Добре дошли в Payhawk!
Радваме се, че сте с нас и се надяваме платформата да улесни работата ви!
Екипът по успех на клиентите на Payhawk е на разположение да ви насочва през целия процес. Можете да се свържете с тях чрез чата на живо всеки делничен ден от 08:00 до 18:00 ч. CET за проактивна поддръжка.
За отговори на най-често задаваните въпроси потърсете в ресурсите на помощния център на Payhawk.
Аудитория
Това ръководство е предназначено за служители на компании със седалище в Обединеното кралство и ЕИП, които имат права на Администратор на Payhawk и отговарят за цялостното управление на акаунта на компанията в Payhawk. Това включва наблюдение на всички фирмени разходи, свързване и издаване на корпоративни карти, задаване на политики за разходи и функции за контрол на карти, определяне на работни процеси, обработка на плащания по фактури и възстановяване на разходи, както и създаване на екипи със споделени бюджети.
Обобщение
Това ръководство за бърз старт ще ви преведе през основните стъпки за използване на системата като Администратор на Payhawk и ще ви помогне да започнете да работите през уеб портала и мобилното приложение Payhawk:
Стъпка 5 – Определяне на категории разходи и персонализирани полета
Стъпка 7 – Синхронизиране на акаунта в Payhawk с ERP системата ви
Да започваме работа с Payhawk!
Стъпка 1 – Регистрация в Payhawk и активиране на акаунта ви
За да следвате стъпките в това ръководство, първо трябва:
За повече информация вижте статиите за конфигуриране на настройките на личния ви профил в Payhawk.
Стъпка 2 – Зареждане на средства в сметка в Payhawk
Зареждането на средства в Payhawk е лесно като банков превод. За да допълните средства в сметката си в Payhawk от свързани банкови сметки в Обединеното кралство и ЕИП:
Отидете на Средства. Кликнете върху желаната валута в кредитните или дебитните си сметки.
Изберете бутона + Добавяне на средства, за да прегледате списък със свързаните си сметки.
Кликнете върху предпочитаната свързана сметка, за да я зададете като източник на финансиране за допълване на необходимите средства, и посочете сумата. Кликнете върху Добавяне на средства.
След като упълномощите плащането, депозитът ще се покаже като изчакващ в съответната сметка. Когато депозитът бъде уреден, той ще се появи в полето История на депозитите на сметката.
Друг вариант е да заредите средства в сметката си в Payhawk чрез банков превод. За повече информация вижте статията за валутите на средствата и платежните схеми за допълване на свързани сметки и банкови преводи.
Освен това с Payhawk не е нужно да влизате в продукта всеки ден само за да следите баланса на средствата на компанията. Задайте праг и когато балансът ви падне под тази сума, Payhawk автоматично ще уведоми Администраторите на Payhawk в компанията ви по имейл.
Стъпка 3 – Покана на служители и създаване на екипи
За да могат служителите да започнат да използват Payhawk, трябва първо да ги поканите в системата. След това можете да изградите екипите си. Екипите в Payhawk не е задължително да съответстват на йерархичната структура на компанията ви. Те могат да бъдат създадени и по други критерии, като например конкретни проекти или функции, по които служителите работят.
Роли и разрешения в Payhawk
На всеки служител, когото поканите в Payhawk, трябва да бъде възложена роля. Можете да използвате някоя от вградените роли в Payhawk или да създадете своя персонализирана роля. Освен това към всяка роля можете да добавите разширението на ролята Мениджър на екип или Изпълнителен асистент, ако е необходимо.
Администраторите на Payhawk могат да възложат ролята Упълномощен представител на членове на екипа, които трябва да обработват документация за съответствие, като качване на корпоративни документи и такива за самоличност, достъп до формуляри за проверка „Опознай своя клиент“ (KYC) и получаване на известия за тях, без да им предоставят пълен достъп на Администратор.
Основните роли в Payhawk са Администратор на Payhawk, Счетоводител на Payhawk и Служител на Payhawk. Другите вградени роли – ИТ администратор, Старши счетоводител по задълженията към доставчици, Упълномощен представител и Одитор – се основават на разрешенията на ролята Администратор на Payhawk.
