Payhawk ofrece potentes opciones para supervisar e informar sobre los gastos de su empresa y utiliza fácilmente la función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer de forma automática la información de los gastos a partir de las notas de entrega y albarán y de las facturas adjuntas.
Cada empleado puede crear y cargar gastos en Payhawk.
Solo los administradores de Payhawk pueden definir la configuración de los tipos de gastos de la empresa y los flujos de aprobación de las solicitudes de gastos y pagos.
Tipos de gastos en Payhawk
Payhawk permite que los empleados creen los siguientes tipos de gastos:
Gastos de tarjeta
Transferencia bancaria
Fondos de la empresa
Reembolso
Kilometraje
Dietas
Ciclo de vida de los gastos
La siguiente tabla enumera las pestañas disponibles en las que se posiciona un gasto dependiendo de su estado y en función de los flujos de aprobación requeridos por la organización.
Pestaña | Detalles del estado |
Enviar | La pestaña Gastos > Enviar contiene los gastos que tienen activada la opción Enviar para el tipo de gasto en Workflows y que no se han enviado todavía. Estos gastos esperan a que el empleado confirme explícitamente el envío del gasto haciendo clic en el botón Enviar. Si la opción Enviar de todos los tipos de gastos en Workflows está desactivada, la pestaña Enviar se ocultará automáticamente. Desde aquí, las personas o funciones autorizadas en la empresa también pueden: Una vez enviado, el gasto automáticamente:
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Aprobar | La pestaña Gastos > Aprobar contiene todos los gastos que tienen activada la opción Enviar del tipo de gasto en Workflows y que están pendientes de aprobación.
Desde aquí, las personas o funciones autorizadas en la empresa también pueden: Una vez que se aprueba un gasto, este pasa automáticamente a la pestaña Revisar. |
Revisar | La pestaña Gastos > Revisar contiene todos los gastos que están listos para ser revisados. Estos incluyen los gastos que no requieren envío y, por lo tanto, tampoco necesitan el paso de aprobación cuando se crean. Desde aquí, las personas o funciones autorizadas en la empresa también pueden: Una vez que se haya revisado el gasto, este pasará automáticamente a la pestaña Pagar. Si se trata de un gasto con tarjeta, pasará directamente a Todo. |
Pagar > Confirmar detalles | Los gastos en la pestaña Gastos > Pagar > Confirmar detalles requieren la confirmación de los detalles del pago antes de iniciarlo. Desde aquí, las personas autorizadas en la empresa pueden:
Una vez hecho esto, haga clic en Confirmar detalles y el gasto pasará a la pestaña Pagar > Autorizar. |
Pagar > Autorizar | Los gastos en la pestaña Gastos > Pagar > Autorizar son todos los que requieren autorización para su pago inmediato o programado. Desde aquí, las personas autorizadas en la empresa pueden:
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Pagar > Programado | La pestaña Programado contiene todas las transferencias bancarias que se han programado para una fecha concreta o la de vencimiento. Desde aquí, las personas autorizadas en la empresa pueden: |
Todo | La pestaña Gastos > Todo contiene todos los gastos independientemente de sus estados, mencionados anteriormente. Desde aquí, para los gastos pagados, las personas autorizadas en la empresa pueden: |
Extracción automática de datos con OCR
Como parte de la solución de gestión de gastos, Payhawk ha desarrollado una herramienta nativa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que extrae de forma automática la información relevante de las facturas y de las notas de entrega y albarán cargadas y la transfiere al sistema de Payhawk.
Para más información sobre los siguientes temas, consulta el artículo sobre el autocompletado de los campos de gastos en Payhawk:
Qué datos de gastos lee y rellena automáticamente la herramienta OCR.
Las estrategias de sugerencia que los administradores de Payhawk pueden configurar para rellenar automáticamente el campo Categoría y los campos personalizados.
Para más información sobre cómo crear una plantilla para el campo Nota a partir de datos de gastos, rellenarlo automáticamente a partir de datos históricos, o ambas opciones, consulta el artículo sobre el uso de sugerencias y plantillas de notas inteligentes.
Verificación de gastos duplicados
Payhawk detecta automáticamente los gastos duplicados. Por ejemplo, si un empleado envía la misma factura dos veces, una como transacción con la tarjeta Payhawk y otra como solicitud de reembolso, el sistema la marcará.
La verificación de duplicados se basa en los siguientes criterios:
Monto
Proveedor
Fecha del documento
Número del documento
Si dos o tres de estos criterios son iguales, el sistema te mostrará una advertencia suave — por ejemplo, si hay un gasto con el mismo proveedor, importe y fecha de documento.
Si los cuatro criterios son iguales, el sistema permitirá el envío, pero mostrará una advertencia fuerte para el revisor durante el proceso de revisión.
Si quien envía el gasto modifica alguno de los campos verificados, se notificará al revisor, siempre y cuando la advertencia esté activada en el asistente de revisión.
Iconos y navegación
Para disfrutar de una navegación más rápida e intuitiva, el estado actual de un gasto en Payhawk se indica con un icono y puede ser cualquiera de los que aparecen en la siguiente tabla.
Icono | Indicación | Detalles |
| Al gasto le falta un documento. | A menudo, los gastos sin documentos cargados son pagos con tarjeta a la espera de que el titular añada una nota de entrega y albarán o una factura. |
| El gasto tiene un documento adjunto o se ha revisado. |
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| El gasto está archivado. | Los gastos archivados son de solo lectura y no pueden editarse. Sin embargo, se pueden ver y exportar, descargar sus documentos de pago y seguir su historial. |
Códigos de color
Puede tener una visión rápida del estado de los gastos basándose en los siguientes códigos de color que utiliza el sistema:
Rojo - Pagos atrasados. La fecha de vencimiento en el documento de gasto adjunto ha pasado.
Naranja - Pagos vencidos. La fecha de vencimiento en el documento de gasto adjunto muestra que el pago está previsto o planificado para una fecha específica.
Negro - Gastos pagados.
