Dit artikel geeft antwoord op een aantal van de meest gestelde vragen (FAQ) met betrekking tot multi-entiteitenbeheer in Payhawk.
Kan ik documenten automatisch doorsturen van een gecentraliseerde bedrijfse-mail naar het 'postvak bonnetjes en facturen'?
Als je een groepsbeheerder bent in Payhawk, kun je documenten (ontvangstbewijzen of facturen) doorsturen naar het 'postvak bonnetjes en facturen'? vanuit één gecentraliseerde bedrijfs-e-mail (bijvoorbeeld finance@your-company.com) door dit e-mailadres als gebruiker toe te voegen aan elke entiteit binnen de groep.
Bij ontvangst van de e-mail in het 'postvak bonnetjes en facturen' zal het Payhawk systeem proberen het bedrijf te definiëren waarop het document betrekking heeft door de bedrijfsnaam en BTW te lezen die op de bon of factuur vermeld staan.
Als de poging succesvol is en de uitgave is betaald (de e-mail is verzonden naar paid@payhawk.me), zal het systeem de bon automatisch koppelen aan de betaalde uitgave in de betreffende entiteit.
Als de poging succesvol is en de uitgave niet is betaald (de factuur is verzonden naar unpaid@payhawk.me), zal het systeem automatisch proberen de uitgave aan te maken tegen de bon of factuur in de betreffende entiteit.
Als de poging mislukt, zal Payhawk de gebruiker die is geregistreerd met de gecentraliseerde e-mail via zijn Payhawk-mailbox op de hoogte stellen en vragen om het bedrijf te selecteren waar de uitgave moet worden aangemaakt.
Hoe weet Payhawk bij welke entiteit een ontvangst hoort als een medewerker in meerdere entiteiten zit?
Wanneer medewerkers documenten voor betaalde of onbetaalde uitgaven die bij verschillende entiteiten binnen de groep horen doorsturen naar de 'postvak bonnetjes en facturen', voert Payhawk de volgende controles uit:
Om het document aan de juiste entiteit te koppelen, controleert het systeem de bedrijfsnaam en het btw-nummer.
Om het document aan de juiste uitgave te koppelen, controleert het systeem het totaalbedrag in de valuta van de entiteit, de naam van de leverancier en het e-mailadres van de gebruiker.
Wanneer een groepsworkflow goedkeuring activeert, wordt dan de consolidatievaluta van de groep gebruikt of de valuta van elke entiteit?
Een groepsworkflow gebruikt altijd het vooraf gedefinieerde bedrag in de groep en past de lokale valuta van elke entiteit toe.
Als de goedkeuringsdrempel bijvoorbeeld is ingesteld op 50, wordt goedkeuring vereist bij 50 GBP voor een Britse entiteit, 50 USD voor een Amerikaanse entiteit en 50 EUR voor een Griekse entiteit.
Kan ik geld overmaken naar meerdere entiteiten en het dienovereenkomstig laten verdelen?
Nee, het is niet mogelijk om in één transactie geld over te maken naar meerdere entiteiten. Geld moet afzonderlijk naar elke entiteit worden overgemaakt via een van de volgende methoden:
Handmatig geld overmaken van de bankrekening van je bedrijf naar elke entiteit.
Geld direct storten vanaf een gekoppelde bankrekening binnen Payhawk.
Kunnen HRIS-gegevens (PXD) één keer worden geüpload voor meerdere entiteiten, of moeten ze per entiteit worden opgesplitst?
Met de functie voor meerdere gegevens tegelijk uploaden, kun je alle gebruikers in één keer importeren. In een kolom van het uploadbestand geef je aan tot welke entiteit een gebruiker behoort. Wanneer je de API rechtstreeks gebruikt, moet elke gebruiker worden uitgenodigd voor elke entiteit waarvan hij of zij deel uitmaakt. Gebruikers kunnen tot meerdere entiteiten behoren.
Wat gebeurt er met gebruikers- en kaartgegevens en de geschiedenis ervan als een gebruiker van de ene naar de andere entiteit moet worden overgeplaatst?
Elke gebruiker heeft betalingsgegevens die specifiek zijn voor diens betreffende entiteit, waardoor per entiteit verschillende valuta en configuraties mogelijk zijn. Als een migratie nodig is, zorg er dan voor dat de gegevens voor de gebruiker correct worden ingesteld in de nieuwe entiteit, met inachtneming van de regels die gelden voor de specifieke entiteit.
Kan Payhawk een complexe organisatiestructuur ondersteunen, zoals een organigram met zes lagen?
Ja. De Payhawk Teams-module ondersteunt relaties tussen verschillende niveaus en kan meerlagige structuren zonder beperking weergeven.
Kan ik gegevens delen tussen entiteiten, en wat zijn de beperkingen?
Master-gegevens, zoals onkostenvelden, -categorieën, kostenplaatsen en workflows, kunnen tussen entiteiten worden gedeeld.
Financiële gegevens, zoals onkosten, transacties en kaarten, worden niet gedeeld. Wanneer entiteiten voor het eerst worden gekoppeld, kunnen master-gegevens van één entiteit op groepsniveau worden gekopieerd. Om de configuratie te vereenvoudigen, kun je het beste vanaf het begin met meerdere entiteiten starten.
Zijn er workflows die ik centraal voor alle entiteiten kan beheren?
Ja. Workflows kunnen worden toegepast op meerdere entiteiten, waardoor ze centraal en consistent beheerd kunnen worden.
Met welke beperkingen moet ik rekening houden wanneer ik overstap van één entiteit naar meerdere entiteiten?
Master-gegevens kunnen worden gedeeld, maar financiële gegevens behoren altijd tot een specifieke entiteit. Sommige configuraties, zoals onkostenvelden of -workflows, moeten op groepsniveau worden beheerd om consistent te worden toegepast. Als je instellingen gebruikmaken van MEM (Multi-Entity Management), moet je de MEM‑endpoints gebruiken, die gegevens rechtstreeks voor een specifieke entiteit verwerken.