Покана на служители в Payhawk
За да поканите служители в Payhawk и да им възложите необходимите роли:
Отидете на Служители > раздел Служители. Кликнете върху + Добавяне на нов.
За да изпратите покана по имейл, въведете имейл адрес, изберете роля и кликнете върху Покани. В резултат служителят ще получи имейл с връзка за регистрация.
За да изпратите покана по SMS, въведете имейл адрес и активирайте превключвателя Покани със SMS. Попълнете името и мобилния номер на служителя, изберете роля и кликнете върху Покани. В резултат служителят ще получи SMS с връзка за регистрация.
Поканените членове на екипа получават имейли. Като кликнат върху бутона Започнете да използвате Payhawk, те ще бъдат отведени до екрана за създаване на акаунт в Payhawk.
След като поканените служители се регистрират в Payhawk, статусът им на изчакваща покана ще се промени и служителят ще се появи в Служители > раздел Активни.
След като поканите служителите си, можете да изградите и управлявате екипите и служителите – например да създавате, редактирате и изтривате екипи, да променяте данните за възстановяване на разходи на служители или да редактирате имейл адресите на служителите.
Освен това Payhawk поддържа и интеграции с множество HR информационни системи (HRIS). Това означава, че можете автоматично да импортирате служители и техните данни от поддържаните платформи.
Стъпка 4 – Издаване на карти за служителите
След като сте заредили средства в сметката си, можете да започнете да издавате физически или виртуални карти за служителите си.
Виртуалните карти Payhawk са предназначени за онлайн плащания. Те обаче могат да се добавят и към дигитален портфейл и да се използват за плащания на ПОС терминали.
Физическите карти Payhawk (пластмасови и премиум метални) са предназначени за онлайн плащания и плащания на ПОС терминали – например покупки в магазин, свързани с компанията, или по време на пътуванията ви по целия свят.
Самостоятелни лимити и политики за разходи с карти
Можете да издавате индивидуални карти за служители или да създавате екипни карти (споделени бюджети). В Payhawk можете да зададете самостоятелен лимит на индивидуална или екипна карта, или да определяте политики за разходи и да ги присвоите на карти.
Самостоятелните лимити са индивидуални месечни лимити за индивидуални или екипни корпоративни карти. Картите със самостоятелни лимити са подходящи за регулярни плащания, които са лесни за предвиждане и не изискват сложни одобрения.
Лимитите въз основа на политики за разходи на компанията са подходящи за групиране на картодържатели в различни категории въз основа на поведението им при харчене. Например можете да определите политика за висшия мениджмънт с висок лимит за разходите.
Издаване на пластмасови и премиум метални карти
Физическите карти пристигат до 5 работни дни след издаването им. Всяка пластмасова или премиум метална карта е свързана с конкретен служител и всеки картодържател трябва да активира физическата си карта от мобилното приложение Payhawk:
Отидете на Табло > Карти > Карти. Кликнете върху бутона + Нова.
В отворилия се диалогов прозорец изберете опцията Физическа (за пластмасова карта) или Метална (за премиум метална карта) и изберете служителя, на когото е присвоена корпоративната карта.
В раздел Лимити изберете между самостоятелен месечен лимит или месечен лимит въз основа на съществуваща политика за разходи на компанията.
За карти със самостоятелни лимити изберете валута и месечен регулярен лимит. За карти, обвързани със съществуващи политики за разходи на компанията, изберете валутата и политиката, към която ще присвоите картата.
Изберете адрес за доставка на картата. Превключвателят, указващ адреса на компанията, е активиран по подразбиране. Ако искате картата да бъде доставена на друг адрес, деактивирайте превключвателя и попълнете необходимите пощенски данни.
Изберете Издаване на картата, за да потвърдите избора си.
Издаване на виртуални карти
Виртуалните карти се активират автоматично и екипът ви може да започне да ги използва веднага след издаването им:
Отидете на Карти > Карти. Кликнете върху + Нова.
В отворилия се диалогов прозорец изберете опцията Виртуална и изберете служителя, на когото е присвоена корпоративната карта.
