De mailbox werkt op groepsniveau en biedt één uniek gecentraliseerd e-mailadres voor het ontvangen van doorgestuurde facturen.
Voordelen
Bespaar tijd en moeite door het goedkeuringsproces voor onkosten te versnellen tot slechts enkele muisklikken.
Vermijd het bewerkelijke en lastige handmatig downloaden van betalingsdocumenten, het uploaden naar je persoonlijke Payhawk-account en het toevoegen ervan aan de gemaakte onkosten.
De mailbox voor de groep configureren
Zo configureer je de mailbox:
Ga in het Payhawk-webportaal op het groepsdashboard naar instellingen > mailbox.
Klik op + E-mailadres toevoegen en voer het e-mailadres in vanwaar je documenten doorstuurt, bijvoorbeeld facturen@jouw-bedrijf.com.
Payhawk genereert automatisch een uniek e-mailadres voor je bedrijf. Documenten worden daar documenten naar doorgestuurd.
Volg de instructies in facturen doorsturen vanuit Gmail en facturen doorsturen vanuit Outlook om automatisch doorsturen in te stellen. Andere configuraties worden niet aanbevolen en kunnen onverwachte problemen veroorzaken.
Mailboxmeldingen
Voor elk e-mailadres dat je aan de mailbox toevoegt, selecteer je ook wie de facturen behandelt die daarnaar worden verzonden. Je kunt afzonderlijke gebruikers, een rol of een combinatie van beide selecteren.
Als je een rol selecteert, ontvangt elke gebruiker met die rol een melding van elke factuur die op dat adres binnenkomt, en niet alleen van de facturen die hij of zij zelf heeft doorgestuurd. Als je bijvoorbeeld Medewerker selecteert, ontvangen alle medewerkers in de groep een melding voor elke factuur die naar het adres wordt verzonden. Tijdens het configureren toont Payhawk een waarschuwing en word je gevraagd te bevestigen voordat je opslaat.
Selecteer alleen de gebruikers die deze facturen moeten behandelen, of een rol met weinig leden, om het aantal meldingen beperkt te houden.