Una vez completada la configuración técnica de tu cuenta de Payhawk, puedes probar las funcionalidades disponibles.
Probar las funcionalidades de las tarjetas de empresa
La mayoría de las empresas quieren probar primero la tasa de aceptación de las tarjetas de Payhawk. La siguiente lista te sugiere diversas acciones para llevarlo a cabo:
Recarga de fondos en la cuenta en divisas de Payhawk.
Emisión de una tarjeta para la persona que realiza la prueba.
Autorización del primer pago.
Además de las funcionalidades de las tarjetas de Payhawk, también puedes probar las de suscripción, cambiando una suscripción activa a la tarjeta de Payhawk que estés probando.
Probar las funcionalidades del flujo de gastos
Ahora que tienes el primer gasto en el sistema Payhawk, intenta las siguientes acciones para probar el flujo de gastos:
Adjunta el primer documento de gastos, por ejemplo, al Buzón de recibos de Payhawk.
Probar la captura automática de datos de la herramienta OCR de Payhawk.
Rellenar la categorización de gastos adicionales y enviar el gasto.
Con el aprobador configurado según los flujos de trabajo, aprueba, rechaza o devuelve el gasto para probar los flujos de trabajo.
Después de la aprobación del gasto, el equipo financiero podrá añadir cualquier información contable, cuando corresponda.
Los contables de Payhawk pueden revisar o marcar los gastos como pagados.
Probar las funcionalidades de exportación de la contabilidad e integración
Una vez que el equipo financiero haya revisado el gasto, es hora de incorporarlo a tu software de contabilidad o sistema. Dependiendo de si utilizas integraciones nativas o de mercado, la API para desarrolladores o las funcionalidades de exportación de Payhawk, podrás probar los siguientes escenarios.
Usar una integración nativa o de mercado o una API para desarrolladores
Comprueba si los datos del software de contabilidad o el sistema ERP están sincronizados con Payhawk, por ejemplo, categorías, tipos impositivos, proveedores y campos de gastos.
Después de revisar el gasto, comprueba si está visible y correctamente categorizado en el software de contabilidad o el sistema ERP.
Una vez liquidado el pago, comprueba si el pago ha sido asignado a las cuentas correctas en el software de contabilidad o el sistema ERP.
(Para las API de desarrolladores) Asegúrate de que te has suscrito a todos los eventos relevantes.
Comprueba la calidad de los documentos en el software de contabilidad o el sistema ERP.
(Final de mes) Ejecuta la conciliación para confirmar que todos los gastos y pagos estén correctamente sincronizados en el software de contabilidad o el sistema ERP.
Usar las funcionalidades de exportación de Payhawk
Comprobar si la exportación incluye todos los datos importantes.
Comprobar si la información está en el orden y formato correctos.
Comprobar si funciona la carga de gastos y pagos en el software de contabilidad o el sistema ERP y si la información se guarda correctamente.
(Final de mes) Ejecutar la conciliación para confirmar que todos los gastos y pagos estén correctamente sincronizados en el software de contabilidad o el sistema ERP.