В раздел Лимити, изберете между самостоятелен месечен лимит или месечен лимит въз основа на съществуваща политика за разходи на компанията.
За карти със самостоятелни лимити изберете валутата и месечния регулярен лимит. За карти, обвързани със съществуващи политики за разходи на компанията, изберете валутата и политиката, към която ще присвоите картата.
Кликнете върху Издаване на картата, за да потвърдите избора си.
Стъпка 5 – Определяне на категории разходи и персонализирани полета
Категориите разходи и персонализираните полета за разходи на Payhawk заедно са изключително полезни инструменти, тъй като позволяват по-бърз и по-лесен финансов контрол.
Категории разходи в Payhawk
Категориите разходи са удобни за потребителя наименования, присвоени на разходи, които служителите могат да подават от мобилното приложение или уеб портала. Служителите могат да виждат и бързо да избират подходящата категория на даден разход.
Всяка категория е свързана с незадължителен код на сметка от сметкоплана ви или от други системи за отчетност. Имайте предвид, че кодовете на сметките ще се виждат само в месечния ви отчет.
За да създадете категория разходи:
Отидете на Настройки > Библиотека с полета.
Кликнете върху Категория, а след това върху бутона + Добавяне на категория.
Въведете наименованието на новата категория, кода на сметката и ставката на ДДС по подразбиране, ако има такава. Кликнете върху Запазване.
Персонализирани полета за разходи в Payhawk
В допълнение към категорията разходи Payhawk ви дава възможност да включвате повече данни към всеки фирмен разход, като например разходен център, идентификатор на проект и много други.
За да създадете персонализирано поле за разход в Payhawk:
Отидете на Настройки > Библиотека с полета.
Кликнете върху бутона + Ново, за да добавите новото персонализирано поле.
В диалоговия прозорец Добавяне на поле въведете необходимите данни – наименование на полето, роли, дали персонализираното поле за разходи ще се показва за конкретни категории разходи, дали ще е задължително при подаване и дали ще е задължително при проверка.
Кликнете върху Добавяне.
Стъпка 6 – Задаване на работни процеси за одобрение
Различните отдели, суми, типове разходи и заявки може да изискват отделни одобряващи, преди да бъде финализирана фактура или плащане. Payhawk ви позволява да създавате персонализирани работни процеси за одобрение, съобразени със структурата на компанията ви.
Условия, одобряващи и персонализирани работни процеси за одобрение
Можете да определите работни процеси за одобрение за заявки за карти и картови транзакции, възстановяване на разходи (включително дневни и пробег), фактури, заявки, поръчки за покупка и други типове разходи и заявки.
Стъпките за одобрение могат да бъдат възложени на роли по подразбиране (като Счетоводител или Администратор на Payhawk), персонализирани роли или конкретни служители. Можете също да включите Мениджъри на екипи, Мениджъри на категории или Мениджъри на персонализирани полета, които да обработват одобренията въз основа на екипи, категории разходи или стойности, които вие определите.
Работните процеси за одобрение в Payhawk са изключително гъвкави. Можете да задавате условия, като прагове на суми, и да проектирате последователни или паралелни стъпки за одобрение, съобразени с политиките и разходните процеси на компанията ви.
Определяне на работни процеси за фактури
За този пример приемаме, че все още не сте определили работни процеси за фактури (изходящи банкови преводи) и искате да създадете одобрение за банкови преводи без поръчки за покупка:
В уеб портала на Payhawk отидете на Настройки > Работни процеси > раздел Типове разходи.
В полето Фактура кликнете върху Редактиране на работния процес.
Кликнете върху Подаване и изберете опцията Вкл. на подаването, за да позволите на служителите да подават разходи, които ще бъдат платени чрез банков превод.
Кликнете върху Запазване на промените.
За стъпката за одобрение на типа разход „Фактура“ следвайте опцията Без поръчка за покупка и кликнете върху + Добавяне на стъпка за одобрение. Изберете дали да добавите персонализирано одобрение или да използвате предложения шаблон по подразбиране. За този пример кликнете върху + Персонализирана.
Опцията Шаблон показва всички предварително определени персонализирани роли за компанията ви, като например Мениджър на екип, така че да не е необходимо да избирате ръчно от падащия списък с налични одобряващи.
