Bienvenue sur Payhawk !
Nous sommes très heureux de vous compter parmi nous et nous espérons vous faciliter la vie avec notre plateforme !
L'équipe Payhawk chargée du Customer Success est disponible pour vous guider tout au long du processus. Vous pouvez la contacter via le chat en direct tous les lundis et vendredis de 8 h à 18 h CET pour une assistance proactive.
Si vous devez consulter certaines des questions les plus courantes, recherchez dans les ressources du centre d'aide Payhawk.
Public
Ce guide est destiné aux employés de l'entreprise basés au Royaume-Uni et au sein de l'EEE qui disposent des droits d'administrateur Payhawk pour gérer l'intégralité du compte Payhawk de leur entreprise. Ces droits comprennent notamment la supervision de l'ensemble des dépenses de l'entreprise, l'activation et l'émission de cartes d'entreprise, la définition des politiques de dépenses et des contrôles liés aux cartes, la définition des workflows, le traitement des paiements de factures et des remboursements, ainsi que la création d'équipes dotées de budgets partagés.
Résumé
Cette brève introduction vous guidera à travers les étapes de base pour utiliser le système en tant qu'administrateur Payhawk et vous permettra d'être opérationnel avec le portail Web et l'application mobile Payhawk :
Votre expérience Payhawk commence !
Étape 1 – S'inscrire sur Payhawk et activer votre compte
Pour pouvoir suivre les étapes de ce guide, vous devez d'abord :
Pour plus d'informations, consultez les articles sur la configuration des paramètres de votre profil personnel Payhawk.
Étape 2 – Approvisionner votre compte Payhawk
Approvisionner votre compte Payhawk est aussi simple qu'un virement bancaire. Pour approvisionner votre compte Payhawk à partir de comptes bancaires liés au Royaume-Uni et au sein de l'EEE :
Accédez à la section Fonds. Cliquez sur la devise de votre choix dans vos comptes de crédit ou de débit.
Cliquez sur le bouton + Ajouter des fonds pour afficher la liste de vos comptes liés.
Cliquez sur le compte lié de votre choix pour le définir comme source de dépôt afin d'approvisionner le compte avec les fonds nécessaires, puis indiquez le montant. Cliquez ensuite sur Ajouter des fonds.
Une fois le paiement autorisé, le versement apparaîtra sous le statut « en attente » sur le compte concerné. Lorsque le versement aura été effectué, il s'affichera dans le champ Historique des versements du compte.
Vous pouvez également approvisionner votre compte Payhawk par virement bancaire. Pour plus d'informations, consultez l'article consacré aux devises et systèmes de paiement permettant d'approvisionner les comptes liés et les virements bancaires.
De plus, avec Payhawk, vous n’avez pas besoin de vous connecter au service tous les jours simplement pour contrôler le solde des fonds de votre entreprise. Définissez un seuil et, lorsque votre solde passe en dessous de ce montant, Payhawk en informera automatiquement par e-mail les administrateurs Payhawk de votre entreprise.
Étape 3 – Inviter des employés et créer vos équipes
Pour permettre aux employés de commencer à utiliser Payhawk, vous devez d'abord les inviter dans le système. Ensuite, vous pourrez constituer vos équipes. Les équipes dans Payhawk ne doivent pas nécessairement correspondre à la structure hiérarchique de votre entreprise. Elles peuvent également être créées en fonction d'autres critères, tels que des projets spécifiques ou des fonctions exercées par les employés.
Rôles et autorisations Payhawk
Chaque employé que vous invitez sur Payhawk doit se voir attribuer un rôle. Vous pouvez utiliser l'un des rôles intégrés de Payhawk ou créer votre propre rôle personnalisé. Par ailleurs, en complément de chaque rôle, vous pouvez attribuer l'extension de rôle de responsable d'équipe ou d'assistant exécutif si nécessaire.
Les administrateurs Payhawk peuvent attribuer le rôle de « représentant autorisé » aux membres de leur équipe qui doivent gérer les documents de conformité, notamment le téléchargement de documents d'entreprise et d'identité, l'accès aux formulaires KYC et la réception des notifications KYC, sans pour autant leur accorder un accès complet d'administrateur.
Les rôles fondamentaux de Payhawk sont Administrateur Payhawk, Comptable Payhawk et Employé Payhawk. Les autres rôles intégrés d'Administrateur informatique, de Senior AP Clerk, de Représentant autorisé et d'Auditeur sont basés sur les autorisations du rôle d'Administrateur Payhawk.
Inviter les employés à rejoindre Payhawk
Pour inviter des employés sur Payhawk et leur attribuer les rôles nécessaires :
Accédez à l'onglet Employés > Employés. Cliquez sur + Ajouter nouveau.
