Mayor agilidad y trazabilidad de gastos para todo el grupo
Grupo Lacasa es una empresa familiar líder en producción de chocolate, dulces infantiles, turrones bombones y caramelos. Y está detrás de marcas tan emblemáticas como Lacasitos, Conguitos o Mentolin. Actualmente, cuenta con 5 fábricas repartidas a nivel nacional y filiales comerciales en Portugal, Francia y Argentina. Hablamos con David Longás, Director Financiero en Grupo Lacasa desde hace 10 años.
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Empezó con Payhawk
¿Qué reto tenía el equipo financiero antes de empezar con Payhawk?
Antes de Payhawk, existían múltiples formas de gestionar gastos, en función del departamento, de la empresa del Grupo o del nivel de responsabilidad de cada uno de los colaboradores. Existía control y seguimiento, pero los procesos eran manuales, tanto para los empleados que generaban los gastos como para sus aprobadores o el equipo administrativo, encargado de la contabilización y los reembolsos.
Además, coexistían distintos métodos de pago: algunos empleados usaban tarjetas contaban con tarjeta de empresa y otros gestionaban los gastos mediante reembolsos o anticipos. Había control, pero no un patrón común que garantizara la misma agilidad y trazabilidad en todo el grupo.
¿En qué momento se dio el paso a Payhawk?
La digitalización de la gestión de gastos era algo que el equipo financiero de Grupo Lacasa llevaba tiempo planteándose. Habían escuchado experiencias positivas de otros profesionales y recibido sugerencias internas, pero el día a día hacía que nunca encontraran el momento para abordarlo.
Finalmente, decidieron dar el paso hacia la automatización, conscientes de que los cambios siempre requieren esfuerzo, pero también de que el retorno en eficiencia sería notable. Tras analizar distintas soluciones, Payhawk destacó por su facilidad de uso, tanto para los empleados que realizan gastos como para la parte administrativa. Tal y como comenta David:
Nos dimos cuenta de que era una herramienta muy fácil de usar y adaptable a nuestra realidad gracias a la parametrización de políticas. Podemos decidir si se puede utilizar online, en fin de semana o si se puede usar en según qué zonas o establecimientos. Y luego, ya yendo a lo que me toca, la integración con SAP y la facilidad de exportar los ficheros de cara a la contabilización.
El hecho de contar con tarjetas físicas, virtuales y temporales, según las necesidades de cada perfil, fue otro de los motivos que inclinó la balanza.
“Me arrepiento de no haber dado el paso antes, porque al final te das cuenta de todas las ventajas que tiene. Tanto la facilidad de uso como el seguimiento, los flujos de aprobación, la visibilidad… es mucho mayor ahora que la que teníamos antes. Ha sido un antes y un después.”
¿Cómo Payhawk ayuda a Grupo Lacasa en el día a día?
En la actualidad, Payhawk es una parte esencial del día a día financiero de Grupo Lacasa. Todos los empleados que tienen gastos con cierta frecuencia disponen de una tarjeta corporativa virtual, mientras que aquellas personas que viajan con frecuencia al extranjero o ocupan puestos directivos, disponen de tarjetas físicas. Además, también emiten tarjetas temporales para quienes solo necesitan cubrir gastos puntuales.
Por ejemplo, la semana pasada vinieron dos personas que tenían que viajar a Asia durante una semana. La persona que lleva la creación de tarjetas se la creó en un momento, se la descargaron en el teléfono y cuando volvieron nos dijeron que todo había ido estupendo.
Payhawk ha permitido al equipo financiero repensar su política de gastos y adaptarla a las necesidades reales del grupo. A través de los flujos de aprobación, se han configurado reglas claras según el tipo o importe de gasto, garantizando el cumplimiento de la política de una forma ágil, visual y sencilla tanto para el empleado como para su aprobador.
La facilidad que te da la herramienta para establecer los equipos de trabajo y niveles de responsabilidad nos ha hecho plantearnos las políticas de gasto que teníamos y cómo trasladarlas a una serie de parametrizaciones dentro de la plataforma.
La digitalización de todos los tickets, que se realiza al mismo tiempo que se genera el gasto, ha supuesto un cambio radical en el control y la trazabilidad. Cada vez que un usuario realiza un pago, recibe una notificación para subir el recibo correspondiente, y el sistema bloquea la tarjeta si se acumulan justificantes pendientes. Tal y como comenta David, "la digitalización de todos los tickets de forma simultánea a la generación del gasto facilita mucho cualquier seguimiento o revisión posterior".
Con Payhawk, la extracción y el análisis de la información son mucho más rápidos, lo que permite tomar decisiones basadas en datos de calidad. La integración directa con su ERP, SAP, ha optimizado el proceso contable, reduciendo errores y tiempos de cierre. Y eso es algo que destaca David, ya que para el equipo financiero "la calidad del dato es muy importante".
La principal característica de Payhawk es el ahorro de tiempo. Hay muchas tareas que antes hacías que ya no tienes que hacer, y que puedes dedicar a otras cosas. Es todo más fácil y más fácil de controlar, desde un punto de vista de tener claro dónde gastamos el dinero y cómo podemos encontrar mejoras.
Payhawk se ha convertido en una herramienta clave para el control, la eficiencia y la mejora continua dentro del Grupo Lacasa. Si tu también quieres dar el paso y mejorar la gestión de gastos en la empresa, solicita una llamada con un experto de producto y descubre cómo un software de gestión de gastos puede ayudar a tu equipo.
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Disponible para empresas registradas en el Espacio Económico Europeo (EEE), el Reino Unido y los Estados Unidos.
