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Com a Payhawk poupamos tempos e melhoramos o controlo das despesas

A Power Business School (anteriormente ThePowerMBA) é uma escola de negócios onde se aprende com empresários e gestores europeus que desempenharam papéis relevante em empresas como Velca, Netflix, Airbnb, Loewe, Tesla, Angry Birds, Marco Aldani ou Waze. Com aulas de 15 minutos, 100% online, que podem ser ouvidas em qualquer dispositivo, a qualquer hora e lugar. Sonia conta-nos a experiência da empresa com a Payhawk.

HQ
Madrid
Setor
Formação Online
Colaboradores
135
Começou a utilizar a Payhawk
Novembro 2022
Funcionalidades que adoram
  • Reconciliação automática
  • Relatórios em tempo real
  • Fluxos de aprovação
  • App para recolher os recibos


A The Power Business School é uma empresa de educação online que cria programas e mestrados virtuais desde 2017. O que mais se destaca nas suas aulas é o facto de serem apoiadas por grandes empreendedores, que falam sobre como criaram os seus negócios, os erros que cometeram e, acima de tudo, os seus maiores sucessos.

A Power Business School veio, sem dúvida, revolucionar as regras do setor do ensino online, com a capacidade de se adaptar ao mercado a uma velocidade invejável. Para lém disso, é capaz de gerar conteúdos fáceis de consumir de forma constante e tem mais de 70.000 alunos em todo o mundo.

Tivemos oportunidade de falar con Sonia Gómez, Accounting Manager da The Power Business School, que nos contou como a Payhawk permite ter todas as despesas sob controlo enquanto a empresa continua a crescer.


A vida antes da Payhawk

"Antes de implementarmos a Payhawk era uma loucura, geríamos tudo por email. Os colaboradores escreviam-nos e enviavam-nos os recibos das suas despesas, e era uma confusão para arquivarmos tudo. Para além disso, para efetuar as transferências tínhamos de somar todos os recibos de cada colaborador e reembolsar cada um deles," explica Sonia. Um processo tão manual e repetitivo exigia muitas horas de trabalho.
"Por outro lado, cada vez que os colaboradores faziam uma despesa, estavam a adiantar o seu próprio dinheiro. De um modo geral, o processo era manual, mais rudimentar e menos digitalizado."

Foi por isso que a The Power Business School decidiu implementar a Payhawk: necessitava de um melhor controlo sobre todas as despesas.


Porque é que a The Power Business School decidiu implementar a Payhawk?

Tal como acontece com os fornecedores de serviços de telemóvel, também durante o processo de escolha das soluções de gestão de despesas, antes da decisão, os clientes são obrigados a informar-se para não terem de mudar de fornecedor no futuro.

Sonia confessa: "Escolhemos a Payhawk como a nossa solução de gestão de despesas porque era a mais completa. Analisámos várias soluções, mas não vou enganar-vos: a Payhawk pareceu ser a mais adequada para a nossa empresa, pois ajuda-nos a reduzir o tempo despendido em tarefas manuais e facilita o nosso trabalho diário. Escolhemos a Payhawk porque oferece muito mais funcionalidades do que outras soluções de gestão de despesas e isso é ótimo, especialmente quando queremos fazer melhorias e fazer crescer o nosso negócio."

Sonia termina a resposta de forma contundente: "Antes de começarmos a implementar a Payhawk, analisámos outras soluções, e nenhuma outra nos dá o que vocês nos dão."

Quais são, então, todas estas características de que fala a especialista financeira da The Power Business School?


As funcionalidades não negociáveis para a The Power Business School

  • Fluxos de aprovação: "As notificações de fluxo de aprovação chegam às pessoas responsáveis e tudo é resolvido com um clique de um botão. Para além disso, os processos de aprovação são duplamente verificados, uma vez pelo departamento relevante e outra por uma pessoa responsável do departamento financeiro." Sem fricções e sem surpresas.
  • Reembolsos: Para que o sistema de reembolso funcione, o mais importante é não perder tempo. Isto significa que o colaborador recebe o reembolso no mais curto espaço de tempo possível e que o especialista financeiro não demora demasiado tempo a fazê-lo corretamente. Graças à Payhawk, os reembolsos são efetuados com um só clique.
  • Pagamento a colaboardores e também a fornecedores: O software da Payhawk tem também uma funcionalidade que permite gerir e pagar faturas a fornecedores. Isto permite um controlo total sobre as contas a pagar e é uma funcionalidade cada vez mais utilizada pelo departamento financeiro da The Power Business School.