Pour envoyer une invitation par e-mail aux employés, saisissez une adresse e-mail, sélectionnez le rôle et cliquez sur Inviter. L'employé recevra alors un e-mail contenant un lien d'inscription.
Pour envoyer une invitation par SMS aux employés, saisissez une adresse e-mail et activez le bouton Inviter par SMS. Renseignez le nom de l'employé et le numéro de téléphone portable, sélectionnez le rôle et cliquez sur Inviter. L'employé recevra alors un SMS contenant un lien d'inscription.
Les membres de l'équipe que vous invitez reçoivent des e-mails. En cliquant sur le bouton Commencer à utiliser Payhawk, ils seront dirigés vers l'écran de création de leur compte Payhawk.
Une fois les employés invités enregistrés sur Payhawk, le statut de leur invitation en attente changera et les employés seront déplacés sous l'onglet Employés > Actifs.
Après avoir invité vos employés, vous pouvez créer et gérer vos équipes et employés – par exemple, créer, modifier et supprimer des équipes, modifier les détails de remboursement des employés, ou modifier les adresses e-mail des employés.
En outre, Payhawk prend également en charge les intégrations avec plusieurs systèmes d'information des ressources humaines (SIRH). Cela signifie que vous pouvez importer automatiquement les employés et leurs données à partir des plateformes prises en charge.
Étape 4 – Émettre des cartes pour vos employés
Maintenant que vous avez approvisionné votre compte, vous pouvez commencer à émettre des cartes physiques ou virtuelles pour vos employés.
Les cartes virtuelles Payhawk sont destinées aux paiements en ligne. Elles peuvent toutefois être ajoutées à un portefeuille numérique et utilisées pour effectuer des paiements sur des terminaux de point de vente.
Les cartes physiques Payhawk (en plastique et en métal haut de gamme) sont destinées à effectuer des paiements en ligne et en point de vente, par exemple pour des achats professionnels en magasin ou pour des voyages à l'international.
Limites individuelles et politiques relatives aux cartes de dépenses
Vous pouvez également émettre des cartes individuelles pour vos employés ou créer des cartes d'équipe (budgets partagés). Dans Payhawk, vous pouvez fixer une limite spécifique à une carte individuelle ou d'équipe, ou définir des politiques de dépenses et attribuer des cartes à vos employés.
Les limites autonomes sont des limites mensuelles individuelles applicables aux cartes d'entreprise personnelles ou d'équipe. Les cartes dotées de limites autonomes conviennent aux paiements récurrents faciles à estimer et ne nécessitant pas de procédures d'autorisation complexes.
Les limites définies en fonction des politiques de dépenses de l'entreprise permettent de regrouper les titulaires de cartes en différentes catégories en fonction de leur comportement en matière de dépenses. Par exemple, vous pouvez définir une politique destinée aux cadres supérieurs prévoyant une limite de dépenses élevée.
Émettre des cartes en plastique et des cartes métalliques haut de gamme
Les cartes physiques sont livrées dans un délai inférieur à 5 jours ouvrés à compter de leur émission. Chaque carte en plastique ou métallique haut de gamme est associée à un employé en particulier et chaque titulaire doit activer sa carte physique depuis l'application mobile Payhawk :
Accédez à Tableau de bord > Cartes > Cartes. Cliquez ensuite sur le bouton + Nouveau .
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez l'option Physique (pour une carte en plastique) ou Métal (pour une carte métallique haut de gamme), puis choisissez l'employé auquel la carte d'entreprise est attribuée.
Dans la section Limites, choisissez entre une limite mensuelle autonome ou une limite mensuelle établie en fonction d'une politique de dépenses d'entreprise existante.
Pour les cartes dotées de limites autonomes, sélectionnez la devise et la limite mensuelle récurrente. Pour les cartes soumises à des politiques de dépenses d'entreprise existantes, sélectionnez la devise et la politique à laquelle vous allez affecter la carte.
Sélectionnez l'adresse de livraison de la carte. Le bouton bascule correspondant à l'adresse de votre entreprise est activé par défaut. Si vous souhaitez que la carte soit livrée à une autre adresse, désactivez ce bouton et renseignez les informations postales requises.
Cliquez sur Émettre une carte pour confirmer votre choix.
Émettre des cartes virtuelles
Les cartes virtuelles sont activées automatiquement et votre équipe peut commencer à les utiliser dès leur émission :
Accédez à Cartes > Cartes. Cliquez sur ensuite sur le bouton + Nouveau.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez l'option «Virtuelle et choisissez l'employé auquel la carte d'entreprise est attribuée.
