Nachdem die technische Einrichtung Ihres Payhawk-Kontos abgeschlossen ist, können Sie die verfügbaren Funktionen testen.
Testen der Funktionen der Unternehmenskarte
Die meisten Unternehmen möchten zunächst die Akzeptanzrate der Payhawk-Karten testen. In der folgenden Liste finden Sie Vorschläge, wie Sie das erreichen können:
Laden Sie Geldmittel auf Ihr Payhawk-Währungskonto.
Werfen Sie eine Karte für die Testperson.
Autorisieren Sie die erste Zahlung.
Zusätzlich zu den Funktionen der Payhawk-Karten können Sie auch die Abonnements testen, indem Sie ein aktives Abonnement auf die Payhawk-Karte verschieben, mit der Sie testen.
Testen der Funktionalitäten des Kostenflusses
Jetzt, wo Sie die erste Ausgabe im Payhawk-System haben, probieren Sie die folgenden Aktionen aus, um den Ausgabenfluss zu testen:
Fügen Sie den ersten Spesenbeleg an - zum Beispiel über die Payhawk Quittungsmailbox.
Testen Sie die automatische Datenerfassung des Payhawk OCR Tools.
Füllen Sie die zusätzliche Ausgabenkategorisierung aus und schicken Sie die Ausgabe.
Wenn der Genehmigende entsprechend den Arbeitsabläufen eingestellt ist, genehmigen Sie die Ausgabe, lehnen sie ab oder geben sie zurück, um die Arbeitsabläufe zu testen.
Nach der Genehmigung der Ausgaben kann das Finanzteam nun, falls gewünscht, Buchhaltungsinformationen hinzufügen.
Payhawk-Buchhalter können Ausgaben überprüfen oder als bezahlt markieren.
Testen der Integrations- und Buchhaltungsexportfunktionalitäten
Nachdem das Finanzteam die Ausgaben geprüft hat, ist es an der Zeit, sie in Ihr ERP-System oder Ihre Buchhaltungssoftware zu übertragen. Je nachdem, ob Sie native oder Marktplatz-Integrationen, die Entwickler-API oder die Payhawk-Exportfunktionen verwenden, können Sie die folgenden Szenarien testen.
Verwendung einer nativen oder Marktplatz-Integration oder einer Entwickler-API
Prüfen Sie, ob die Daten aus dem ERP-System oder der Buchhaltungssoftware mit Payhawk synchronisiert sind - zum Beispiel Kategorien, Steuersätze, Lieferanten und Ausgabenfelder.
Nachdem Sie die Ausgaben überprüft haben, kontrollieren Sie, ob sie im ERP-System oder in der Buchhaltungssoftware sichtbar und richtig kategorisiert sind.
Nachdem die Zahlung beglichen wurde, überprüfen Sie, ob die Zahlung in Ihrem ERP-System oder Ihrer Buchhaltungssoftware den richtigen Konten zugeordnet ist.
(Für Entwickler-APIs) Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Ereignisse abonniert haben.
Prüfen Sie die Qualität der Dokumente in Ihrem ERP-System oder Ihrer Buchhaltungssoftware.
(Monatsende) Führen Sie einen Abgleich durch, um zu bestätigen, dass alle Ausgaben und Zahlungen ordnungsgemäß mit Ihrem ERP-System oder Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisiert sind.
Verwendung der Payhawk-Exportfunktionen
Prüfen Sie, ob der Export alle relevanten Daten enthält.
Prüfen Sie, ob die Informationen in der richtigen Reihenfolge und im richtigen Format vorliegen.
Prüfen Sie, ob das Hochladen von Ausgaben und Zahlungen in das ERP-System oder die Buchhaltungssoftware funktioniert und ob die Informationen korrekt gespeichert werden.
(Monatsende) Führen Sie einen Abgleich durch, um zu bestätigen, dass alle Ausgaben und Zahlungen ordnungsgemäß mit Ihrem ERP-System oder Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisiert sind.