De mailbox werkt op groepsniveau en biedt één uniek gecentraliseerd e-mailadres voor het ontvangen van doorgestuurde facturen. Standaard geldt de groepsmailbox voor alle entiteiten in de groep. Groepsbeheerders kunnen entiteiten daaruit halen, zodat ze hun eigen mailbox gebruiken.
Voordelen
Bespaar tijd en moeite door het goedkeuringsproces voor onkosten te versnellen tot slechts enkele muisklikken.
Vermijd het bewerkelijke en lastige handmatig downloaden van betalingsdocumenten, het uploaden naar je persoonlijke Payhawk-account en het toevoegen ervan aan de gemaakte onkosten.
De mailbox voor de groep configureren
Zo configureer je de mailbox:
Ga in het Payhawk-webportaal op het groepsdashboard naar instellingen > mailbox.
Klik op + E-mailadres toevoegen en voer het e-mailadres in vanwaar je documenten doorstuurt, bijvoorbeeld facturen@jouw-bedrijf.com.
De adressen die je hier toevoegt, zijn je goedgekeurde afzenders (whitelist): Payhawk accepteert doorgestuurde documenten alleen van deze adressen.
Payhawk genereert automatisch een uniek e-mailadres voor je bedrijf. Documenten worden naar dat adres doorgestuurd.
Volg de instructies in facturen doorsturen vanuit Gmail en facturen doorsturen vanuit Outlook om automatisch doorsturen in te stellen. Andere configuraties worden niet aanbevolen en kunnen onverwachte problemen veroorzaken.
Mailboxmeldingen
Voor elk e-mailadres dat je aan de mailbox toevoegt, selecteer je ook wie de facturen behandelt die daarnaar worden verzonden. Je kunt afzonderlijke gebruikers, een rol of een combinatie van beide selecteren.
Als je een rol selecteert, ontvangt elke gebruiker met die rol een melding van elke factuur die op dat adres binnenkomt, en niet alleen van de facturen die hij of zij zelf heeft doorgestuurd. Als je bijvoorbeeld Medewerker selecteert, ontvangen alle medewerkers in de groep een melding voor elke factuur die naar het adres wordt verzonden. Tijdens het configureren toont Payhawk een waarschuwing en word je gevraagd te bevestigen voordat je opslaat.
Selecteer alleen de gebruikers die deze facturen moeten behandelen, of een rol met weinig leden, om het aantal meldingen beperkt te houden.
Een entiteit een eigen mailbox geven
Standaard geldt de groepsmailbox voor alle entiteiten in de groep. Als groepsbeheerder kun je entiteiten uit de groepsmailbox halen. Elke uitgesloten entiteit krijgt een eigen mailboxadres en eigen goedgekeurde afzenders, en facturen die naar het groepsadres worden gestuurd, gaan niet meer naar de mailbox van deze entiteit.
Zo geef je entiteiten een eigen mailbox:
Ga in het Payhawk-webportaal op het groepsdashboard naar instellingen > mailbox.
Klik onder het mailboxadres op Verbonden met X van de Y entiteiten.
Schakel in het venster Entiteiten die deze mailbox gebruiken het selectievakje uit van elke entiteit die een eigen mailbox nodig heeft. Standaard zijn alle entiteiten geselecteerd.
Klik op Opslaan.
Elke uitgesloten entiteit krijgt zo een eigen mailboxadres. Je ziet het in instellingen > mailbox van de entiteit, samen met de melding Deze entiteit heeft een eigen mailbox.
Wil je een entiteit terugzetten naar de groepsmailbox, schakel dan het selectievakje opnieuw in in het venster Entiteiten die deze mailbox gebruiken en klik op Opslaan. Het eigen adres van de entiteit wordt uitgeschakeld maar blijft bewaard, en e-mails die ernaar worden gestuurd, worden geweigerd totdat je de entiteit opnieuw uitsluit.
Nuttige bronnen