Dans la section Limites, choisissez entre une limite mensuelle autonome ou une limite mensuelle établie en fonction d'une politique de dépenses d'entreprise existante.
Pour les cartes dotées de limites autonomes, sélectionnez la devise et la limite mensuelle récurrente. Pour les cartes soumises à des politiques de dépenses d'entreprise existantes, sélectionnez la devise et la politique à laquelle vous allez affecter la carte.
Cliquez sur Émettre une carte pour confirmer votre choix.
Étape 5 – Définir des catégories de dépenses et des champs personnalisés
Les catégories de dépenses de Payhawk et les champs de dépenses personnalisés constituent, ensemble, des outils très puissants, car ils permettent un contrôle financier plus simple et plus rapide.
Catégories de dépenses Payhawk
Les catégories de dépenses sont des noms facilement compréhensibles attribués aux dépenses que les employés peuvent déclarer depuis l'application mobile ou le portail Web. Les employés peuvent consulter et sélectionner rapidement la catégorie appropriée pour une dépense.
Chaque catégorie est liée à un code de compte facultatif issu de votre plan comptable ou d'autres systèmes d'enregistrement. Notez que ces codes de compte n'apparaîtront que dans votre rapport mensuel.
Pour créer une catégorie de dépenses :
Accédez à Paramètres > Bibliothèque de champs.
Cliquez sur Catégorie, puis sur le bouton + Ajouter une catégorie.
Saisissez le nom de la nouvelle catégorie, le code de compte et, le cas échéant, le taux de TVA par défaut. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
Champs de dépenses personnalisés Payhawk
Outre la catégorie de dépenses, Payhawk vous permet d'ajouter des informations supplémentaires à chaque dépense de l'entreprise, telles que le centre de coûts, l'identifiant du projet et bien d'autres.
Pour créer un champ de dépense personnalisé dans Payhawk :
Accédez à Paramètres > Bibliothèque de champs.
Cliquez sur le bouton + Nouveau pour ajouter un nouveau champ personnalisé.
Dans la boîte de dialogue Ajouter un champ, renseignez les informations requises : le nom du champ, les rôles, si le champ de dépense personnalisé doit s'afficher pour certaines catégories de dépenses, s'il doit être obligatoire lors de la soumission et s'il doit être obligatoire lors de la révision.
Cliquez sur Ajouter.
Étape 6 – Définir les workflows d'approbation
Différents services, montants, types de dépenses et de demandes peuvent nécessiter des responsables d’approbation distincts avant qu'une facture ou un paiement ne soit finalisé. Payhawk vous permet de créer des workflows d'approbation personnalisés adaptés à la structure de votre entreprise.
Conditions, responsables de validation et workflows personnalisés
Vous pouvez définir des workflows pour les demandes de cartes et les transactions par carte, les remboursements (y compris les indemnités journalières et les frais kilométriques), les factures, les demandes, les bons de commande et d'autres types de dépenses et de demandes.
Les étapes d'approbation peuvent être attribuées à des rôles par défaut (tels que Comptable ou Administrateur Payhawk), à des rôles personnalisés, ou à des employés spécifiques. Vous pouvez également inclure des Responsables d'équipe, des Responsables de catégorie ou des Responsables de champs personnalisés pour gérer les approbations en fonction des équipes, des catégories de dépenses ou des valeurs que vous définissez.
Les workflows dans Payhawk sont très flexibles. Vous pouvez créer des conditions, telles que des seuils de montant, et concevoir des étapes d'approbation séquentielles ou parallèles pour correspondre aux politiques et aux processus de dépenses de votre entreprise.
Définition des workflows pour les factures
Pour cet exemple, supposons que vous n'avez pas encore défini de workflows pour les factures (virements bancaires sortants) et que vous souhaitez créer une approbation pour les virements bancaires sans bons de commande :
Sur le portail Web Payhawk, accédez à l'onglet Paramètres > Workflows > Types de dépenses.
Dans le champ Facture, cliquez sur Modifier le workflow.
Cliquez sur Soumettre et sélectionnez l'option Soumettre le pour permettre aux employés de soumettre des dépenses qui seront payées par virement bancaire.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Pour l'étape d'approbation du type de frais de facturation, suivez l'option Aucun bon de commande et cliquez sur l'étape + Ajouter une étape d'approbation. Choisissez d'ajouter votre approbation personnalisée ou d'utiliser la suggestion de modèle par défaut. Pour cet exemple, cliquez sur + Personnaliser.
L'option Modèle affiche tous les rôles personnalisés précédemment définis pour votre entreprise, par exemple, Responsable d'équipe, afin que vous n'ayez pas besoin de les sélectionner manuellement dans la liste déroulante des responsables de validation disponibles.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, nommez l'étape en cliquant sur l'icône Crayon (modifier). Remplissez le contenu et cliquez sur le bouton ✔ .
