Nadat de technische installatie voor je Payhawk-rekening is voltooid, kun je de beschikbare functionaliteiten testen.
Bedrijfskaarten testen
De meeste bedrijven willen eerst de acceptatiegraad van de Payhawk-kaarten uittesten. In de volgende lijst stellen we enkele handelingen voor waarmee je dit kunt doen:
Voeg saldo toe aan je Payhawk-valutarekening.
Geef een kaart uit voor de persoon die de test uitvoert.
Autoriseer de eerste betaling.
Naast de functionaliteiten van de Payhawk-kaarten kun je ook plannen testen door een actief plan te verplaatsen naar de Payhawk-kaart waarmee je aan het testen bent.
Uitgavenflows testen
Nu je de eerste uitgave in het Payhawk-systeem hebt staan, kun je de volgende handelingen uitproberen om de uitgavenstroom te testen:
Voeg het eerste document toe - bijvoorbeeld via de mailbox van Payhawk.
Test het automatisch vastleggen van gegevens met de Payhawk OCR-tool.
Vul de extra kostencategorisering in en dien de uitgave in.
Met de goedkeurder ingesteld volgens de workflows kun je de uitgave goedkeuren, afwijzen of terugsturen om de workflows te testen.
Na de goedkeuring kan je finance-team eventuele boekhoudkundige informatie toevoegen.
Payhawk-boekhouders kunnen een review uitvoeren of uitgaveboekingen als betaald markeren.
De Payhawk AI Agents testen
De Payhawk AI Agents zijn opgenomen in uw actieve abonnement en de Travel AI Agent is los verkrijgbaar. Probeer de volgende acties om de agents te testen:
Vraag elke agent naar zijn mogelijkheden, bijvoorbeeld: "Waarmee kunt u mij helpen?"
Vraag de Financial Controller AI Agent: "Welke openstaande uitgaven moet ik indienen of goedkeuren?" Dien er daarna een in of keur er een goed in de chat.
Sleep een bonnetje naar de Financial Controller AI Agent om een uitgave in de chat in te dienen.
Maak een inkoopaanvraag met de Procurement AI Agent, bijvoorbeeld: "Ik moet een nieuwe laptop bestellen voor een nieuwe medewerker die volgende maand begint."
Integraties en boekhoudkundige export testen
Nadat je finance-team de uitgave heeft gecontroleerd, is het tijd om deze in je ERP-systeem of boekhoudsoftware te zetten. Afhankelijk van of je gebruikmaakt van native of marktplaatsintegraties, de Developer API of de Payhawk-exportfunctionaliteiten, kun je de volgende scenario's testen.
Native, marktplaatsintegratie of Developer API
Controleer of de gegevens van het ERP-systeem of de boekhoudsoftware gesynchroniseerd zijn met Payhawk - bijvoorbeeld categorieën, belastingtarieven, leveranciers en uitgavenvelden.
Nadat je de uitgave hebt gecontroleerd, check je of deze zichtbaar is en goed is gecategoriseerd in het ERP-systeem of de boekhoudsoftware.
Nadat de betaling is uitgevoerd, controleer je of je kunt zien dat de betaling aan de juiste rekeningen in je ERP-systeem of boekhoudsoftware is toegewezen.
(Voor Developer API's) Zorg ervoor dat je je op alle relevante events hebt geabonneerd.
Controleer de kwaliteit van documenten in je ERP-systeem of boekhoudsoftware.
(Maandafsluiting) Voer een reconciliatie uit om te bevestigen dat alle uitgaven en betalingen correct zijn gesynchroniseerd in je ERP-systeem of boekhoudsoftware.
Gebruikmaken van de Payhawk-export
Controleer of de export alle relevante gegevens bevat.
Controleer of de informatie in de juiste volgorde en opmaak staat.
Controleer of het uploaden van uitgaven en betalingen naar het ERP-systeem of de boekhoudsoftware werkt en of de informatie correct wordt opgeslagen.
(Maandafsluiting) Voer een afstemming uit om te bevestigen dat alle uitgaven en betalingen correct zijn gesynchroniseerd in je ERP-systeem of boekhoudsoftware.