Тази статия съдържа отговори на някои от най-често задаваните въпроси, свързани със заявките и поръчките за покупка в Payhawk.
Може ли пощенската кутия на Payhawk да се използва за фактури, свързани със заявки?
Когато в дадена фактура е посочен номерът на заявката и тя е изпратена до пощенската кутия на Payhawk, функцията за оптично разпознаване на символи (OCR) на Payhawk ще извлече данните и автоматично ще свърже фактурата със съответната заявка.
Ако по някаква причина номерът на заявката не може да бъде прочетен, ще трябва ръчно да свържете фактурата със заявката.
Могат ли заявителите да подават заявки за одобрение, ако доставчикът не е избран?
Да. Предвиденият процес в Payhawk е доставчикът да бъде създаден и добавен към заявката, преди тя да бъде одобрена.
Може ли при създаване на заявка заявителят да посочи доставчик, който не съществува в Payhawk?
Не. Доставчикът трябва първо да бъде създаден в системата чрез приложението Доставчици от администратор на Payhawk. За повече информация относно начините за създаване на доставчици вижте статията с често задавани въпроси за доставчиците.
Може ли идентификаторът на заявката за разхода да бъде извлечен автоматично от системата?
Да. Функцията за оптично разпознаване на символи (OCR) на Payhawk автоматично ще извлече идентификатора на заявката и/или номера на поръчката за покупка, ако е включен в качената фактура.
Могат ли Администраторите на Payhawk да изтрият заявка, след като тя е одобрена?
Заявките могат да бъдат затворени ръчно от заявителя или от счетоводители и администратори на Payhawk. За повече информация вижте статията за затваряне на заявки.
Необходимо ли е служителите, които могат да изтриват неподадени заявки, да са администратори на Payhawk?
Не. За повече информация вижте статията за редактиране и изтриване на заявки.
Може ли Payhawk да съпостави няколко фактури с една заявка?
Да.
Може ли Payhawk да съпостави една фактура с няколко заявки?
Не. Ако една фактура се отнася до две отделни заявки, трябва да я качите два пъти и да свържете всяко копие със съответната заявка, като включите само съответните артикули във всяка от тях.
Поддържа ли Payhawk процес на трипосочно засичане?
Да. За повече информация вижте раздела за счетоводния процес на двупосочно и трипосочно засичане в Payhawk преди плащане.
Може ли Payhawk автоматично да открива несъответствия?
Да. Payhawk автоматично съпоставя качените приемно-предавателни протоколи и фактури със заявките и известява при несъответствия в количество и/или цена. За повече информация вижте статията за определяне на прагове за несъответствие за заявки.
Как потребителите могат да определят прагове за несъответствие и работни процеси?
Можете да зададете прагове за несъответствие от Настройки > Типове заявки > [Тип заявка] > Работен процес > стъпка Плащане. За повече информация вижте статията за определяне на прагове за несъответствия за заявки.
Освен това можете да зададете персонализирани работни процеси за одобрение при несъответствия от Настройки > Работни процеси > Типове разходи > поле Фактура. За повече информация вижте статията за определяне на работни процеси за одобрение за плащания по фактури към заявки.
Как потребителите могат да определят кой може да подава поръчки за покупка?
Потребителите могат да задават кой може да подава заявки от Настройки > Типове заявки > Поръчки за покупка.
Могат ли потребителите да определят персонализирана номерация и представка за поръчки за покупка?
Да. Можете да персонализирате данните от Настройки > Типове заявки > Поръчки за покупка > Персонализация.
Могат ли потребителите да задават централен имейл адрес за фактуриране за поръчки за покупка, на който да се изпращат входящите фактури?
Да. Можете да зададете имейл адреса от Настройки > Заявки > Общи > Персонализация > поле Централен имейл адрес за фактуриране. За повече информация вижте статията за конфигуриране на основните настройки за заявки.
Може ли дадена заявка да бъде одобрена от няколко души?
Да. Можете да персонализирате работните процеси за одобрение на заявки от Настройки > Работни процеси > приложение Заявки. Там можете да зададете конкретна роля, като например Счетоводител или Администратор на Payhawk, конкретно лице, като например Мениджър на екип или Мениджър на персонализирано поле за разходи, или да изберете персонализиран работен процес за одобрение въз основа на сума.
Какви са стъпките в жизнения цикъл на заявката?
Подаване – Заявката не е подадена или е върната на служителя.
Проверка – Заявката е подадена, но не е проверена, или е върната за проверка.
Одобрение – Заявката е проверена, но все още не е одобрена.
Получаване – Заявката е одобрена, но не е получена изцяло.
Фактуриране – Всички артикули са получени изцяло, но заявката все още не е фактурирана.
Плащане – Всички артикули са получени изцяло и са фактурирани, но една или повече фактури все още не са платени.
Затваряне – Всички артикули са получени и фактурирани, но заявката все още не е затворена.
За пълна информация вижте жизнения цикъл на заявките в Payhawk.
Могат ли потребителите да архивират или изтрият вече одобрена заявка?
Не можете да изтриете заявката, но можете да я затворите, ако вече не е необходима.
Може ли Payhawk да генерира отчети за заявки въз основа на конкретни критерии?
Да. За да филтрирате заявки по конкретни критерии, отидете на приложението Заявки и изберете желаните филтри.
Свързани ли са създадените заявки с ERP или счетоводния софтуер на компанията?
Не.
Може ли дадена заявка да бъде отворена отново, след като е затворена?
Да, заявката може да бъде отворена отново от всеки, който има право да я затвори. Това включва всички потребители, които могат да преглеждат заявката в Payhawk: подателят на заявката, проверяващият, мениджърът на екипа на подателя, както и счетоводителите и администраторите на Payhawk в компанията.
Добавих нов тип заявка, но не мога да я използвам. Защо?
Новите типове заявки са деактивирани по подразбиране. Трябва ръчно да ги активирате в Настройки > Заявки, преди да ги използвате.
Как работят заявките за плащане с карта при месечна отпусната сума по картата?
Когато заявка за плащане с карта бъде одобрена:
Средствата се запазват за тази заявка.
Нулиране на месечната отпусната сума – Месечната отпусната сума по картата ви се нулира нормално всеки месец, докато запазените средства остават налични.
Недостатъчно средства – Ако сумата е твърде ниска, редактирайте и подайте отново заявката.
Излишни средства – Остатъчните средства се премахват автоматично след затваряне на заявката.
Какво представляват заявките от документи?
В Payhawk заявките от документи са фактури и разходни документи, автоматично препратени към Payhawk от външни платформи за пътувания, като Perk или Egencia.
Тези елементи изискват проверка, за да се гарантира, че цялата информация е правилна, преди официалното им импортиране в Payhawk и обработката им за плащане. Използвайте филтъра Заявки от документ, за да установите и управлявате лесно тези елементи за навременна проверка и обработка.
Мога ли да задам минимална сума за създаване на поръчки за покупка?
Поръчки за покупка могат да се създават за произволна сума. Задаването на минимален праг на сумата за ограничаване на създаването на поръчки за покупка към момента не се поддържа.
Мога ли да добавя адрес за доставка към поръчка за покупка?
Да. Администратор на Payhawk може да добави поле Адрес за доставка към тип заявка, чийто работен процес включва стъпката Създаване на поръчка за покупка. Когато е активирано, подателите на заявки могат да изберат адрес за доставка от запазените адреси на компанията, който ще се появи в генерирания документ за поръчка за покупка.