus asesores jurídicos, fiscales o de recursos humanos antes de basarse en ellas o implementarlas.
Qué cubren las dietas de EE. UU.
El modelo federal estadounidense divide las dietas en dos componentes: alojamiento y M&IE (comidas y gastos accesorios).
Payhawk calcula y reembolsa el componente de M&IE de la dieta. Puedes reembolsar el alojamiento como un gasto habitual, pagarlo con una tarjeta de empresa o reservarlo a través del Agente de Viajes.
Cómo funciona el cálculo según el modelo estadounidense
Payhawk divide el viaje en días naturales, determina la tarifa de M&IE correspondiente al destino de cada día y, a continuación, aplica las siguientes reglas:
Primer y último día de viaje. El primer y el último día del viaje se reembolsan al 75% de la tarifa de M&IE, conforme a la regla de prorrateo de la GSA para los días de viaje.
Días intermedios. Cada día entre el primer y el último se reembolsa aplicando la tarifa completa de M&IE correspondiente al destino de ese día.
Viajes de ida y vuelta en el mismo día. Un viaje que comienza y termina el mismo día natural se reembolsa al 75% de la tarifa de M&IE. A diferencia del modelo alemán, el modelo estadounidense no exige una duración mínima de 8 horas, por lo que incluso los viajes de corta duración realizados en un mismo día generan una dieta.
Comidas incluidas. Cuando el viajero recibe una comida gratuita, el empleado la indica en la dieta y Payhawk deduce del importe correspondiente a ese día natural el importe fijo configurado para esa comida. El importe de la dieta diaria nunca puede ser inferior a cero.
Cuando un viaje abarca más de un destino, el importe correspondiente a cada día natural se calcula según el destino en el que se encontraba el empleado ese día. Para el día de llegada a un nuevo destino, se aplica la tarifa correspondiente a ese destino.
Ejemplo
Un empleado viaja de Austin a Chicago durante tres días. La tarifa de M&IE de Chicago es de 92$, con deducciones de 23$ por el desayuno y 38$ por la cena. El hotel incluye el desayuno el segundo día.
Día | Tarifa aplicada | Deducción | Importe |
|---|---|---|---|
Día 1 (llegada) | 75% de 92$ | Ninguna | 69,00$ |
Día 2 (día completo) | 92$ | Desayuno −23$ | 69,00$ |
Día 3 (salida) | 75% de 92$ | Ninguna | 69,00$ |
Total | 207,00$ |
La plantilla de dietas de EE. UU.
La plantilla de EE. UU. para dietas en Payhawk contiene una fila por ubicación. Debes mantener la fila de encabezados tal como está, ya que el sistema identifica las columnas por su nombre y la importación fallará si falta alguna de las columnas locationdefined, county, name, state, country o meals. Un archivo puede contener hasta 10.000 filas.
Las tarifas de la plantilla de EE. UU. se interpretan en la moneda base de tu cuenta, y la plantilla no incluye ninguna columna para indicar la moneda. Si la moneda base de tu cuenta no es el dólar estadounidense, convierte los valores antes de importar el archivo.
La plantilla incluye las siguientes columnas:
locationdefined- La ubicación tal como aparece en las tablas originales, por ejemplo, "Birmingham / Jefferson" o "Kabul, AFGHANISTAN". Campo obligatorio.county- El condado o la zona del destino. Se ignora todo lo que aparece después de la primera coma. Campo obligatorio.name- El nombre de la ciudad. Campo obligatorio. Si una tarifa cubre varias ciudades, sepáralas con una barra inclinada, por ejemplo, "Phoenix / Scottsdale", y Payhawk creará una tarifa para cada una de ellas.state- El código de dos letras del estado para las ubicaciones de EE. UU. Campo obligatorio. Déjalo vacío para los destinos en el extranjero.country- El código de país de tres letras correspondiente a la ubicación. Déjalo vacío para las ubicaciones de EE. UU. y Payhawk considerará que la fila corresponde a Estados Unidos. Utilizaotherpara la fila de reserva global.meals- La tarifa completa diaria de M&IE correspondiente a la ubicación. Este es el valor que utiliza Payhawk para calcular la dieta. Se establece un único valor por ubicación, por lo que no puede variar de un mes a otro. Campo obligatorio.breakfast,lunch,dinner,incidental expenses- El importe que se deduce de la dieta cuando se proporciona una comida o se cubren los gastos accesorios sin coste para el viajero. Las deducciones de la plantilla de EE. UU. son importes fijos, no porcentajes.