В отворилия се диалогов прозорец дайте име на стъпката, като кликнете върху иконата на Молив (редактиране). Попълнете съдържанието и кликнете върху бутона ✔.
От падащия списък с налични одобряващи изберете ролята Мениджър на екип. След това определете желаното условие, като кликнете върху + Добавяне на условие, например Сума.
За да зададете сумата, за която ще се изисква одобрение, определете ограничението от падащия списък, например по-малко или равно на (<=). На следващия ред задайте сумата, например 200.
Кликнете върху Запазване.
За да определите одобрения с една стъпка, с няколко последователни стъпки или с няколко непоследователни стъпки, следвайте указанията и приложете същите насоки, описани по-горе.
За да зададете права за проверка на разходи, кликнете върху стъпката Проверка. От падащото меню Проверка изберете конкретния служител или роля, на която ще бъде разрешено да извършва проверка на фактурите в компанията – например всеки счетоводител на Payhawk. Кликнете върху Запазване.
За да зададете права за потвърждаване на данни за разходи, кликнете върху стъпката Потвърждаване на данни. От падащото меню Потвърждаване на данни изберете конкретния служител или роля, на която ще бъде разрешено да потвърждава данните за разходите и начините за изпълнение на плащанията в компанията ви – например всеки счетоводител на Payhawk. Кликнете върху Запазване.
За да зададете права за упълномощаване на плащания, кликнете върху стъпката Упълномощаване. От падащото меню Упълномощаване изберете конкретния служител или роля, на която ще бъде разрешено да упълномощава (плаща) фактури чрез незабавни или планирани плащания без свързани поръчки за покупка към тях – например всеки администратор на Payhawk. Кликнете върху Запазване.
За повече информация вижте как да определите работни процеси за заявки и поръчки за покупка и заявки за карти. След като определите работните процеси, служителите могат да подават заявки за разходи, заявки за карти и други заявки, а одобряващите в компанията ви могат да ги одобряват или отказват.
Стъпка 7 – Синхронизиране на акаунта в Payhawk с ERP системата ви
Payhawk поддържа активна интеграция с ERP системи, като DATEV (DUO), Exact Online, Sage Intacct, MS Business Central, Oracle NetSuite, Xero и други. В зависимост от интеграцията основните и персонализираните счетоводни данни, специфични за съответната ERP система, се споделят автоматично между Payhawk и счетоводния софтуер. За повече информация относно данните за разходи и плащания, които се изпращат и получават ежедневно, вижте статиите за споделените данни за съответната интеграция – например данни, споделяни между Payhawk и DATEV (DUO), Exact Online, MS Business Central, Sage Intacct, Oracle NetSuite, Xero и други.
В допълнение към интеграциите с ERP системи, Payhawk поддържа и връзки със системи за управление на пътувания, като Perk (по-рано TravelPerk) и Egencia, което осигурява безпроблемно управление на бизнес пътуванията.
Стъпка 8 – Приключване на месеца и архивиране на разходи
С Payhawk можете да приключвате и архивирате конкретни периоди – функционалност, която е особено важна за фирми в Испания и Германия. Функцията за архивиране на разходи е съобразена с испанското данъчно законодателство, както и с директивата GoBD, и ви позволява да водите счетоводство без хартия. Можете също да архивирате два или повече месеца.
При приключване и архивиране на месеца имайте предвид следното:
Можете да приключите и архивирате всички разходи за даден месец, но не можете да архивирате отделен разход.
След приключване и архивиране на даден период можете да отваряте, преглеждате и да експортирате всеки архивиран разход, но не можете да променяте или изтривате архивирани разходи.
Можете да приключите счетоводен период само ако всички разходи за този период са проверени.
Payhawk архивира всички разходи с период на услугата в рамките на избрания период.
За да приключите един месец и да архивирате разходите за конкретен месец:
Отидете на Архив.
Задръжте курсора върху месеца, който искате да приключите, и след като се появи квадратчето за отметка, го отметнете. След това отметнете квадратчето за потвърждение.
Кликнете върху бутона Архивиране на 1 месец.
