Este artículo ofrece respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes relacionadas con las solicitudes y las órdenes de compra en Payhawk.
¿Puedo utilizar el Buzón de Payhawk para facturas relacionadas con solicitudes?
Cuando una factura incluye el número de la solicitud y se envía al Buzón de Payhawk, la herramienta de extracción de datos de Payhawk extrae los datos y vincula automáticamente la factura con la solicitud correspondiente.
Si, por algún motivo, no se puede leer el número de la solicitud, tendrás que vincular la factura con la solicitud manualmente.
¿Pueden las personas que envían solicitudes enviarlas para su aprobación si aún no se ha seleccionado al proveedor?
Sí. El proceso previsto en Payhawk es que el proveedor debe crearse y añadirse a la solicitud antes de su aprobación.
¿Puede una persona que presenta una solicitud asignar un proveedor que no existe en Payhawk al crear una solicitud?
No. El proveedor debe crearse primero en el sistema en Proveedores, y esto solo puede hacerlo un administrador de Payhawk. Para más información sobre las distintas formas de crear proveedores, consulta el artículo de preguntas frecuentes sobre proveedores.
¿Puede el sistema extraer automáticamente el ID de la solicitud asociado al gasto?
Sí. La herramienta de extracción de datos de Payhawk extraerá automáticamente el ID y/o el número de la orden de compra si están incluidos en la factura cargada.
¿Pueden los administradores de Payhawk eliminar una solicitud después de que haya sido aprobada?
Las solicitudes pueden cerrarse manualmente por la persona que las envía o por los contables de Payhawk y los administradores de Payhawk. Para más información, consulta el artículo sobre cómo cerrar solicitudes.
¿Tienen que ser administradores de Payhawk los empleados que pueden eliminar solicitudes no enviadas?
No. Para más información, consulta el artículo sobre cómo editar y eliminar solicitudes.
¿Puede Payhawk vincular varias facturas a una sola solicitud?
Sí.
¿Puede Payhawk vincular una sola factura a varias solicitudes?
Sí. Si una única factura corresponde a varias solicitudes u órdenes de compra, no tienes que cargarla más de una vez. Divide el gasto en partidas y vincula cada partida con su solicitud en la sección Importe. Las partidas que no corresponden a ninguna solicitud pueden quedarse sin solicitud.
¿Payhawk admite el proceso de triple conciliación?
Sí. Para más información, consulta la sección sobre el proceso contable de doble y triple conciliación en Payhawk antes del pago.
¿Puede Payhawk detectar discrepancias automáticamente?
Sí. Payhawk vincula automáticamente las notas de entrega y albaranes y las facturas cargadas con las solicitudes, y te avisa en casos de discrepancias en la cantidad o el precio. Para más información, consulta el artículo sobre cómo definir umbrales de discrepancia para las solicitudes.
¿Cómo pueden los usuarios definir los umbrales de discrepancia y los flujos de aprobación?
Puedes definir umbrales de discrepancia desde Ajustes > Solicitudes > [Tipo de solicitud] > Flujo de aprobación > Pagar. Para más información, consulta el artículo sobre cómo definir umbrales de discrepancia para las solicitudes.
Al mismo tiempo, puedes configurar flujos de aprobación personalizados en caso de discrepancias desde la pestaña Ajustes > Flujos de aprobación > Tipos de gastos > Flujo de aprobación de facturas. Para más información, consulta el artículo sobre cómo definir flujos de aprobación para pagos de facturas con solicitudes.
¿Cómo pueden los usuarios definir quién puede enviar órdenes de compra?
Los usuarios pueden definir quién puede enviar solicitudes desde Ajustes > Solicitudes > Órdenes de compra.
¿Pueden los usuarios definir una numeración personalizada y un prefijo para las órdenes de compra?
Sí. Puedes personalizar los datos desde Ajustes > Solicitudes > Órdenes de compra > Personalización.
¿Pueden los usuarios establecer una dirección de correo electrónico central para facturación de órdenes de compra, a la que se envíen las facturas entrantes?
Sí. Puedes establecer la dirección de correo electrónico desde el campo Ajustes > Solicitudes > Órdenes de compra > Personalización > Correo electrónico central de facturación. La dirección de correo electrónico aparece en la sección Comprador de cada orden de compra, para que tus proveedores sepan adónde enviar sus facturas. Para más información, consulta el artículo sobre cómo configurar los ajustes básicos de las solicitudes.
¿Puede una solicitud ser aprobada por varias personas?
