Un flujo de aprobación definido puede depender de un cargo que no esté disponible: por ejemplo, que no haya ningún responsable de equipo para un equipo concreto o que no haya ningún responsable de campo personalizado para un valor de campo personalizado específico.
En estos casos, puede recurrir a los mecanismos alternativos del flujo de aprobación que Payhawk proporciona por defecto o definir los tuyos propios.
Mecanismos alternativos del sistema
Si se ha añadido, eliminado o actualizado un aprobador o un valor de categoría, equipo o archivo personalizado, Payhawk aplicará por defecto los siguientes mecanismos para las solicitudes de gastos.
Actualización del flujo de aprobación | Respuesta del sistema |
El aprobador está fuera de servicio | Independientemente del paso específico del flujo de aprobación, se devolverán las solicitudes de gastos pendientes del aprobador. |
Se añade un gestor de equipo | La solicitud de gasto también se enviará al nuevo jefe de equipo. La solicitud anterior no se eliminará. |
Se modifica o elimina un valor del campo Equipo | Si la solicitud de gasto está pendiente en el administrador del equipo, se devolverá y la acción se añadirá al registro de auditoría. |
Se añade un gestor de campo personalizado | La solicitud de gasto también se enviará al nuevo gestor de campos personalizados. La solicitud antigua no se eliminará. |
Se modifica o elimina un valor de campo personalizado | Si la solicitud de gasto está pendiente en el gestor de campos personalizados, se devolverá y la acción se añadirá al registro de auditoría. |
Si Payhawk no puede identificar a un aprobador para un flujo de aprobación definido, la solicitud de gasto se enviará a todos los administradores de Payhawk.
Personalización del comportamiento alternativo
Los mecanismos predeterminados de las alternativas de los flujos de aprobación se pueden personalizar y ajustar a las necesidades individuales de la empresa.
Para definir un comportamiento alternativo personalizado:
En el portal web de Payhawk, vaya a la pestaña Ajustes > Flujos de aprobación > Avanzado.
Haga clic en Editar configuraciones alternativas.
En los menús desplegables, defina el comportamiento alternativo deseado:
Haga clic en Guardar cambios.
Payhawk no podrá ejecutar los mecanismos de respaldo cuando los roles estén configurados para depender unos de otros en un bucle, creando un ciclo infinito sin solución (comportamiento de respaldo cíclico). Por ejemplo, si el Rol A depende del Rol B, el Rol B depende del Rol C, y el Rol C depende del Rol A.
En esos casos, Payhawk enviará una solicitud de aprobación basada en el rol personalizado definido.
Mecanismos alternativos actualmente definidos
Puedes ver las excepciones al flujo de aprobación definidas actualmente en cada paso en el modo de edición.
