Het groepsdashboard en de mogelijkheden voor multi-entiteitenbeheer in Payhawk stellen je in staat om medewerkers op groepsniveau te beheren.
Medewerkers bekijken
Om al je medewerkergegevens centraal te bekijken, ga je met je muis over het groepsdashboard en klik je op medewerkers.
Groepsbeheerders kunnen verschillende weergaven van hun medewerkers filteren op status via de tabbladen alle, actief en uitgenodigd.
Het bord medewerkers toont ook extra informatie als:
De naam van de medewerker.
De teams waar ze deel van uitmaken.
De entiteiten waartoe ze behoren.
Hun rollen binnen de respectieve entiteiten.
De status van hun account.
Medewerkers kunnen deel uitmaken van meerdere teams en entiteiten, en binnen verschillende entiteiten verschillende rollen hebben.
Rollen op groepsniveau uitnodigen en toewijzen aan medewerkers
Als je je team op groepsniveau beheert, hoef je managers niet handmatig aan alle entiteiten toe te wijzen. Vanuit je groepsaccount kun je medewerkers uitnodigen voor de groep en hen een rol toewijzen die geldt voor alle entiteiten in de groep.
Vanuit je Payhawk-groepsaccount kun je een medewerker ook verschillende rollen toewijzen voor de verschillende entiteiten, afhankelijk van de workflows van je bedrijf en de verwachtingen van die medewerker.
Zo wijzig je een medewerker op groepsniveau:
Ga in je Payhawk-account naar Groep en kies Medewerkers.
Klik op Nieuw.
Op het volgende scherm voer je het e-mailadres van de medeweker in.
Om een rol op groepsniveau toe te wijzen aan een medewerker voor alle Payhawk-entiteiten binnen het groepsaccount van Payhawk:
Selecteer in het uitklapmenu met Payhawk-entiteiten het account van de entiteit binnen de Payhawk-groep.
Definieer de rol voor de medewerker. Deze wordt automatisch toegepast op alle entiteiten binnen de groep.
Zo wijs je een individuele rol toe aan een medewerker voor een afzonderlijke entiteit binnen het groepsaccount van Payhawk:
Selecteer in het uitklapmenu met Payhawk-entiteiten de entiteit waarvoor je de werknemer wilt uitnodigen.
Definieer de rol voor de medewerker voor die specifieke entiteit.
Volg dezelfde stappen om de medewerker toe te voegen aan andere entiteiten binnen de groep en hun rollen voor elk te definiëren.
Klik op Uitnodigen.
Gegevens van medewerkersgegevens
In de groepsinstellingen kun je medewerkers koppelen aan specifieke entiteiten, hun rollen aanpassen en kiezen of je één externe ID voor alle entiteiten gebruikt, of per entiteit een unieke ID instelt.
Groepsbeheerders in Payhawk kunnen alleen op groepsniveau worden bewerkt.
Ga naar groepsdashboard > medewerkers.
Selecteer de medewerker en klik op bewerken.
Gebruik het keuzemenu entiteiten om aan te geven aan welke bedrijven je de medewerker wilt koppelen.
Wil je per entiteit een unieke externe ID instellen? Zet dan de schakelaar externe ID aan en vul per entiteit de juiste gegevens in.
Wil je één externe ID gebruiken voor alle entiteiten? Laat de schakelaar dan uit en vul de ID één keer in.
Klik op opslaan.
Medewerkers verwijderen
Je kunt medewerkers uit alle entiteiten verwijderen waarvan zij deel uitmaken.
Wanneer een medewerker op groepsniveau wordt verwijderd, verdwijnt deze uit de weergaven in Payhawk, maar blijven de historische gegevens in alle entiteiten behouden.
Groepsbeheerders in Payhawk kunnen alleen op groepsniveau worden verwijderd.
Ga naar groepsdashboard > medewerkers en selecteer de betreffende medewerker.
Klik op het menu met de drie puntjes en kies medewerker verwijderen.
Als de gebruiker kaarten heeft met terugkerende betalingen, geef dan in het venster dat verschijnt aan wat er met deze kaarten moet gebeuren:
Selecteer de optie kaarten die opnieuw kunnen worden toegewezen blokkeren en de rest sluiten als je de kaarten die opnieuw kunnen worden toegewezen wilt blokkeren en de rest van de kaarten voor die gebruiker wilt sluiten. Je kunt dan kaarten die opnieuw kunnen worden toegewezen op entiteitsniveau beheren via de wachtende taak kaarten opnieuw toewijzen of sluiten vanaf je dashboard. Nadat je op de in behandeling zijnde taak hebt geklikt, word je doorgestuurd naar de app kaarten met alle kaarten die opnieuw moeten worden toegewezen. Je kunt de kaarten afzonderlijk beheren.
Selecteer de optie alle kaarten nu sluiten als je alle kaarten definitief wilt sluiten.
Bevestig je keuze en klik op verwijderen.