Dans le menu déroulant des responsables de validation disponibles, sélectionnez le rôle Responsable d'équipe. Ensuite, définissez la condition souhaitée en cliquant sur + Ajouter une condition – par exemple, Montant.
Pour spécifier le montant pour lequel une approbation sera requise, définissez la limite de quantité dans le menu déroulant – par exemple, inférieure ou égale à (<=). Sur la ligne suivante, définissez le montant – par exemple, 200.
Cliquez sur Enregistrer.
Pour définir des approbations à étape unique, à plusieurs étapes séquentielles ou non séquentielles, suivez les directives et appliquez les mêmes étapes que ci-dessus.
Pour définir les droits de vérification des dépenses, cliquez sur l'étape Vérifier. Dans le menu déroulant Vérifier, sélectionnez l'employé ou le rôle spécifique qui sera autorisé à vérifier les factures dans votre entreprise – par exemple, tout Comptable Payhawk. Cliquez sur Enregistrer.
Pour définir les droits de confirmation des détails de dépense, cliquez sur l'étape Confirmer les détails. Dans le menu déroulant Confirmer les détails, sélectionnez l'employé ou le rôle spécifique qui sera autorisé à confirmer les détails de dépense et les méthodes d'exécution de paiement dans votre entreprise – par exemple, tout Payhawk Comptable. Cliquez sur Enregistrer.
Pour définir les droits d'autorisation des paiements, cliquez sur l'étape Autoriser. Dans le menu déroulant Autoriser, sélectionnez l'employé ou le rôle spécifique qui pourra autoriser (payer) les factures pour des paiements immédiats ou programmés sans bons de commande associés – par exemple, tout Administrateur Payhawk. Cliquez sur Enregistrer.
Pour plus d'informations, consultez comment définir des workflows pour les demandes, les bons de commande et les demandes de carte. Après avoir défini vos workflows, vos employés peuvent soumettre des demandes de dépenses, des demandes de carte et d'autres demandes, tandis que les responsables de validation de votre entreprise peuvent les approuver ou les refuser.
Étape 7 - Synchroniser votre compte Payhawk avec votre ERP
Payhawk prend en charge l'intégration en temps réel avec des systèmes ERP, tels que DATEV (DUO), Exact Online, Sage Intacct, MS Business Central, Oracle NetSuite, Xero, et bien d’autres. Grâce à cette intégration, les données comptables principales et personnalisées, spécifiques au système ERP, sont automatiquement partagées entre Payhawk et le logiciel de comptabilité. Pour plus d’informations sur les données relatives aux dépenses et aux paiements qui sont transmises et récupérées quotidiennement, consultez les articles consacrés aux données partagées pour l’intégration dont vous avez besoin – par exemple, données partagées entre Payhawk et DATEV (DUO), Exact Online, MS Business Central, Sage Intacct, Oracle NetSuite, Xero, et bien d’autres.
En plus des intégrations avec les systèmes ERP, Payhawk prend également en charge les connexions avec les systèmes de gestion des voyages tels que Perk (anciennement TravelPerk) et Egencia, permettant une gestion transparente des voyages d'affaires.
Étape 8 – Clôturer le mois et archiver vos dépenses
Avec Payhawk, vous pouvez clôturer et archiver des périodes spécifiques, une fonctionnalité particulièrement importante pour les entreprises implantées en Espagne et en Allemagne : la fonctionnalité d'archivage des dépenses est conforme à la réglementation fiscale espagnole ainsi qu'à la directive GoBD et vous permet de mener une comptabilité dématérialisée. Vous pouvez également archiver deux mois ou plus.
Lors de la clôture et de l'archivage du mois, veuillez tenir compte des points spécifiques suivants :
Vous pouvez clôturer et archiver toutes les dépenses d'un mois donné, mais vous ne pouvez pas archiver une seule dépense.
Une fois une période clôturée et archivée, vous pouvez accéder à chaque dépense archivée, la consulter et l'exporter, mais vous ne pouvez ni la modifier ni la supprimer.
Vous ne pouvez clôturer une période comptable que si toutes les dépenses de cette période ont été révisées.
Payhawk archive toutes les dépenses en leur attribuant une date de période de service correspondant à la période sélectionnée.
Pour clôturer un mois et archiver vos dépenses pour ce mois spécifique :
Accédez à la rubrique Archiver.
Survolez le mois que vous souhaitez clôturer à l'aide de la souris ; dès que la case à cocher apparaît, cochez-la. Cochez ensuite la case correspondant à l'option de confirmation.
Cliquez sur le bouton Archiver 1 mois.
