Un flujo de aprobación definido puede depender de un rol o una extensión de rol que no esté disponible: por ejemplo, que no haya ningún Responsable de equipo para un equipo concreto o ningún Responsable de campos personalizados para un valor de campo personalizado específico.
En estos casos, puedes recurrir a los mecanismos alternativos del flujo de aprobación que Payhawk ofrece por defecto o definir los tuyos propios.
Los mecanismos alternativos actúan como aprobadores de reserva cuando el aprobador definido no está disponible. Para que otras personas puedan aprobar en el mismo paso, también puedes asignar varios aprobadores a un paso y, para delegar tus aprobaciones mientras estás fuera, activar el modo Fuera de la oficina.
Si alguien cambia un campo que utiliza un flujo de aprobación, también puedes elegir qué ocurre con los gastos pendientes de aprobación.
Mecanismos alternativos del sistema
Si se ha añadido, eliminado o actualizado un aprobador o un valor de categoría, equipo o campo personalizado, Payhawk aplicará por defecto los siguientes mecanismos alternativos a las solicitudes de gastos.
Actualización del flujo de aprobación | Mecanismo alternativo del sistema |
Se da de baja a un usuario concreto que es aprobador. | Sea cual sea el paso del flujo de aprobación, las solicitudes de gastos pendientes de ese aprobador se devuelven y el paso de aprobación se asigna a Cualquier administrador. |
Se añade un Responsable de equipo. | La solicitud de gasto también se envía al nuevo Responsable de equipo. La solicitud anterior no se elimina. |
Se cambia el valor del campo Equipo. | Si la solicitud de gasto está pendiente del Responsable de equipo anterior, también se envía al nuevo Responsable de equipo. |
Se añade un Responsable de campos personalizados. | La solicitud de gasto también se envía al nuevo Responsable de campos personalizados. La solicitud anterior no se elimina. |
Se cambia el valor de un campo personalizado. | Si la solicitud de gasto está pendiente del Responsable de campos personalizados anterior, también se envía al nuevo Responsable de campos personalizados. |
Si Payhawk no puede identificar a un aprobador para un flujo de aprobación definido y no hay ninguna alternativa personalizada configurada, la solicitud de gasto se envía a todos los usuarios con el rol predefinido de Administrador de Payhawk. Los usuarios con un rol personalizado no la reciben, aunque ese rol incluya permisos de administrador. Para enviar estas solicitudes a otros usuarios, configura una alternativa personalizada que apunte a usuarios concretos, como se describe en Personalización del comportamiento alternativo.
Personalización del comportamiento alternativo
Los mecanismos predeterminados de las alternativas de los flujos de aprobación se pueden personalizar y ajustar a las necesidades individuales de la empresa.
Para definir un comportamiento alternativo personalizado:
En el portal web de Payhawk, ve a la pestaña Ajustes > Flujos de aprobación > Avanzado.
Haz clic en Editar configuraciones alternativas.
En los menús desplegables, define el comportamiento alternativo deseado.
Haz clic en Guardar cambios.
Payhawk no podrá ejecutar los mecanismos alternativos cuando los roles o las extensiones de rol estén configurados para depender unos de otros en bucle, creando un ciclo infinito sin solución (comportamiento alternativo cíclico). Por ejemplo, si el Rol A recurre al Rol B, el Rol B al Rol C y el Rol C al Rol A.
En esos casos, Payhawk enviará una solicitud de aprobación basada en el rol personalizado definido.
Ver los mecanismos alternativos definidos actualmente
Puedes ver los mecanismos alternativos definidos actualmente en cada paso, en su modo de edición.
Controles avanzados de los flujos de aprobación
Si alguien cambia un campo que utiliza un flujo de aprobación, por ejemplo, el campo Equipo, puedes elegir qué ocurre con los gastos pendientes de aprobación en ese flujo.
Están disponibles las siguientes opciones:
Continuar - La aprobación continúa desde el paso actual.
Devolver al empleado - La aprobación se detiene y vuelve al empleado para que la envíe de nuevo.
Reiniciar aprobación - La aprobación comienza de nuevo desde el primer paso con los nuevos valores. Nadie tiene que volver a enviar el gasto.
Para elegir una opción:
En el portal web de Payhawk, ve a la pestaña Ajustes > Flujos de aprobación > Avanzado.
En Controles administrativos, haz clic en Editar.
En el panel que se abre, selecciona Continuar, Devolver al empleado o Reiniciar aprobación.
Haz clic en Guardar cambios.
Recursos útiles