Тази статия съдържа отговори на някои от най-често задаваните въпроси, свързани с работните процеси в Payhawk.
Мога ли да създам работен процес, при който разходите изискват одобрение само след като надхвърлят определена сума?
Да, задайте условие въз основа на сумата по време на настройката на работния процес. Например можете да изисквате одобрение само за разходи над 200 евро.
Ами ако трябва различни хора да одобряват разходи на различни нива?
Можете да създадете последователен работен процес, при който например Мениджър на екип одобрява всички разходи, а конкретно лице, роля или разширение на роля – като Мениджър на категория или Администратор на Payhawk – трябва да одобрява само тези над определена сума.
Мога ли да променя одобряващите, след като работният процес вече се използва?
Да, промените се прилагат за новите подадени елементи. За одобрения, чакащи предишните одобряващи, върнете разхода на служителя, за да може да го подаде отново. Това ще задейства нова заявка за одобрение към новия одобряващ.
Защо фактура или поръчка за покупка с няколко реда е изпратена до различни одобряващи?
Когато даден елемент има няколко реда, всеки ред се проверява поотделно спрямо условията на работния процес. Ред от една категория или екип може да бъде изпратен до един одобряващ, а друг ред – до друг одобряващ. Стъпката се пропуска за редовете, които не отговарят на нито едно от условията ѝ. Всички редове все пак трябва да бъдат одобрени, преди елементът да премине към следващата стъпка.
Защо одобряващият не се промени след промяна на сумата или на свързаната поръчка за покупка?
Маршрутът за одобрение използва сумата и свързаната поръчка за покупка такива, каквито са били при подаването на елемента. Ако те се променят по-късно, например когато плащане с карта бъде осчетоводено за сума, различна от първоначално блокираната, или когато свързаната поръчка за покупка бъде редактирана, елементът запазва първоначалния си маршрут. За да приложите новите стойности, върнете елемента на служителя, за да може да го подаде отново.
Какво се случва, ако някой промени поле, използвано от одобрението, докато разходът чака одобрение?
Зависи от опцията, която Администратор на Payhawk е избрал в Когато поле, използвано от одобрението, се промени в Настройки > Процеси за одобряване > Разширени. Одобрението може да продължи от текущата стъпка, да се върне при служителя за повторно подаване или да започне отново от първата стъпка с новите стойности. За повече информация вижте разширени контроли на процесите за одобряване.
Мога ли да имам различни процеси на одобрение за различни типове разходи?
Да, можете да създадете отделни работни процеси за всеки тип разход – като фактури, пробег или дневни – с различни стъпки за одобрение.
Какво се случва, ако одобряващ напусне компанията?
Когато служител напусне компанията:
Payhawk автоматично променя стъпката на работния процес за одобрение от конкретния напуснал служител на Счетоводител или Администратор на Payhawk. Всички бъдещи разходи ще бъдат насочени към тези роли.
Разходите, които чакат одобрение от напусналия служител, се връщат на подателя на стъпка Подаване с причина Одобряващият е премахнат. Подателят ще трябва да ги подаде отново.
Разходите на стъпките за одобрение от Мениджър на екип или Мениджър на персонализирано поле следват резервния механизъм за процеса за автоматично намиране на нов одобряващ.
Какво се случва, ако одобряващият смени позицията си в компанията?
Когато служител смени позицията:
Ако стъпката на работния процес е възложена на конкретния потребител, ангажиментът му остава непроменен независимо от новата му длъжност.
Ако стъпката на работния процес е възложена на Мениджър на екип или Мениджър на персонализирано поле и одобряващият вече не е част от екипа, Payhawk ще възложи повторно одобрението на друг мениджър в екипа. Ако няма други налични мениджъри, системата следва резервния механизъм за процеса.
Какво се случва, ако одобряващ е премахнат от системата?
Когато служител е премахнат от системата, Payhawk прилага същите стъпки както при напускане на служител.
Какво се случва, когато служителят, подаващ заявка, е и одобряващият в стъпка за одобрение?
Когато подателят и одобряващият са едно и също лице, стъпката за одобрение се прескача автоматично и разходът продължава към следващата стъпка в работния процес.
Защо използването на условия за екип не работи за главни екипи?
Когато използвате условия за екип в работните процеси за одобрение, например Екипът НЕ Е финанси и оперативна дейност или Екипът Е финанси и оперативна дейност, системата взема предвид главния екип и всички второстепенни екипи. На практика това означава, че:
Задаването на условие за изключване на главен екип изключва и всички второстепенни екипи.
Задаването на условие за включване на главен екип включва и всички второстепенни екипи.
Това поведение може да доведе до нежелано насочване на одобрения при опит за разграничаване между членове на главни и второстепенни екипи.
Може ли Payhawk да се използва за одобрение на поръчки за покупка и работни процеси за задълженията към доставчици?
Да, Payhawk поддържа работни процеси за одобрение на поръчки за покупка и може да се интегрира в процеса ви за задължения към доставчици за приемане, одобрение и управление на плащанията.
За повече информация: