Dagvergoedingen berekenen met Amerikaanse tarieven

In Payhawk kun je standaard Amerikaanse dagvergoedingen invoeren. Wanneer de Verenigde Staten als basis zijn ingesteld in je beleid voor dagvergoedingen, berekent Payhawk de vergoedingen volgens het federale Amerikaanse model voor dagvergoedingen, in plaats van volgens de modellen die berekenen per dag (per kalenderdag) of per uur die in andere landen worden gebruikt.

Het Excel-sjabloon met Amerikaanse tarieven voor dagvergoedingen bevat de officiële tarieven die zijn gepubliceerd door de Amerikaanse General Services Administration (GSA) voor de Verenigde Staten, door het Amerikaanse Ministerie van Buitenlandse Zaken voor buitenlandse locaties en door het ministerie van Defensie voor niet-buitenlandse locaties buiten het continent van de Verenigde Staten, zoals Alaska, Hawaï en Puerto Rico. Deze zijn ingesteld als standaardwaarden en je kunt ze aanpassen aan je eigen beleid.

De voorgestelde tarieven voor dagvergoedingen in het sjabloon met Amerikaanse tarieven voor andere landen zijn gebaseerd op openbaar beschikbare bronnen en worden uitsluitend als algemene richtlijn verstrekt. Deze suggesties mogen niet beschouwd worden als juridisch, fiscaal of financieel advies. Bedrijven blijven zelf volledig verantwoordelijk voor het beoordelen en aanpassen van beleid aan hun specifieke situatie en moeten juridisch, fiscaal of HR-advies inwinnen voordat ze erop vertrouwen of het implementeren.

Uitgaven die worden gedekt door de Amerikaanse dagvergoeding

Het Amerikaanse federale model splitst een dagvergoeding op in twee delen: 1) accommodatie en 2) maaltijden en incidentele uitgaven.

Payhawk berekent en vergoedt het deel voor maaltijden en incidentele uitgaven van de vergoeding. Je kunt accommodatie vergoeden als een reguliere uitgave, ervoor betalen met een bedrijfskaart of deze boeken via de Travel AI Agent.

Zo werkt de Amerikaanse berekening

Payhawk splitst de reis op in kalenderdagen, zoekt voor elke dag het tarief voor maaltijden en incidentele uitgaven van de bestemming op en past vervolgens de volgende regels toe:

• Eerste en laatste reisdag. De eerste en laatste dag van de reis worden vergoed tegen 75% van het tarief voor maaltijden en incidentele uitgaven, volgens de GSA-regel voor de verdeling van reisdagen.

• Dagen ertussen. Elke dag tussen de eerste en laatste dag wordt vergoed tegen het volledige tarief voor maaltijden en incidentele uitgaven dat geldt voor de bestemming en de betreffende dag.

• Reizen op dezelfde dag. Een reis die op dezelfde kalenderdag begint en eindigt, wordt vergoed tegen 75% van het tarief voor maaltijden en incidentele uitgaven. Anders dan bij het Duitse model geldt bij het Amerikaanse model geen minimum van 8 uur, dus ook bij korte reizen op dezelfde dag heb je recht op een dagvergoeding.

• Verstrekte maaltijden. Wanneer een medewerker de kosten voor een maaltijd niet hoeft te betalen of voor te schieten, geeft hij of zij dit aan bij de dagvergoeding en trekt Payhawk het vaste bedrag af dat voor die maaltijd is ingesteld voor die kalenderdag. De vergoeding voor een dag wordt nooit lager dan nul.

Als een reis meer dan één bestemming heeft, wordt voor elke kalenderdag het tarief bepaald op basis van de bestemming waar de medewerker die dag verbleef. Voor de dag van aankomst op een nieuwe bestemming geldt het tarief van de nieuwe bestemming.

Voorbeeld

Een medewerker reist drie dagen van Austin naar Chicago. Chicago heeft een tarief voor maaltijden en incidentele uitgaven van $ 92, met aftrekposten van $ 23 voor ontbijt en $ 38 voor diner. Het ontbijt zit bij de hotelprijs inbegrepen op de tweede dag.

Het Amerikaanse sjabloon voor dagvergoedingen

Het Amerikaanse sjabloon voor dagvergoedingen in Payhawk bevat één rij per locatie. Je mag de rij met kolomkoppen niet wijzigen, omdat het systeem de kolommen op naam koppelt. De import mislukt als de kolom locationdefined, county, name, state, country of meals ontbreekt. Een bestand kan maximaal 10.000 rijen bevatten.

De tarieven in het Amerikaanse sjabloon worden overgenomen in de basisvaluta van je account en het sjabloon bevat geen valutakolom. Is je basisvaluta niet de Amerikaanse dollar, converteer je de waarden voordat je het bestand importeert.

Het sjabloon bevat de volgende kolommen:

• locationdefined - De locatie precies zoals gepubliceerd in de brontabellen, bijvoorbeeld "Birmingham / Jefferson" of "Kabul, AFGHANISTAN". Verplicht.

• county - De county of het gebied binnen de bestemming. Alles na de eerste komma wordt genegeerd. Verplicht.

