Payhawk propose un module autonome destiné aux entreprises souhaitant gérer uniquement leurs activités liées aux déplacements, séparément des autres fonctionnalités de gestion des dépenses de Payhawk. Cette configuration donne accès uniquement aux parties de Payhawk qui sont pertinentes pour les voyages d'affaires, telles que les demandes de voyage, les approbations, les réservations et le suivi des dépenses.
Utilisation de l'application Dépenses
Dans l'application Dépenses de Payhawk, vous pouvez consulter et vérifier les dépenses liées aux voyages de vos employés.
Sous l'onglet Vérifier, vous pouvez voir toutes les dépenses des voyages de vos employés qui sont en attente de vérification.
Sous l'onglet Toutes, vous pouvez consulter l'ensemble des dépenses liées aux voyages de vos employés.
Utilisation de l'application Fonds
Dans l'application Fonds de Payhawk, vous pouvez ajouter des fonds au compte Payhawk de votre entreprise pour permettre aux employés de réserver des voyages avec le Travel AI Agent. Pour plus d'informations, consultez l'article sur le chargement de fonds sur votre compte Payhawk.
Utilisation de l'application Voyages
Dans l'application Voyages de Payhawk, vous pouvez consulter tous les voyages de l'entreprise pour vos employés.
Sous l'onglet Soumettre, vous pouvez consulter toutes les demandes de voyage en attente de soumission par vos employés.
Sous l'onglet Vérifier, vous pouvez consulter toutes les demandes de voyage en attente de révision par le responsable de la vérification concerné.
Sous l'onglet Approuver, vous pouvez consulter toutes les demandes de voyage en attente d'approbation par le responsable de la vérification concerné.
Sous l'onglet Toutes, vous pouvez consulter toutes les demandes de voyage des employés de votre entreprise.
Les Administrateurs Payhawk peuvent également utiliser l'application Voyages pour créer de nouvelles demandes de voyage. En cliquant sur le bouton Ajouter nouveau, les Administrateurs Payhawk seront redirigés vers le Travel AI Agent pour créer une nouvelle demande de voyage.
Utilisation de l'application Employés
Dans l'application Payhawk Employés, vous pouvez ajouter et gérer vos employés. Pour plus d'informations, consultez les articles sur l'invitation et la suppression d'employés et la gestion des employés.
Utilisation de l'application Paramètres
Dans l'application Paramètres de Payhawk, vous pouvez configurer les paramètres des demandes de voyages de votre entreprise.
Les workflows de demandes de voyages sont configurés dans Paramètres > Voyages > Workflow. Vous pouvez y configurer les étapes suivantes :
L'étape Soumettre est requise par défaut. Pour créer et soumettre des demandes de voyage au nom des employés, le Travel AI Agent discutera avec eux pour recueillir les informations nécessaires et les utilisera pour remplir les champs de la demande.
L'étape Vérifier est à définir par les Administrateurs Payhawk. Vous pouvez désigner les personnes concernées de votre entreprise comme responsables de la vérification. Cette étape déclenchera une notification de demande de vérification dans l'Agent – sur le portail Web, l'application mobile et Slack (si l'intégration est configurée).
L'étape Approuver doit être définie par les Administrateurs Payhawk. Notez que les Administrateurs et les Comptables Payhawk sont toujours des responsables d'approbation. Cette étape déclenchera une demande d'approbation sur leur portail Web Payhawk, leur application mobile et Slack (si l'intégration est configurée).
L'étape Payer est requise par défaut. En cas d'approbation, le Travel AI Agent émet automatiquement une carte virtuelle pour l'employé et réserve le voyage d'affaires.
L'étape Clôturer est requise par défaut. Elle comprend des règles prédéfinies pour la clôture automatique des demandes lorsque l'option de clôture automatique est activée et spécifie les rôles par défaut autorisés à clôturer manuellement les demandes.
Pour plus d'informations, consultez l'article sur la configuration des workflows et des politiques de voyage.