Gestion des paramètres des champs

Vous pouvez définir la visibilité et les options requises pour la vérification ou la soumission pour chaque champ Payhawk auquel elles s'appliquent.

Paramètres de visibilité disponibles pour les champs

Les options de visibilité disponibles pour les champs diffèrent selon le champ et sa fonction comme suit :

Champ	Paramètres de visibilité
Catégorie	Rôles présélectionnés :ComptableetAdministrateur(impossibledemodifier). Vous pouvez également accorder l'accès à n'importe quel rôle Payhawk sauf Employéenl'ajoutantauxparamètresdevisibilité.Cesrôlespourrontalorsêtreenmesurede consulterlechamp.
Note	Rôles présélectionnés :ComptableetAdministrateur(impossibledemodifier). Vouspouvezajoutern'importequelrôlePayhawkauxparamètres devisibilitépourautorisercesrôlesàconsulterleschamps. Le champ Note prend en charge la création de modèles à partir des données de notes de frais, le remplissage automatique à partir de l'historique des notes de frais, ou les deux. Pour en savoir plus, consultez l'article sur l'utilisation des suggestions et des modèles de notes intelligentes.
Document	Impossiblededésactiver. Rôles présélectionnés : Tous les rôles Payhawk (impossibledemodifier).
Date du document	Impossiblededésactiver. Rôles présélectionnés :ComptableetAdministrateur(impossibledemodifier). Vouspouvezajoutern'importequelrôlePayhawkauxparamètres devisibilitépourautorisercesrôlesàconsulterlechamp.
Date d'échéance	Impossiblededésactiver. Rôles présélectionnés :ComptableetAdministrateur(impossibledemodifier). Vouspouvezajoutern'importequelrôlePayhawkauxparamètres devisibilitépourautorisercesrôlesàconsulterlechamp.
Type de document	Rôles présélectionnés :ComptableetAdministrateur(impossibledemodifier). Vouspouvezajoutern'importe quellrôlePayhawkauxparamètresdevisibilitépourpermettreà cesrôlesd'afficherlechampdes notes de frais.
Numéro de document	Rôles présélectionnés :ComptableetAdministrateur(impossibledemodifier). Vouspouvezajoutern'importequelrôlePayhawkauxparamètres devisibilitépourautorisercesrôlesàconsulterlechamp.
Période de service	Rôles présélectionnés :ComptableetAdministrateur(impossibledemodifier). Vous pouvez ajouter n'importe quel rôle Payhawk sauf Employéauxparamètresdevisibilitépourpermettreà cesrôlesdeconsulterlechamp.
Fournisseur	Impossiblededésactiver. Rôles présélectionnés :ComptableetAdministrateur(impossibledemodifier). Vouspouvezajouern'importe quelrôlePayhawkauxparamètresdevisibilitépourpermettreà cesrôlesd'afficherlechamp.
Taux d'imposition	Rôles présélectionnés :ComptableetAdministrateur(impossibledemodifier). Vous pouvez ajouter n'importe quel rôle Payhawk sauf Employéauxparamètresdevisibilitépourpermettreà cesrôlesdeconsulterlechamp.
Remise	Rôles présélectionnés :ComptableetAdministrateur(impossibledemodifier). Vous pouvez ajouter n'importe quel rôle sauf Employéauxparamètresdevisibilitépourautorisercesrôlesàconsulterlechamp.
Amortissement	Rôles présélectionnés :ComptableetAdministrateur(impossibledemodifier). Vous pouvez ajouter n'importe quel rôle Payhawk sauf Employéauxparamètresdevisibilitépourpermettreà cesrôlesdeconsulterlechamp.
Équipe	Rôles présélectionnés : Comptable et Administrateur (impossible de modifier). Vous pouvez ajouter n'importe quel rôle Payhawk aux paramètres de visibilité pour permettre à ces rôles de consulter le champ. Si un utilisateur appartient à plusieurs équipes, ce champ lui sera visible.

Configuration de la visibilité des champs

En configurant les paramètres de visibilité des champs, vous pouvez contrôler les rôles de votre entreprise qui peuvent les consulter.

Pour les besoins de cet exemple, vous modifierez les paramètres de visibilité du champ de notes de frais Date du document :

Dans le portail web Payhawk, accédez à Paramètres> Types de notes de frais > [Type de notes de frais].
Sélectionnez Date du document.
Dans la liste déroulante Visibilité, sélectionnez les rôles auxquels vous souhaitez autoriser l'accès à ce champ – par exemple, Spécialiste AP senior et Auditeur.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Définition des options obligatoires pour la vérification pour les champs

En tant qu'administrateur Payhawk, vous pouvez également définir les champs qui sont obligatoires pour la révision. Par conséquent, si l'un des champs obligatoires a été laissé vide, les responsables de la révision ne pourront pas marquer une note de frais ou demande comme étant révisée.

Par exemple, pour exiger des responsables de la révision qu'ils s'assurent que la date d'un document pour une note de frais ou demande est bien renseignée :

Dans le portail web Payhawk, accédez à Paramètres> Types de notes de frais > [Type de notes de frais].
Sélectionnez Date du document.
Cliquez sur Nécessaire pour la révision.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Définition des options obligatoires pour la soumission pour les champs

En tant qu'administrateur Payhawk, vous pouvez également définir les champs qui sont requis pour la soumission d'une note de frais. Par conséquent, si l'un des champs obligatoires a été laissé vide, les responsables de la note de frais ou demande ne pourront pas les soumettre.

Par exemple, pour obliger les responsables des notes de frais ou demandes à indiquer la date du document lorsqu'ils soumettent une note de frais ou demande :

Dans le portail web Payhawk, accédez à Paramètres> Types de notes de frais > [Type de notes de frais].
Sélectionnez Date du document.
Activez l'option Obligatoire pour la soumission.
Le champ Document fournit une option supplémentaire afin de définir un seuil en dessous duquel aucun document n'est requis de la part de vos employés pour soumettre une dépense ou une demande. Pour activer cette option, saisissez le montant souhaité.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Paramètres des catégories de notes de frais

Les catégories de notes de frais offrent des options supplémentaires pour les stratégies de suggestion liées au remplissage automatique des données de notes de frais dans le champ de la catégorie de la dépense ou demande. Pour plus d'informations, consultez l'article sur les stratégies de suggestion pour les champs et catégories de notes de frais.