Payhawk biedt krachtige opties voor het bewaken en rapporteren van je bedrijfsuitgaven en maakt naadloos gebruik van de functionaliteit voor optische tekenherkenning (OCR) om automatisch informatie over uitgaven te extraheren uit bijgevoegde bonnetjes en facturen.
Elke medewerker bij je bedrijf kan uitgaven aanmaken en indienen in Payhawk.
Alleen Payhawk-beheerders kunnen de instellingen voor de uitgaventypen bij je bedrijf en de workflows voor het goedkeuren van uitgave-verzoeken en betalingen definiëren.
Soorten uitgaven in Payhawk
Medewerkers kunnen de volgende soorten uitgaven aanmaken:
Kaartuitgaven
Rekeningbetalingen
Bedrijfscontanten
Terugbetaling
Kilometervergoeding
Dagvergoeding
Uitgavencyclus
In de onderstaande tabel staan de beschikbare tabbladen waaronder een uitgave wordt geplaatst, afhankelijk van de status en de goedkeuringsflows die de organisatie vereist.
tabblad | statusgegevens |
Indienen | Het tabblad onkosten > indienen bevat uitgaven waarvoor de optie indienen voor het uitgavetype in workflows is ingeschakeld en die nog niet zijn ingediend. Deze uitgaven wachten op medewerkers (of degenen die namens hen zijn geautoriseerd) om de uitgave-indiening een voor een of in bulk te bevestigen door te klikken op de knop indienen. Als de optie indienen voor alle uitgavetypen in workflows is uitgeschakeld, wordt het tabblad indienen automatisch verborgen. Geautoriseerde medewerkers of rollen bij het bedrijf kunnen vanaf hier ook: Een ingediende uitgave wordt automatisch:
|
Goedkeuren | Het tabblad onkosten > goedkeuren bevat alle uitgaven waarvoor de optie indienen van het uitgavetype onder workflows is ingeschakeld en die in afwachting van goedkeuring zijn.
Geautoriseerde medewerkers of rollen bij het bedrijf kunnen vanaf hier ook:
Een goedgekeurde uitgaven wordt automatisch verplaatst naar het tabblad beoordelen. |
Beoordelen | Het tabblad onkosten > beoordelen bevat alle uitgaven die beoordeeld moeten worden. Hieronder vallen alle uitgaven die bij het aanmaken niet ingediend en dus ook niet goedgekeurd hoeven te worden. Geautoriseerde medewerkers of rollen bij het bedrijf kunnen vanaf hier ook:
Een beoordeelde uitgave wordt automatisch verplaatst naar het tabblad betalen. Een kaartuitgave wordt direct verplaatst naar alle. |
Betalen > gegevens bevestigen | Voor uitgaven onder het tabblad onkosten > betalen > gegevens bevestigen moeten de betaalgegevens worden bevestigd voordat de betaling kan worden uitgevoerd. Geautoriseerde medewerkers bij je bedrijf kunnen vanaf hier: Klik als je klaar bent op gegevens bevestigen en de uitgave wordt verplaatst naar het tabblad betalen > autoriseren. |
Betalen > autoriseren | Uitgaven onder het tabblad onkosten > betalen > autoriseren moeten allemaal worden geautoriseerd voor directe of ingeplande betaling. Geautoriseerde medewerkers bij je bedrijf kunnen vanaf hier: |
Betalen > ingepland | Het tabblad ingepland bevat alle rekeningen die zijn ingepland voor betaling op een specifieke datum of op de vervaldatum. Geautoriseerde medewerkers bij je bedrijf kunnen vanaf hier: |
Alle | Het tabblad onkosten > alle bevat alle uitgaven ongeacht de bovengenoemde statussen. Voor betaalde uitgaven kunnen geautoriseerde medewerkers bij je bedrijf vanaf hier: |
Automatische gegevensextractie met OCR
Als onderdeel van zijn uitgavenbeheeroplossing heeft Payhawk een native OCR-tool ontwikkeld, die automatisch de relevante informatie uit geüploade facturen en ontvangstbewijzen haalt en deze overdraagt naar het Payhawk-systeem.
Zie voor meer informatie over welke uitgavegegevens de OCR-tool inleest en automatisch invult het artikel over het automatisch invullen van uitgaveveldgegevens in Payhawk.
Controleren op dubbele uitgaven
Payhawk detecteert dubbele uitgaven automatisch. Als een werknemer bijvoorbeeld twee keer dezelfde factuur indient (één keer voor een Payhawk-kaarttransactie en nog een keer als een terugbetaalverzoek), wordt deze door het systeem gemarkeerd.
De controle op dubbele uitgaven is gebaseerd op de volgende criteria:
Bedrag
Leverancier
Documentdatum
Documentnummer
Als er een duplicaat wordt gevonden, laat het systeem wel toe dat deze wordt ingediend, maar krijgt de beoordelaar tijdens de beoordelingsstap een waarschuwing te zien.
Als de indiener een van de aangevinkte velden bewerkt, wordt de beoordelaar hiervan op de hoogte gesteld, zolang de waarschuwing in de beoordelingsassistent is ingeschakeld .
Iconen en navigatie
Voor snellere en intuïtievere navigatie wordt de huidige status van een uitgave in Payhawk aangegeven met een pictogram. De mogelijke statussen staan in de volgende tabel.
Icoon | Indicatie | Gegevens |
| Er ontbreekt een document bij de uitgave. | Vaak zijn uitgaven zonder geüploade documenten kaartbetalingen die wachten tot de kaarthouder een ontvangstbewijs of een factuur toevoegt. |
| De uitgave bevat een bijgevoegd document of is beoordeeld. |
|
| De uitgave is gearchiveerd. | Gearchiveerde uitgaven zijn read-only en kunnen niet worden bewerkt. Je kunt ze wel weergeven en exporteren, de betreffende betalingsdocumenten downloaden en de geschiedenis nagaan. |
Kleurcodes
Op basis van de volgende kleurcodes krijg je snel inzicht in de status van de uitgave:
Rood - achterstallige betalingen. De vervaldatum op het bijgevoegde uitgavedocument is verlopen.
Oranje - verschuldigde betalingen. De vervaldatum op het bijgevoegde uitgavedocument is de datum waarop de betaling wordt verwacht of is ingepland.
Zwart - betaalde uitgaven.
