Als Payhawk-beheerder kun je de medewerkers van je bedrijf eenvoudig uitnodigen in het systeem en een flexibele teamstructuur instellen die past bij de behoeften van je organisatie.
Teams in Payhawk hoeven niet overeen te komen met de formele interne structuur van je bedrijf. Ze kunnen ook relaties tussen medewerkers weergeven op basis van een kostenplaats of een ander type project of locatie.
De app Werknemers
In Payhawk voer je acties voor medewerkers en teams uit in de app Werknemers, bijvoorbeeld medewerkers uitnodigen of verwijderen, of teams aanmaken, bewerken en verwijderen.
De app Werknemers bevat de volgende tabbladen:
Het tabblad Actief bevat alle medewerkers die zich met succes hebben aangemeld (geregistreerd) bij Payhawk.
Het tabblad Uitgenodigd bevat alle medewerkers die zijn uitgenodigd voor Payhawk maar zich nog niet hebben aangemeld.
Het tabblad Niet uitgenodigd bevat alle medewerkers die niet zijn uitgenodigd voor Payhawk.
Het tabblad Alle bevat zowel actieve gebruikers als gebruikers met openstaande uitnodigingen.
De weergave Werknemers > Teams bevat de teams die Payhawk-beheerders in Payhawk aanmaken. Daar kun je ook teams bewerken, teammanagers toewijzen, medewerkers aan teams toevoegen of zo nodig een team verwijderen.
De algemene teaminstellingen voor je bedrijf definiëren
Voordat je teams aanmaakt in Payhawk, moet je de instellingen ervan definiëren en zo nodig de categorisatie van uitgaven op basis van teams van medewerkers inschakelen.
Je definieert de teaminstellingen voor je bedrijf in Instellingen > Teams.
De volgende tabel toont de algemene teaminstellingen en hun effect op de teamstructuur van je bedrijf.
Instelling | Details |
Teamordening en -beheer | Met deze optie kun je teams en subteams aanmaken en je eigen bedrijfsstructuur definiëren. Als Teamordening en -beheer is ingeschakeld, is het ingebouwde uitgavenveld Team zichtbaar onder Instellingen > Veldenbibliotheek. Teamordening en -beheer is standaard ingeschakeld. |
Gebruik aangepaste naam voor organisatiestructuur | Met deze optie kun je een andere term gebruiken voor de indeling van medewerkers in je bedrijf, bijvoorbeeld Kostenplaats, Project of Afdeling. Wanneer je de naam wijzigt, wordt deze ook weergegeven in Uitgaven en in je export. De optie Gebruik aangepaste naam voor organisatiestructuur is standaard ingesteld op Team. |
Sta werknemers toe lid te zijn van meerdere teams | Met deze optie kunnen medewerkers van je bedrijf deel uitmaken van twee of meer teams. Opmerkingen:
De optie Sta werknemers toe lid te zijn van meerdere teams is standaard ingeschakeld. |
Teammanagers cards overzicht | Met deze optie kunnen teammanagers de kaarten van hun teamleden bekijken en blokkeren. De optie Teammanagers cards overzicht is standaard ingeschakeld. |
De rollen van medewerkers definiëren
Wanneer je medewerkers uitnodigt voor je bedrijf en teams in Payhawk, moet je hun rollen in het systeem definiëren. Die bepalen op hun beurt hun toegang tot en zicht op de uitgaven- en bestedingsgegevens van je bedrijf.
Toegang en zichtbaarheid voor medewerkers instellen
Het systeem van Payhawk beheert de zichtbaarheid van uitgaven, aankopen en onkostenrapporten op basis van de gedefinieerde gebruikersrollen, teamtoewijzingen, goedkeuringsworkflows en specifieke systeeminstellingen.
Handige bronnen