Preguntas frecuentes sobre los flujos de aprobación

Este artículo ofrece respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes relacionadas con los flujos de aprobación en Payhawk.

¿Puedo crear un flujo de aprobación en el que los gastos solo necesiten aprobación cuando excedan un determinado importe?

Sí, establece una condición basada en el importe durante la configuración del flujo de aprobación. Por ejemplo, puedes exigir la aprobación solo para gastos superiores a 200 €.

¿Qué pasa si se necesita que distintas personas aprueben gastos en distintos niveles?

Puedes crear un flujo de aprobación secuencial en el que, por ejemplo, un jefe de equipo apruebe todos los gastos y una persona, un rol o una extensión de rol específicos, como el jefe de categoría o el administrador de Payhawk, tenga que aprobar solo los que superen un determinado importe.

¿Puedo cambiar los aprobadores después de haber empezado a utilizar el flujo de aprobación?

Sí, los cambios se aplican a los nuevos envíos. Para las aprobaciones pendientes de los antiguos aprobadores, devuelve el gasto al empleado para que pueda volver a presentarlo. De esta forma se activará una nueva solicitud de aprobación para el nuevo aprobador.

¿Por qué una factura u orden de compra con varias líneas se envió a distintos aprobadores?

Cuando un elemento tiene varias líneas, cada línea se compara por separado con las condiciones del flujo de aprobación. Una línea de una categoría o equipo puede ir a un aprobador y otra línea, a un aprobador distinto. Además, un paso se omite para las líneas que no cumplen ninguna de sus condiciones. Aun así, todas las líneas deben aprobarse antes de que el elemento pase al siguiente paso.

¿Por qué no cambió el aprobador después de que cambiaran el importe o la orden de compra vinculada?

La ruta de aprobación utiliza el importe y la orden de compra vinculada tal como estaban cuando se envió el elemento. Si cambian más adelante, por ejemplo, cuando un pago con tarjeta se liquida por un importe distinto al de la retención original o cuando se edita la orden de compra vinculada, el elemento mantiene su ruta original. Para aplicar los nuevos valores, devuelve el elemento al empleado para que pueda volver a enviarlo.

¿Qué ocurre si alguien cambia un campo utilizado en la aprobación mientras el gasto está pendiente?

Depende de la opción que haya seleccionado un Administrador de Payhawk en Cuando cambia un campo utilizado en la aprobación, en Ajustes > Flujos de aprobación > Avanzado. La aprobación puede continuar desde el paso actual, volver al empleado para que la envíe de nuevo o comenzar de nuevo desde el primer paso con los nuevos valores. Para más información, consulta controles avanzados de los flujos de aprobación.

¿Puedo tener diferentes procesos de aprobación para varios tipos de gastos?

Sí, puedes crear flujos de aprobación únicos para cada tipo de gasto, como facturas, kilometraje o dietas, con diferentes pasos de aprobación.

¿Qué ocurre si un aprobador deja la empresa?

Cuando se da de baja a un empleado:

Payhawk cambia automáticamente el paso del flujo de aprobación del empleado dado de baja al rol de contable de Payhawk o administrador de Payhawk. Todos los gastos futuros se enviarán a estos roles.
Los gastos que estén pendientes de aprobación por parte del empleado dado de baja se devuelven al propietario del gasto al paso Enviar, con el motivo Aprobador dado de baja. El propietario deberá volver a enviarlos.
Los gastos en los pasos de aprobación de Responsable de equipo o Responsable de campo personalizado siguen el mecanismo de flujo de respaldo para encontrar automáticamente un nuevo aprobador.

¿Qué ocurre si un aprobador cambia de puesto dentro de la empresa?

Cuando un empleado cambia de puesto:

Si el paso del flujo de aprobación está asignado a este usuario específico, la asignación no cambia, independientemente del nuevo puesto del empleado.
Si el paso del flujo de aprobación está asignado a un Responsable de equipo o a un Responsable de campo personalizado y el aprobador ya no forma parte del equipo, Payhawk reasignará la aprobación a otro responsable del equipo. Si no hay otros responsables disponibles, el sistema seguirá el mecanismo de flujo de respaldo.

¿Qué ocurre si se elimina a un aprobador del sistema?

Cuando se elimina a un empleado del sistema, Payhawk aplica los mismos pasos que cuando se da de baja a un empleado.

¿Qué ocurre cuando el empleado que envía una solicitud es el mismo que el aprobador en un paso de aprobación?

Cuando la persona que envía la solicitud y el aprobador son la misma persona, el paso de aprobación se omite automáticamente y el gasto pasa al siguiente paso del flujo de aprobación.

¿Por qué no funcionan las condiciones de equipo para equipos principales?

Cuando se utilizan condiciones de equipo en los flujos de aprobación, por ejemplo, Equipo NO ES Finanzas y Operaciones o Equipo ES Finanzas y Operaciones, el sistema tiene en cuenta tanto el equipo principal como todos los equipos secundarios. En la práctica, esto significa que:

Al establecer una condición para excluir un equipo principal, también se excluyen todos sus equipos secundarios.
Al establecer una condición para incluir un equipo principal, también se incluyen todos sus equipos secundarios.

Este comportamiento puede provocar un enrutamiento de aprobaciones no deseado al intentar diferenciar entre miembros del equipo principal y de los equipos secundarios.

¿Se puede utilizar Payhawk para la aprobación de órdenes de compra y flujos de aprobación de cuentas por pagar?

Sí, Payhawk admite flujos de aprobación de órdenes de compra y puede integrarse en tu proceso de cuentas por pagar para la recepción, aprobación y gestión de pagos.

Para más información: