Payhawk-beheerders kunnen openstaande facturen van bedrijven betalen en hun medewerkers direct vanuit Payhawk terugbetalen voor de onkosten die ze gemaakt hebben. Zo kan je organisatie betalingen van kaarttransacties, contante aankopen en bankoverschrijvingen in één proces onderbrengen.
Personen met het recht om gegevens te bevestigen in je bedrijf kunnen bepalen of de bankoverschrijving na autorisatie onmiddellijk moet worden uitgevoerd of dat deze zal worden ingepland voor automatische betaling op een specifieke datum of de datum waarop het onkosten-item uiterlijk moet worden vergoed.
Om een uitgave via Payhawk te kunnen betalen, moet de valuta van de bankrekening van de leverancier overeenkomen met de valuta die op de factuur staat vermeld.
Opmerkingen over het betalen van losse uitgaven
Voor rekeningen in de EER en het VK voert Payhawk terugbetalingen en bankoverschrijvingen uit vanaf de Payhawk-valutarekening (wallet).
Als je eurobetaling via SEPA Instant niet lukt, kun je ervoor kiezen deze via SEPA Standard te verwerken. SEPA Standard-betalingen kunnen tot 1 werkdag duren.
Als je eurobetaling via SEPA Instant eerder is mislukt, stelt het systeem bij je volgende poging standaard de SEPA Standard-optie voor.
Voor rekeningen in de VS voert Payhawk terugbetalingen en bankoverschrijvingen uit via een ACH Pull vanaf de gekoppelde bankrekeningen.
Bevestigen van betalingsgegevens voor afzonderlijke uitgaven
Voordat een uitgave kan worden gepland voor een toekomstige datum of onmiddellijk kan worden betaald, moeten medewerkers met de juiste rechten of rollen de betalingsgegevens controleren en ervoor zorgen dat alle vereiste informatie is ingevuld.
Bij grensoverschrijdende betalingen via Payhawk kunnen aanvullende gegevens nodig zijn, afhankelijk van de valuta en de lokale regelgeving van de ontvangende bank, bijvoorbeeld een doelcode voor India.
De volgende afbeelding toont de vereiste gegevens voor een FX‑betaling via Payhawk in Verenigde Arabische Emiraten‑dirhams (AED).
Als niet aan de overdrachtsvereisten van de ontvangende bank wordt voldaan, toont Payhawk een waarschuwing of foutmelding waarin je wordt gevraagd de betalingsgegevens te controleren en te bevestigen voordat je verdergaat.
Als de afwijking betrekking heeft op de Verification of Payee (VoP, EER) of de Confirmation of Payee (CoP, Verenigd Koninkrijk), kun je in Payhawk de waarschuwing negeren en de betaling toch bevestigen. Wanneer de betalingsgegevens echter worden bevestigd ondanks ontbrekende of onjuiste informatie, kan de ontvangende bank de betaling weigeren of terugstorten wegens het niet naleven van lokale regelgeving.
De volgende afbeelding toont de optie waarmee je de betalingsgegevens kunt bevestigen ondanks een verschil. Raadpleeg voor meer informatie de artikelen over VoP of CoP.
Om de betalingsgegevens van een uitgave te bevestigen:
Ga in het Payhawk‑webportaal naar uitgaven > betalen > bevestig details.
Selecteer de uitgave, controleer de betalingsgegevens en klik op Details bevestigen.
Rekeningen betalen of terugbetalingen uitvoeren die zijn ingesteld voor onmiddellijke betaling
Om een de betaling van een rekening te autoriseren en uit te voeren of je medewerkers de onkosten te vergoeden vanuit Payhawk:
Ga in Payhawk naar Onkosten > Betalen > Autoriseren.
Selecteer het onkosten-item dat je wilt betalen door erop te klikken.
Als de manier waarop de betaling wordt uitgevoerd is ingesteld op Nu betalen, klik dan op Autoriseren. Je ontvangt een pushmelding van de app van Payhawk waarmee je de betaling kunt autoriseren.
Bevestig de betaling op je telefoon om deze uit te voeren.
Geplande rekeningen betalen of terugbetalingen uitvoeren
Als een onkosten-item is geautoriseerd en op een bepaald moment terugbetaald wordt, neemt het systeem dit voor zijn rekening, mits het saldo van de betreffende valutarekening voldoende is.
Geplande betalingen worden uitgevoerd om 11:00 uur Nederlandse tijd op de aangegeven dag.
Als het systeem een geplande betaling niet heeft kunnen uitvoeren omdat er onvoldoende geld beschikbaar is, zal Payhawk de onkosten terugplaatsen op het tabblad Betalen > Autoriseren en een foutmelding weergeven.
Als je toch onmiddellijk een overschrijving moet doen voor een geplande betaling van een factuur of deze moet verzetten, raadpleeg dan het artikel Beheer van geplande betalingen.
Gedeeltelijke betaling van onkosten via bankoverschrijving
Op dit moment is het niet mogelijk een rekening gedeeltelijk te betalen en later het resterende bedrag te voldoen.
Een mogelijke oplossing is om een bankoverschrijving uit te voeren en als totaalbedrag de hoogte van de gedeeltelijke betaling die je wilt doen, in te voeren. Je kunt de betaling dan verwerken met een opmerking in het veld Notitie met bijvoorbeeld de tekst Betaling deel 1. Als je later het resterende bedrag wilt voldoen, doe je een tweede overschrijving, voeg je dezelfde factuur bij, voer je het resterende bedrag in, en plaats je opnieuw een notitie, bijvoorbeeld Betaling deel 2.
Je kunt het onkosten-item ook opdelen in meerdere regelitems en het al betaalde bedrag met een minteken markeren.