Asignación de tarifas a destinos
Cuando el empleado selecciona un destino, Payhawk rellena automáticamente los campos de ciudad, condado y estado a partir de la búsqueda de ubicaciones y, a continuación, busca la tarifa correspondiente en el siguiente orden:
La ciudad del país de destino. Si varias filas tienen el nombre de ciudad, Payhawk afina la búsqueda utilizando el condado.
El condado, cuando la ciudad no tiene una tarifa propia.
La fila de "Tarifa estándar" del estado, cuando ni la ciudad ni el condado tienen una tarifa. La GSA utiliza esta fila para publicar la tarifa aplicable a todas las ubicaciones de un estado que no figuran en la lista.
La fila de "Tarifa estándar" del país, cuando el estado no tiene una fila de "Tarifa estándar". En el caso de Estados Unidos, se trata de la tarifa estándar CONUS.
La fila
otheral final de la plantilla, cuando el país de destino no figura en ella.
Dado que para las ubicaciones que no figuran en la lista se utiliza una fila de "Tarifa estándar", como alternativa, mantén una fila de "Tarifa estándar" por estado, una para Estados Unidos y una fila
other.
Viajes internacionales
Las políticas de dietas de EE. UU. también cubren los viajes al extranjero. Para los destinos internacionales, se aplican las tarifas de M&IE del Departamento de Estado, con deducciones basadas en su desglose de los importes correspondientes a cada comida.
Las ubicaciones situadas fuera de los Estados Unidos continentales que no se consideran destinos extranjeros, como Alaska, Hawái, Puerto Rico, Guam, las Islas Vírgenes de EE. UU. y las Islas Marianas del Norte, utilizan las tarifas del Departamento de Defensa. Alaska y Hawái figuran en filas correspondientes a EE. UU. con su código de estado, mientras que los territorios figuran con su propio código de país.
La mayoría de los países extranjeros incluidos en la plantilla tienen una fila de tarifa estándar que se aplica a cualquier ubicación de ese país que no tenga una tarifa propia. Los países en los que solo figura una localidad no disponen de esta fila.
La fila
otherse utiliza únicamente para los países que no figuran en absoluto en la plantilla. Si un país figura en la plantilla, pero el destino no coincide ni con una localidad de la lista ni con una fila de tarifa estándar de ese país, no se podrá calcular la dieta y el sistema mostrará un error. Para evitar este problema, añade una fila de tarifa estándar para cada país al que viajen tus empleados.
Configuración de las tarifas de EE. UU.
Cuando tu empresa está registrada en Estados Unidos, cada nueva política de dietas se configura automáticamente con las tarifas y normas de EE. UU. actualizadas, de modo que dispones desde el principio de un conjunto completo de tarifas de la GSA y del Departamento de Estado sin tener que crear el archivo por tu cuenta.
Por lo tanto, no tienes que descargar la plantilla genérica de Payhawk. En su lugar, descarga las tarifas de la propia política, revísalas y vuelve a importar el archivo modificado.
Para más información sobre cómo crear una política de dietas, consulta el artículo Configuración del tipo de gasto de dietas.
Mantener las tarifas actualizadas
La GSA publica nuevas tarifas para cada año fiscal de EE. UU., que va del 1 de octubre al 30 de septiembre, y el Departamento de Estado actualiza mensualmente las tarifas para destinos en el extranjero. Como Payhawk no incorpora estas actualizaciones automáticamente a tus políticas existentes, tienes que revisar las tarifas al inicio de cada año fiscal e importar un archivo actualizado en la política existente o crear una nueva política para el nuevo período.
Si hay gastos de dietas pendientes de pago calculados con las tarifas anteriores, Payhawk los recalcula automáticamente tras importar el archivo.