In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen (FAQ) over reizen en ritten in relatie tot het onkostenplatform Payhawk.
Mag ik gebruik maken van goedkope luchtvaartmaatschappijen in de VS?
Jazeker, je kunt bijvoorbeeld kiezen voor Sun Country, Frontier en Spirit Airlines.
Mag ik zelf bepalen uit welke luchtvaartmaatschappijen en hotels mijn medewerkers kunnen kiezen?
Je kunt voorkeursmaatschappijen en -hotels instellen in je reisbeleid en de Travel AI Agent zal deze voorrang geven in de resultaten die aan de medewerker worden getoond. Je kunt de rest van de zoekresultaten niet verbergen. Je gaat echter nog wel altijd zelf over de goedkeuringen. Zo wordt er bijvoorbeeld nooit buiten je ingestelde goedkeuringsworkflow geboekt.
Waarom toont de Travel AI Agent opties die buiten het beleid vallen? Kan ik dat voorkomen?
De Travel AI Agent verbergt opties die buiten het beleid vallen niet, omdat dit soms de enige beschikbare reisopties zijn.
Wanneer een medewerker een reisaanvraag indient, met daarin de door hem of haar gekozen vlucht- en accommodatiemogelijkheden, wordt je vooraf ingestelde goedkeuringsworkflow geactiveerd. Tenzij je automatische goedkeuring voor alle reisaanvragen hebt ingesteld, kan de goedkeurder alle details van de aanvraag bekijken, inclusief of de gekozen opties voldoen aan het beleid, voordat hij of zij een beslissing over de goedkeuring neemt.
Moet elke reizende medewerker een Payhawk-kaart krijgen om een reis te boeken?
Nee. Je kunt ervoor kiezen om alleen voor de boeking een virtuele kaart automatisch te laten genereren.
Hoe werkt de dagvergoeding?
De dagvergoeding is een bedrag dat voor elke dag van de reis aan het kaartlimiet van de medewerker wordt toegevoegd, boven op het hotel- en vluchtbudget. Wanneer een reisaanvraag wordt goedgekeurd, stijgt het kaartlimiet van de medewerker met het dagbedrag vermenigvuldigd met het aantal reisdagen. De medewerker kan dit bedrag besteden vanaf het moment van goedkeuring tot en met de laatste dag van de reis. Aan het einde van de reis wordt elke niet-bestede vergoeding van het kaartlimiet verwijderd. Om de dagvergoeding voor je bedrijf in of uit te schakelen, ga je naar het tabblad Instellingen > Reizen > Travel > Beleid en gebruik je de schakelaar Medewerkers toestaan een vergoeding op hun kaart aan te vragen.
We hebben een Travel Manager die voor iedereen de reizen boekt. Werkt de Travel AI Agent ook met onze setup?
Ja. Je kunt alle reisaanvragen eerst naar een primaire beoordelaar sturen, bijvoorbeeld je Travel Manager.
Kan ik bagage toevoegen aan mijn boeking?
Ja. U kunt bagage rechtstreeks toevoegen tijdens het boekingsproces. Als het geselecteerde tarief geen bagageoptie bevat, stelt de Travel AI Agent automatisch een smart bundle voor. U kunt de AI Agent ook vragen bagage toe te voegen aan een van de beschikbare tarieven. In sommige gevallen zijn extra bagagediensten mogelijk niet beschikbaar.
Kan ik mijn heenvlucht en terugvlucht bij verschillende luchtvaartmaatschappijen boeken?
Ja. Bij een retourvlucht selecteer je voor elk traject een vlucht en kun je voor de heenvlucht en de terugvlucht een andere luchtvaartmaatschappij kiezen. Als je voor beide trajecten dezelfde luchtvaartmaatschappij kiest, combineert de AI Travel Agent ze tot één retourtarief met één betaling en één uitgave. Als je verschillende luchtvaartmaatschappijen kiest, boekt de Agent twee losse tickets, elk met een eigen betaling en een eigen uitgave.
Kan ik mijn gesprekken met de AI Travel Agent hernoemen of verwijderen?
Ja. Je kunt een gesprek met de AI Travel Agent hernoemen om het een duidelijkere titel te geven, zodat je het later makkelijker terugvindt. Je kunt ook gesprekken verwijderen die je niet meer nodig hebt om je lijst overzichtelijk te houden.
.png)