Si un Administrateur Payhawk de votre entreprise a activé la connexion Payhawk-Slack, vous verrez l'application Payhawk dans l'espace de travail Slack de votre entreprise.
L'application Payhawk, appelée Agent des achats, se trouve dans votre section Applis et apparaît comme indiqué dans l'image suivante.
Cette intégration permet à Payhawk de vous envoyer des notifications pour les documents de demande manquants, de soumettre des demandes directement dans Slack, et d'approuver ou de refuser des demandes si vous faites partie d'un workflow d'approbation.
Pour utiliser pleinement l'intégration Payhawk-Slack, vous devez vous authentifier, ce qui permet à Slack d'accéder à vos données Payhawk.
Lorsque vous êtes en déplacement, vous pouvez utiliser l'appli Payhawk à partir de l'appli mobile Slack ou de l'appli mobile Payhawk.
S'authentifier dans Slack
Avant de pouvoir utiliser Slack pour soumettre des demandes, vous devez d'abord vous authentifier pour permettre à Slack d'accéder à vos données de dépenses.
Si vos e-mails Slack et Payhawk correspondent mais que vous ne vous êtes pas authentifié, vous verrez toujours l'application Payhawk dans Slack et recevrez des rappels intelligents, mais vous ne pourrez effectuer aucune action, comme télécharger des justificatifs de dépenses ou soumettre des dépenses.
Si vos e-mails Slack et Payhawk ne correspondent pas ou si vous avez plusieurs comptes Slack, vous verrez l'application Payhawk dans Slack mais vous ne recevrez pas de rappels intelligents et vous ne pourrez pas effectuer d'actions tant que vous ne vous serez pas authentifié.
En tant qu'employé, vous pouvez vous authentifier sur Slack de la manière suivante :
Accédez à Slack et sélectionnez Procurement AI Agent. Si l'appli Payhawk n'est pas visible dans la liste, cliquez sur Ajouter des applis et recherchez Procurement AI Agent.
Pour lancer le flux d'authentification, entrez la commande Slack
/payhawk-login. Vous obtiendrez alors la réponse suivante :
Sur l'écran suivant, cliquez sur Autoriser.
Sinon, le Procurement AI Agent vous demandera de vous authentifier sur Slack lorsque vous tenterez d'effectuer votre première action.
Soumettre des demandes et télécharger des documents via Slack
En tant qu'employé, vous pouvez soumettre votre demande d'approbation directement dans Slack à l'aide du Procurement AI Agent :
Vous guider tout au long du processus.
Automatisez les détails de la demande en fonction de votre description et de tout document ou URL facultatif.
Nous vous tiendrons au courant et répondrons à vos questions en cours de route.
Le Procurement AI Agent est un outil conversationnel, ce qui signifie qu'il est possible de soumettre une demande en lui « parlant » et en lui fournissant les informations nécessaires :
Accédez à Slack et sélectionnez l'appli Payhawk.
Indiquez à l'Agent IA ce que vous souhaitez demander. Vous pouvez également télécharger le document ou coller le lien vers l'élément souhaité dans le chat.
L'agent IA vous demandera toutes les informations nécessaires.
Une fois les données nécessaires collectées, l'agent IA résume l'état de votre demande et vous demande de confirmer sa soumission.
Approbation des demandes dans Slack
En tant que responsable d’approbation dans le workflow de l'entreprise, vous recevrez des notifications Slack lorsque des demandes sont en attente de votre approbation. Vos responsabilités en matière d'approbation dépendront du workflow spécifique dont vous faites partie.
Pour approuver, refuser ou commenter la demande :
Accédez à Slack et sélectionnez l'appli Payhawk.
Cliquez sur l'action correspondante – dans ce cas, Approuver.
Mise à jour des préférences linguistiques pour les notifications de Slack
Le changement ne s'appliquera qu'aux nouveaux messages ; les notifications envoyées précédemment resteront dans la langue d'origine.