• name - De naam van de stad. Verplicht. Als een tarief voor meerdere steden geldt, scheid je deze met een schuine streep, bijvoorbeeld "Phoenix / Scottsdale". Payhawk maakt dan voor elke stad een tarief aan.

• state - De staatscode van twee letters voor locaties in de VS. Verplicht. Laat dit leeg voor buitenlandse locaties.

• country - De drieletterige landcode van de bestemming. Laat dit leeg voor locaties in de VS. Payhawk behandelt de rij dan als Verenigde Staten. Gebruik other voor de algemene terugvalrij.

• meals - Het volledige tarief voor maaltijden en incidentele uitgaven per dag voor de locatie. Op basis van deze waarde berekent Payhawk de vergoeding. Het is één waarde per locatie en kan dus niet per maand variëren. Verplicht.

• breakfast, lunch, dinner, incidental expenses - Het bedrag dat van de dagvergoeding wordt afgetrokken wanneer de maaltijden of incidentele uitgaven kosteloos aan de reiziger worden verstrekt. Aftrekposten in het Amerikaanse sjabloon zijn vaste bedragen, geen percentages.

Bestemmingen koppelen aan tarieven

Als de medewerker een bestemming selecteert, vult Payhawk automatisch de stad, county en staat in met behulp van de zoekfunctie voor locaties. Vervolgens zoekt Payhawk een tarief in deze volgorde:

1. De stad in het land van bestemming. Als in meerdere rijen dezelfde plaatsnaam is ingevuld, verfijnt Payhawk de overeenkomst op basis van de county.

2. De county, als er voor de stad zelf geen tarief bestaat.

3. De rij Standard Rate van de staat, wanneer noch de stad noch de county een tarief heeft. Zo publiceert de GSA het tarief voor alle niet-vermelde locaties in een staat.

4. De rij Standard Rate van het land, wanneer de staat geen rij Standard Rate heeft. Voor de Verenigde Staten is dit het standaard CONUS-tarief.

5. De rij other onderaan het sjabloon, wanneer het land van bestemming er helemaal niet in staat.

Omdat niet-vermelde locaties terugvallen op een rij Standard Rate, behoud je één rij Standard Rate per staat, één voor de Verenigde Staten en één rij other.

Internationale reizen

Beleid inzake dagvergoedingen in de VS dekt ook buitenlandse reizen. Voor buitenlandse locaties gelden de tarieven voor maaltijden en incidentele uitgaven van het ministerie van Buitenlandse Zaken, met inhoudingen op basis van de maaltijdverdeling van dat ministerie.

Locaties buiten het vasteland van de Verenigde Staten die wel tot de VS behoren, zoals Alaska, Hawaï, Puerto Rico, Guam, de Amerikaanse Maagdeneilanden en de Noordelijke Marianen, gebruiken de tarieven van het ministerie van Defensie. Alaska en Hawaï staan vermeld als rijen voor de VS met een staatscode, en de gebieden staan vermeld met hun eigen landcode.

De meeste buitenlandse landen in de template hebben een rij Standard Rate die geldt voor elke locatie in dat land zonder eigen tarief. Landen waarvoor één plaatsnaam vermeld is, hebben die niet.

De rij other wordt alleen gebruikt voor landen die volledig ontbreken in het sjabloon. Als een land wel in het sjabloon staat, maar de bestemming niet overeenkomt met een vermelde plaats of een rij Standard Rate voor dat land, kan de dagvergoeding niet worden berekend en geeft het systeem een foutmelding. Voeg een rij Standard Rate toe voor elk land waar je medewerkers naartoe reizen om dit probleem te voorkomen.

Amerikaanse tarieven instellen

Als je bedrijf in de Verenigde Staten geregistreerd is, wordt elk nieuw beleid inzake dagvergoedingen vooraf ingevuld met de actuele Amerikaanse tarieven en regels. Zo begin je met een complete set tarieven van de GSA en het Ministerie van Buitenlandse Zaken en hoef je het bestand niet volledig zelf in te vullen.

Je hoeft dus niet het algemene Payhawk-sjabloon te downloaden. Download in plaats daarvan de tarieven van het beleid zelf, beoordeel ze en importeer je bewerkte bestand weer.

Raadpleeg voor meer informatie over het maken van het beleid voor dagvergoedingen het artikel over het configureren van het uitgavetype voor dagvergoedingen.

Je tarieven up-to-date houden

De GSA publiceert nieuwe tarieven voor elk Amerikaans belastingjaar, dat loopt van 1 oktober tot en met 30 september, en het Ministerie van Buitenlandse Zaken werkt buitenlandse tarieven maandelijks bij. Omdat Payhawk deze updates niet ophaalt voor je bestaande beleidsregels, moet je je tarieven aan het begin van elk belastingjaar beoordelen en een bijgewerkt bestand importeren in het bestaande beleid of een nieuw beleid maken voor de nieuwe periode.

Als er nog niet-uitbetaalde uitgaven voor dagvergoedingen zijn met de oude tarieven, berekent Payhawk deze na de import automatisch opnieuw.

Handige bronnen

• Alles over het beleid voor dagvergoedingen

• Het uitgavetype voor dagvergoedingen configureren

• Geautomatiseerde dagvergoedingen voor reizen