Payhawk a enrichi ses capacités d'importation pour différents types de données. Ces améliorations renforcent l'expérience globale de l'utilisateur dans divers scénarios, permettant une intégration en libre-service transparente et une gestion plus efficace des données de base.
Défis courants en matière de gestion des dépenses
Lors de la création du compte Payhawk de votre entreprise, une étape clé pour commencer à travailler avec Payhawk est l'importation des données de base essentielles partagées par votre organisation, telles que la structure de l'équipe, la catégorisation des dépenses, le plan comptable, et d'autres. L'importation de ces données de base nécessite une saisie manuelle et augmente le risque d'incohérences ou d'informations incomplètes.
Comment fonctionne l'importation de données de référence de manière groupée
Vous pouvez désormais ajouter de nouvelles données de référence ou mettre à jour des données existantes de manière groupée, avec tous les paramètres pertinents. Pour ce faire, il suffit de télécharger un fichier modèle, de saisir les données dans le format requis et d'importer le fichier dans le système pour terminer l'importation.
Le système prend en charge l'importation des types de données de référence suivants :
Fournisseurs
Valeurs proposées par défaut (catégorisation des dépenses pour les équipes, les employés et les fournisseurs)
Données de paiement (employés et fournisseurs)
Fonctionnalités clés
L'importation de données de référence de manière groupée permet de rationaliser les processus et d'améliorer l'efficacité dans différents scénarios.
Cas d'utilisation | Meilleures pratiques |
Contrôle de l'intégration des utilisateurs | L'importation d'utilisateurs de manière groupée permet de gagner du temps et de rationaliser l'intégration. En activant une invitation silencieuse, vous pouvez configurer complètement Payhawk avant d'informer les employés, afin d'assurer un déploiement en douceur et d'empêcher tout accès anticipé. |
Mise à jour dynamique des données | L'importation groupée vous permet de gagner du temps en mettant à jour efficacement les données dynamiques qui nécessitent des changements fréquents, comme les membres de l'équipe, les responsables, les identifiants externes, etc. |
Importation optimisée de données volumineuses | L'importation groupée simplifie la gestion des données et la structuration des données dans les limites du système garantit une importation réussie. En organisant les relations parent-enfant et en contrôlant le nombre de valeurs, vous pouvez éviter les échecs et rationaliser les processus. |
Notes sur l'importation de données de référence de manière groupée
Utilisez toujours un modèle généré par la même entité que celle dans laquelle vous prévoyez d'importer des données. Ne réutilisez pas les modèles dans différentes entités.
Ne modifiez pas les en-têtes de colonne ni la structure du modèle.
Remplissez tous les champs obligatoires. Par exemple, remplissez le champ E-mail de l'entreprise lorsque vous importez des employés de manière groupée.
Sélectionnez uniquement des valeurs prédéfinies dans les menus déroulants. Ne saisissez pas manuellement des valeurs personnalisées ou non prises en charge.
Lorsque vous copiez ou réorganisez des lignes de données existantes dans Payhawk, assurez-vous que chaque valeur d'identification du système Payhawk reste correctement associée à l'entrée correspondante. Cela permet d'éviter de mettre à jour des données erronées dans des lignes pré-remplies ou de créer des enregistrements en double.
Pour des raisons de sécurité, la fonction d'importation groupée ne permet pas de supprimer des données existantes. Si vous souhaitez supprimer ou archiver des données, vous pouvez le faire à partir du portail Payhawk.
Examinez le Résumé une fois l'importation terminée. En cas de problème, téléchargez le fichier d'erreur fourni, apportez les corrections nécessaires et réimportez vos données.