Papierlose Buchhaltung: vom Traum zur Realität

Der Traum von einer papierlosen Buchhaltung war mit der Markteinführung der ersten Computersysteme mit Videobildschirmen geboren. In den 1970er Jahren träumte Xeroxs Leiter des Palo Alto Research Center  von einem Geschäftsalltag ohne Papier. Schon damals war klar, dass sich so die Prozessgeschwindigkeit erhöhen und das Leben aller Beteiligten erleichtert werden kann.

 

Heute, fast 50 Jahre später, können wir mit unseren Handys und Uhren bezahlen. Für die Buchhaltung dagegen müssen wir immer noch ganz analog jeden Beleg und jede Rechnung in Papierform aufheben. In Ordnern versammelt müssen sie 10 Jahre lang ausharren. 

 

Doch langsam aber sicher kommt auch hier der Wandel.

 

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by Atanas Zaprianov

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Länder des EWR führen papierlose Regulierung ein

Spanien war eines der ersten Länder, das einen Rechtsrahmen eingeführt hat, der es Unternehmen ermöglicht, alle ihre Rechnungen und Belege als digitale Dokumente aufzubewahren und damit eine papierlose Buchhaltung zu führen. Frankreich und Deutschland haben es zu Beginn der 2010er Jahre nachgemacht. Beide Länder aktualisierten 2019 ihre Gesetze und passten sie besser an die neue digitale Realität an. 

 

Sowohl die  spanischen als auch die  französischen Steuerbehörden haben spezielle Anforderungen nach denen Unternehmen Belege in Papierform wegwerfen dürfen.  Großbritannien hingegen hat keinerlei Regeln was die Buchführung von Unternehmen angeht. Deutschlands Regelentwurf folgt wiederum einem Mittelweg. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz  GoBD, stellt Buchhaltern, Unternehmen und Softwareanbietern eine gute Orientierung zur Einhaltung der Vorschriften zur Verfügung. 

 

Mit Payhawk werden Unternehmen papierlos

Payhawk hat sich zum Ziel gesetzt, das Leben aller Beteiligten im Buchhaltungsprozess zu erleichtern und zu vereinfachen. Wir möchten, dass Sie sich auf Ihre Geschäftsziele konzentrieren können und nicht damit beschäftigt sind, alle Papierbelege für die Spesenabrechnung zusammen zu sammeln. Buchhalter sollten die Daten verarbeiten und interpretieren können ohne Ordner mit Papier zu füllen. 

 

Wir freuen uns unserem Ziel mit dieser Produktankündigung treu zu bleiben. Unsere Features werden Ihnen bei der Einhaltung von Vorschriften und der Einführung eines papierlosen Kostenmanagements helfen. 

 

Cropping: Ein wichtiges Thema für unsere spanischen und belgischen Kunden. Sobald ein Karteninhaber ein Dokument über die Payhawk App hochlädt, erkennt Payhawk automatisch die Ränder des Dokuments. Der Karteninhaber kann den Crop-Bereich bearbeiten, indem er die Ränder oder den gesamten Rahmen verschiebt. Mehr über diese Funktion erfahren Sie  hier.

 

Bilder in PDF umwandeln: Ein weiteres wichtiges Thema für unsere spanischen und französischen Kunden. Bildformate ändern sich. Zum Beispiel hat Apple mit iOS 11 ein  neues Bildformat für das iPhone eingeführt. Wenn ein Unternehmen das falsche Format wählt, kann es gut sein, dass in ein paar Jahren Zinszahlungen und Strafgebühren anfallen. Deshalb wandelt Payhawk alle hochgeladenen Bilder automatisch um und speichert sie in einem standardisierten PDF-Format. Wir stellen sicher, dass Wirtschaftsprüfer und Unternehmen diese Dokumente in 10 Jahren noch öffnen können. 

 

Zeitstempel: Das ist sowohl für unsere spanischen und französischen wie auch für unsere deutschen und belgischen Kunden wichtig. Wenn ein Mitarbeiter ein Dokument hochlädt, vergibt Payhawk dem Bild automatisch einen Zeitstempel und fügt es als Metadaten zum Dokument hinzu. Im Falle einer Prüfung kann das Unternehmen checken, ob es sich um das originale, unveränderte Bild handelt. Dies entspricht einer Anforderung in allen Rechtsbestimmungen.

 

Diese Features bringen uns unserem Ziel, Kunden im gesamten Europäischen Wirtschaftsraum eine papierlose Buchhaltung zu ermöglichen, noch näher.

Written by Atanas Zaprianov

Juli 13, 2020

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