Para além disso, a Payhawk conta com uma outra funcionalidade que, para além de efetuar o pagamento, permite gerir fornecedores, por exemplo através da categorização das despesas por fornecedor, por exemplo.

  • Relatórios em tempo real: Sonia salienta que, graças a estes relatórios, a empresa é capaz de tomar decisões com base em dados (e não em suposições).
  • Reconciliação automática: Facilita e acelera o fecho do mês. A pessoa responsável na equipa financeira só tem de rever as despesas e exportar o ficheiro Excel correspondente. É muito fácil.
  • Atribuição de orçamentos às equipas: Sonia diz que criar orçamentos e garantir o seu cumprimento é essencial e uma parte fundamental do crescimento da empresa.

Em suma, "com a Payhawk as despesas empresariais estão sob controlo e isso é essencial para qualquer departamento financeiro e qualquer empresa."


Integrar a TravelPerk com a Payhawk ajuda a gerir as viagens e as despesas associadas

"Utilizamos a TravelPerk para todas as nossas viagens de negócios. Antes, era muito mais complicado gerir as viagens dos colaboradores: cada um era responsável pela sua própria viagem e tinha de recolher todos os recibos gerados durante a viagem para enviar ao departamento financeiro." Sonia diz que este modus operandi não era eficiente: nem para os colaboradores, nem para os especialistas financeiros.

Graças à TavelPerk e à Payhawk, a The Power Business School tem agora a possibilidade de gerir as viagens e as despesas relacionadas de uma forma mais simples: "A verdade é que ter a Payhawk integrada com a TravelPerk é fantástico. As viagens são reservadas a partir da plataforma destes e todo o itinerário está no mesmo sítio. Para além disso, em vez de termos mil recibos, temos uma única fatura por viagem, o que facilita a vida a todo o departamento financeiro," diz Sonia.


A plataforma e app da Payhawk são muito fáceis de utilizar

Quando questionada sobre se teve algum problema com a aplicação da Payhawk, Sonia responde: "A Payhawk é fácil de utilizar, tanto na plataforma web como na aplicação móvel. Não tivemos quaisquer problemas: o departamento financeiro adaptou-se perfeitamente porque a interface é muito intuitiva. O mesmo se aplica à aplicação móvel para todos os colaboradores, para a qual a curva de aprendizagem é muito pequena."


A The Power Business School tem um compromisso firme com a tecnologia e a inovação

Um dos pilares da The Power Business School é a inovação. A empresa está constantemente a adaptar-se às exigências dos alunos, por exemplo, e a criar novas formas de trabalhar internamente. O foco é claro: otimizar e melhorar tudo o que já existe. Sonia explica: "Na The Power Business School gostamos de estar sempre a inovar e a experimentar coisas novas. Estou na empresa há três anos e tudo tem vindo a melhorar. Também é verdade que tentamos fazê-lo pouco a pouco, porque não se pode fazer tudo, há que estabelecer prioridades. A Payhawk foi uma das melhorias."

Acrescenta ainda que "na The Power Business School estamos muito satisfeitos com a Payhawk, porque nos ajudou a reduzir o tempo despendido em tarefas manuais morosas."


Relatórios e dados à distância de um clique

"O que eu gosto no Payhawk é o facto de agora podermos ter toda a informação acessível, organizada e à distância de um clique, e o facto de podermos automatizar tarefas, ter relatórios em tempo real de todas as nossas despesas e poupar tempo em tarefas aborrecidas. É algo que é apreciado," diz Sonia.

Para a The Power Business School, uma empresa em constante crescimento e com muitos alunos em todo o mundo, o software de gestão de despesas é imprescindível, pois facilita a vida à equipa financeira e permite reduzir o tempo despendido nas tarefas manuais, bem como controlar as despesas e elaborar relatórios em tempo real.

Se a sua empresa ainda está a perder tempo com processos de gestão de despesas complicados, está na altura de considerar a automatização com um software tudo-em-um.

Faça a gestão de despesas, pagamentos, subscrições e reembolsos, reduzindo as horas de gestão para metade, tal como a The Power Business School. Agende uma demo connosco e dizemos-lhe como.



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