Sí. Puedes personalizar los flujos de aprobación de solicitudes desde la pestaña Ajustes > Flujos de aprobación > Solicitudes. Allí puedes asignar un perfil específico (como contable de Payhawk o administrador de Payhawk), una persona concreta (como el responsable de equipo o el responsable de un campo de gasto personalizado) o definir un flujo de aprobación personalizado basado en importes.
¿Cuáles son las etapas del ciclo de vida de una solicitud?
Envío: la solicitud no se ha enviado o ha sido devuelta al empleado.
Revisión: la solicitud se ha enviado pero aún no se ha revisado, o se ha devuelto para su revisión.
Aprobación: la solicitud se ha revisado, pero aún no se ha aprobado.
Recepción: la solicitud se ha aprobado, pero aún no se ha recibido por completo.
Facturación: todos los artículos se han recibido en su totalidad, pero la solicitud aún no se ha facturado.
Pago: todos los artículos se han recibido y facturado en su totalidad, pero una o más facturas aún no se han pagado.
Cierre: todos los artículos se han recibido y facturado, pero la solicitud aún no se ha cerrado.
Para ver todos los detalles, consulta el artículo sobre el ciclo de vida de las solicitudes en Payhawk.
¿Pueden los usuarios archivar o eliminar una solicitud que ya ha sido aprobada?
No puedes eliminar la solicitud, pero puedes cerrarla si ya no es necesaria.
¿Puede Payhawk generar informes de solicitudes basadas en criterios específicos?
Sí. Para filtrar solicitudes según criterios específicos, ve a la aplicación Solicitudes y selecciona los filtros que quieras.
¿Las solicitudes creadas están vinculadas al ERP o al software de contabilidad de la empresa?
No.
¿Se puede volver a abrir una solicitud una vez que ha sido cerrada?
Sí, una solicitud puede volver a abrirse por cualquiera persona que también tenga permiso para cerrarla. Esto incluye a todos los usuarios que pueden ver la solicitud en Payhawk: la persona que la creó y su revisor, el responsable de equipo de quien la creó, así como los contables de Payhawk y los administradores de Payhawk dentro de tu empresa.
He añadido un nuevo tipo de solicitud, pero no puedo usarlo. ¿Por qué?
Los nuevos tipos de solicitud están desactivados de forma predeterminada. Debes activarlos manualmente en Configuración > Solicitudes antes de poder utilizarlos.
¿Cómo funcionan las solicitudes de pago con tarjeta con el límite mensual de la tarjeta?
Cuando se aprueba una solicitud de pago con tarjeta:
Se reservan los fondos para esa solicitud.
Restablecimiento del límite mensual: el límite de tu tarjeta se restablece con normalidad cada mes, mientras que los fondos reservados siguen estando disponibles.
Fondos insuficientes: si el importe es demasiado bajo, edita la solicitud y vuelve a enviarla.
Fondos excedentes: los fondos sobrantes se eliminan automáticamente una vez que se cierra la solicitud.
¿Qué son las solicitudes de documentos?
En Payhawk, las solicitudes de documentos son las facturas y recibos que se han enviado automáticamente a Payhawk desde plataformas de viajes externas, como Perk o Egencia.
Estos elementos necesitan una revisión para confirmar que toda la información sea correcta antes de que se importen oficialmente a Payhawk y se procesen para el pago. Puedes usar el filtro de solicitudes de documentos para encontrarlos y gestionarlos fácilmente, asegurando una revisión y procesamiento a tiempo.
¿Puedo establecer un importe mínimo para crear pedidos de compra?
Los pedidos de compra pueden crearse por cualquier importe. Actualmente no es posible establecer un importe mínimo para restringir la creación de pedidos de compra.
¿Puedo añadir una dirección de entrega a una orden de compra?
Sí. Un Administrador de Payhawk puede añadir el campo Dirección de entrega a un tipo de solicitud cuyo flujo de trabajo incluya el paso Crear orden de compra. Una vez activado, el propietario de la solicitud selecciona una dirección de entrega entre las direcciones guardadas de tu empresa, y esta aparece en la orden de compra generada.
¿Por qué mi orden de compra no muestra la dirección o el número de identificación fiscal del proveedor?
La sección Proveedor de la orden de compra muestra los datos guardados del proveedor en Payhawk, como el nombre, el número de identificación fiscal, la dirección, el teléfono y el correo electrónico. Si falta algún dato en el documento, es porque no está guardado en el proveedor. Un contable de Payhawk o un administrador de Payhawk puede añadirlo en los datos generales del proveedor.
Payhawk toma los datos del proveedor en el momento en que se genera la orden de compra. Las órdenes de compra generadas antes de que se añadieran los datos conservan los que tenían en ese momento.