Je kunt als Payhawk-beheerder eenvoudig medewerkers uitnodigen voor het systeem en een flexibele teamstructuur instellen die overeenkomt met de behoeften van je organisatie.
Teams in Payhawk hoeven niet overeen te komen met de formele interne structuur van je bedrijf. In plaats daarvan kunnen ze relaties tussen medewerkers weergeven op basis van een kostenplaats of een ander type project of locatie.
Standaardrollen in Payhawk
Als je medewerkers uitnodigt voor je bedrijf en teams in Payhawk, zul je hun rollen moeten definiëren. In de volgende tabel vatten we samen welke Payhawk-rollen standaard beschikbaar zijn.
Rol | Rechten |
Medewerker | Medewerkers die je in Payhawk de rol van medewerker toewijst, zijn kaarthouders van je zakelijke Payhawk-betaalkaarten. Ze kunnen uitgaven indienen en categoriseren en de gegevens van hun kaarten en abonnementen inzien. |
Boekhouder | Medewerkers die je de rol van Payhawk-boekhouder toewijst, hebben dezelfde rechten als medewerkers. Daarnaast kunnen ze uitgaven beheren, uitgave-gegevens exporteren en de geëxtraheerde gegevens inzien en bewerken. |
Beheerder | Medewerkers die je de rol van Payhawk-beheerder toewijst, hebben dezelfde rechten als Payhawk-boekhouders. Daarnaast kunnen ze onder andere betaalkaarten uitgeven en sluiten, kaartlimieten bijwerken, uitgavenbeleid toevoegen, geldopnames toestaan, medewerkers uitnodigen en facturen in Payhawk beheren. |
Overige rollen in Payhawk
Naast de standaard Payhawk-rollen die elke medewerker in Payhawk krijgt toegewezen, kun je aanvullende rollen toewijzen die overeenkomen met je interne workflows en vereisten.
Je kunt in Payhawk voor jouw specifieke organisatie de volgende aanpasbare rollen aanmaken:
Teammanager
Manager tweede niveau
Categoriemanager
Beheerder van aanpasbare velden
Specifieke medewerkers voor aanpasbare goedkeuringsflows
Zie voor meer informatie het artikel over workflow-goedkeurders.
De app 'werknemers'
Handelingen met betrekking tot medewerkers en teams voer je in Payhawk uit via de app werknemers - zoals medewerkers uitnodigen of verwijderen, of teams aanmaken, bewerken en verwijderen.
De app werknemers bevat de volgende tabbladen:
Het tabblad werknemers > actief bevat alle medewerkers die zich hebben aangemeld (geregistreerd) in Payhawk.
Het tabblad werknemers > uitgenodigd bevat alle medewerkers die zijn uitgenodigd voor Payhawk maar zich nog niet hebben aangemeld.
Het tabblad werknemers > alle bevat zowel actieve gebruikers als gebruikers met een openstaande uitnodiging.
Het tabblad teams bevat de teams die Payhawk-beheerders in Payhawk hebben aangemaakt. Hier kun je ook teams bewerken, teammanagers toewijzen, medewerkers toevoegen aan teams of een team verwijderen.
De sectie afdelingen > niet in een afdeling bevat alle medewerkers die nog niet in een team zijn opgenomen, ongeacht of ze zich hebben aangemeld of actief zijn als Payhawk-gebruiker.
De globale teaminstellingen voor je bedrijf definiëren
Voordat je begint met het aanmaken van teams in Payhawk, moet je hun instellingen definiëren en, zo nodig, de categorisatie van je uitgaven op basis van de teams of medewerkers inschakelen.
Je definieert de teaminstellingen voor je bedrijf via instellingen > teams.
In de volgende tabel staan de globale teaminstellingen en hoe ze de teamstructuur van je bedrijf beïnvloeden.
Instellingen | Gegevens |
Teamordening en -beheer | Met deze optie kun je teams en subteams aanmaken en je aanpasbare bedrijfsstructuur definiëren. Als teamordening- en beheer is ingeschakeld, vind je het ingebouwde uitgaveveld van het team onder instellingen > onkostenvelden > geïntegreerde velden. Teamordening en -beheer is standaard ingeschakeld. |
Gebruik van aangepaste organisatiestructuurnaam | Met deze optie kun je een andere term gebruiken voor het ordenen van medewerkers bij je bedrijf - bijvoorbeeld kostenplaats, project of afdeling. Als je de naam hebt gewijzigd, wordt dit weergegeven in de app onkosten en in je export. De optie gebruik aangepaste naam voor organisatiestructuur is standaard ingesteld op team. |
Sta werknemers toe lid te zijn van meerdere teams | Met deze optie kunnen medewerkers lid zijn van twee of meer teams. Opmerkingen:
De optie sta werknemers toe lid te zijn van meerdere teams is standaard ingeschakeld. |
Teammanagers cards overzicht | Via deze optie kunnen teammanagers de betaalkaarten van hun teamleden bekijken en blokkeren. De optie teammanagers cards overzicht is standaard ingeschakeld. |
Medewerkersrollen definiëren
Als je in Payhawk medewerkers uitnodigt voor je bedrijf en teams, moet je hun rollen binnen het systeem instellen. Dit bepaalt hoe ze toegang krijgen tot de onkosten en uitgaven van je bedrijf en wat ze kunnen zien.
Toegang en zichtbaarheid voor medewerkers instellen
Het systeem van Payhawk is gemaakt om onkosten, aankopen en onkostenrapporten te beheren op basis van de rollen die je aan gebruikers hebt toegewezen, teamopdrachten, goedkeuringsworkflows en specifieke systeeminstellingen.